淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

邵亞萍

陜西建工第三建設集團有限公司

淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

邵亞萍

陜西建工第三建設集團有限公司

建筑工程檔案是什么？它是建筑工程管理很重要的一部分，工程的質量要想得到很好的提升，工程檔案管理就能起到很大的作用，還可以使企業的經濟效益得到極大的提升。對于建筑工程檔案，可以說它是一個企業十分寶貴的財富，因為它是經驗以及技術的總結。因此加強檔案管理水平對于一個企業來說是非常重要的。本論文簡單介紹了工程檔案管理中遇到的問題，然后為這些問題提出了一些建議。

檔案管理;資料管理體制;質量管控

1 前言

工程檔案資料是工程施工中很重要的一部分，工程在改建、檢查以及使用的時候，檔案資料就可以作為原始憑證被其借鑒，工程在竣工驗收的時候，檔案資料也可以被其作為重要的參考資料。在我國工程建設事業不斷發展的過程中，施工技術資料的地位也在不斷的提升。因為它可以反映工程的管理水平，通過它還能夠進行工程質量的檢驗以及控制。

2 建筑工程檔案管理重要性的分析

建筑工程在施工的時候所涉及的環節十分的復雜，涉及的領域也十分的廣泛，因此使用到的資料非常的多。所以一個完整的檔案管理是十分必要的，它可以使建筑工程施工的質量得到很好的保障，因此我認為使用科學的檔案管理制度就可以很好的做到這一點，不但可以突出管理水平還能夠突出對它的重視度。根據國家相關檔案管理的要求我們可以知道，檔案資料必須要嚴格的管理好，如果不合格那么該建筑工程也就不合格，所有相關建筑單位必須要對工程檔案資料管理提起高度的重視。

3 工程資料管理中存在的問題

3.1 有關人員的檔案意識薄弱

建筑工程相關的檔案資料其實是十分復雜的，其中建筑工程在竣工驗收后要上交給業主的資料就非常的多。如果短時間里沒有什么質量問題被發現，該工程就能夠交付了，然后施工活動就可以全部結束了，但是工程的資料卻不能很快的被整理出來，所有一定程度上加大了工程檔案管理的難度。在借鑒工程的檔案的時候，通常會利用到的資料是竣工圖、竣工驗收證書以及工程決算，這之外的一些資料就會被忽略，所以檔案資料的利用率降低了很多，同時也保障不了資料的系統性以及完整性。

3.2 建筑工程的檔案資料管理質量偏低

工程的檔案管理都有些什么？主要是施工準備時期的前期資料、施工時的文件、竣工驗收時的文件。目前有很多建筑企業只重視收集工程檔案數量，但是卻沒有對這些資料進行很好的鑒定，所以在這些檔案資料里面不乏有一些資料已經沒有了保存的價值，嚴重影響了檔案的優化管理以及長期存放。除此之外，在保管的時候還經常會出現丟失的現象、資料在形成的時候不完整的現象以及有些十分重要的文件在簽字的時候十分的隨意，這些現象都對檔案造成了十分嚴重的影響，嚴重影響了其有效性以及真實性。

3.3 未能形成規范化的建筑工程資料管理體制

現如今，我國還有很多建筑以及施工企業并沒有很好的意識形態認識，所以很大的程度上忽視了對工程檔案的管理，大部分的企業只是一味的重視管理施工建設。在這些企業管理人員的眼里檔案管理是可有可無的，檔案管理并不能帶來好的經濟效益給企業，所以這些企業并沒有在檔案管理上投放物力、人力以及財力。除此之外，建筑施工企業也并沒有建立嚴格的檔案管理制度，同樣也沒有專人進行管理，不過施工監理為建設方提供了很好的服務來控制工程的技術、質量以及進度，因此監理方也有責任管理好工程的檔案資料。

4 檔案資料質量管理的建議

4.1 進行工程檔案資料形成過程的加強管控

(1)在意識形態上，一定要加大對檔案管理重要性的認識。第一步要做的就是做好檔案管理重要性的宣傳，提高企業相關管理人員檔案資料管理的意識，讓從事檔案資料管理的工作人員認識到這項管理工作的重要性，力求使其充分全面的認識這項工作，形成良好的自覺性，以實現檔案資料的管理。

(2)要想加強管控，我認為可以把檔案工作建立在行政程序建設里面，做好檔案工作的拓展工作，比如管理、程序以及方法。

4.2 優化工程資料管理人員，制定完善的工程資料管理制度

(1)在任用檔案資料的管理人員的時候，一定要選擇專業知識較高的以及責任心較高的人。工程施工前需要對資料進行分類收集以及編制，在這個過程中，我認為一定要派專業人員進行，同時還要做好這些資料的驗收評定，然后這些資料的原始記錄便會形成，一定要保障好資料形成與工程進度一致。

(2)完善資料的交接手續制度，在檔案管理人員出現調動的時候，一定要做好交接工作，因為資料的交接非常的重要，必須要嚴格把關才行，因此必須要落實好資料管理的相關責任。

4.3 在工程技術資料編寫中加強質量管控

(1)統一技術資料的表格樣式。在工程的籌建環節，就應該按照工程的特點制定一個符合各項標準的資料表格，統一表格有利于資料的編輯以及整理，可以減少資料格式不規范以及多樣化的問題產生。

(2)做好施工保證資料的收集與整理的工作。在施工中所用到的原材料基本都會受到一些因素的影響，這些原材料的合格證以及檢驗報告都屬復印件，不能與原材料一起到達施工地的現象經常出現。所以為了避免先用后試產生影響進度以及質量的問題，工程企業一定要做好相關資料的收集以及整理工作。

(3)保障技術資料的完整性。沒有完整的技術資料，怎么能充分的反映出工程的真實情況，因此一定要做好技術資料的收集工作，形成資料后一定要做到及時收集才行。

5 結束語

根據以上內容我們可以知道，建筑行業發展的速度加快了，所以對企業的管理方式以及經營理念的要求也越來越高了，在這之中檔案管理工作占了很重要的一部分，檔案資料的有效性以及完整性會影響到建筑行業的發展，可以極大的保證其質量。因此，建筑施工企業的相關人員必須加大對這項工作的認識力度，不斷創新檔案管理的方法，提高檔案資料管理人員的素質，規范檔案管理工作的流程，通過以上這些方法可以很好的提高我國工程檔案管理水平。

[1]張欣.淺談建筑工程檔案資料有效管理措施[J].辦公室業務,2014(21):185.

[2]張威.建筑工程檔案管理存在的問題及處理措施[J].中外企業家,2014(23):186+188.

[3]孔莉.工程資料管理存在問題及處理措施研究[J].經營管理者,2014(11):314.