推進事業單位檔案管理規范化措施探析

李 然

(佳木斯市疾病預防控制中心，黑龍江 佳木斯 154002)

推進事業單位檔案管理規范化措施探析

李 然

(佳木斯市疾病預防控制中心，黑龍江 佳木斯 154002)

推進事業單位檔案管理工作的規范化已成為事業單位內部管理最為重要的內容之一。結合個人從事檔案管理工作的實踐經驗，就推進事業單位檔案管理工作的規范化展開粗淺分析與探討。

事業單位；檔案管理；規范化

推進事業單位檔案管理工作的規范化，不僅能夠有效促進事業單位的科學發展，提高事業單位工作的精準度，還能有效地開展事業單位的各項工作，提高事業單位科學決策的合理性。所以，事業單位檔案管理工作的規范化、標準化，已經成為提高事業單位綜合競爭力最有效的途徑。結合個人多年從事檔案管理工作的實踐經驗與相關文獻，對事業單位檔案管理工作進行科學剖析，提出推進事業單位檔案管理工作規范化的幾點建議，以供參考。

1 事業單位檔案管理工作的重要性

檔案是對歷史情況最為客觀的記錄，也是確鑿的原始材料與歷史證據。對事業單位而言，檔案管理工作在事業管理工作中發揮著十分重要的作用。事業單位的檔案材料不僅是事業單位建設、發展的第一手資料，更是評價事業單位職工職業發展的重要參考依據。通過對事業單位信息材料的匯總，促進事業單位健康、穩定的發展；通過對事業單位檔案信息的應用，為事業單位的內部管理工作提供重要的參考依據；通過對事業單位職工個人檔案的查詢，更加準確的判斷職工的個人素質與個人能力，幫助事業單位的部門領導更加客觀的評價職工，挖掘優秀人才，并對事業單位的各類人員做出科學合理的調整。因此，做好事業單位的檔案管理工作對促進事業單位的良好發展，進一步提高事業單位的工作質量，提高事業單位職工的工作積極性有著至關重要的作用。隨著我國事業單位檔案管理工作數量的不斷加大，工作難度的不斷提高，為了更好的適應經濟社會的現代化發展需求，應該持續推進事業單位檔案管理工作的規范化，只有如此，才能確保事業單位穩定、健康的發展。

2 事業單位檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理方式相對落后

雖然大多數事業單位已經采取了電子化檔案管理，但是，仍有個別單位采取傳統的紙質檔案管理方法，在檔案查詢過程中要前往特定的地點，在查閱過程中浪費大量的時間，紙質資料又容易丟失、破壞，致使檔案資料殘缺不全，增加了檔案管理人員的工作負擔，影響了檔案管理人員的工作效率。

2.2 檔案管理制度不健全

雖然檔案管理人員都是由事業單位安排的專業人員，但是，仍有部分事業單位在檔案管理工作上缺乏健全的管理制度，致使整個檔案管理工作效率低下，檔案信息錄入錯亂、不完整等情況更是屢屢出現，難以保證后期檔案查詢、應用工作的順利開展。

2.3 對檔案管理工作缺乏正確的認識

無論是事業單位領導，還是事業單位檔案管理人員，仍有一部分人對檔案管理工作的重視缺乏正確的認識，沒有認識到檔案管理工作在事業單位建設發展中的重要意義，對事業單位檔案管理工作的投入力度不足，信息化水平過于低下，檔案管理工作流于形式，不利于檔案管理工作的規范化。

3 推進事業單位檔案管理工作規范化的具體措施

3.1 升級檔案管理方式

事業單位在實施檔案管理工作時應該充分利用現代化信息保存方式，存儲文字資料、照片、錄像等數據，在進一步提高檔案管理工作效率的同時，使檔案管理、信息查閱更加便捷、省力。此外，在檔案管理過程中，還要做好檔案資源的維護工作，進行數字化掃描，對重要的檔案進行備份，并且要嚴格執行國家檔案管理工作的相關技術標準，最大限度的統一并且規范數字檔案資源，促進檔案資源的共享。目前，我國檔案局針對檔案管理工作，出臺了相應的檔案管理行業準則，這為規范檔案管理工作，促進檔案信息化建設作出了巨大的貢獻。因此，事業單位的檔案管理部門在前期開發檔案辦公自動化系統時，應該以此標準作為依據，從數據的最前端進行規范，讓事業單位的檔案管理人員參與到OA系統的開發中，結合檔案管理工作的實際特點與具體需求，打造出與檔案管理軟件無縫對接的辦公自動化系統，實現對事業單位檔案文檔的一體化管理。

3.2 完善檔案管理制度

事業單位的管理人員應該充分認識到檔案管理工作的重要性，挑選責任心強、業務能力強，做事嚴謹的檔案管理工作者實施檔案管理工作，并對其進行崗前培訓，定期業務培訓，增強檔案管理人員自身的業務能力，確保檔案管理工作向規范化方向不斷發展。在完善檔案管理制度時，還應該結合自身的發展情況構建檔案庫館，并做好事業單位內各部門的配合工作，合理劃分檔案管理人員的職責，嚴格按照檔案管理制度執行各項檔案管理工作。根據國家檔案局出臺的檔案管理工作的相應規定與技術標準，在制定符合檔案管理工作業務和管理情況制度時，明確要求檔案管理工作的歸檔立卷、收集、整理等工作，通過對檔案業務文件的管理，確保整個檔案管理工作的規范化、科學化，使檔案管理人員切實掌握并了解檔案管理制度的相應規范，確保檔案管理制度的順利執行。

3.3 增強檔案管理意識

事業單位的相關領導應該加強對事業單位檔案管理重要性的宣傳與引導，充分運用信息傳播手段與多媒體技術，普及事業單位檔案管理工作的重要性，強化事業單位職工的檔案意識，真正重視起檔案管理工作，使檔案管理工作逐步走向規范化、標準化。

3.4 去粗取精，重新組合

在事業單位檔案管理工作中，存在著許多無用檔案或制作較為粗糙的檔案，這些檔案不僅增加了檔案管理人員的工作數量，還占據了大量的檔案管理資源。因此，必須對這些檔案進行清理，只保留那些有價值的檔案，并對檔案資料進行重新組卷。這是推進事業檔案管理工作規范化的第一步。第一，要對檔案進行分門別類的清查，將有相互聯系的文件組合到一起，重新進行編碼，制作目錄，確保重新組合之后的檔案更加規范化、標準化。第二，運用計算機檢索檔案資料是根據檔案分類號進行的，要做好分類號的制作工作，加強對分類的審查力度，及時糾正不合理的分類，做到前后標引一致，最大限度的實現檔案規范化管理。

4 結語

檔案管理工作的規范化，已經成為事業單位內部管理工作最為重要的內容之一，它對進一步促進事業單位高效運轉有著至關重要的作用。因此，事業單位檔案管理工作的規范化已成為事業單位建設與發展的必然趨勢。

[1] 陳芳. 關于推進機關事業單位檔案管理工作的規范化與標準化探究[J]. 辦公室業務，2017，(05)：92-93 .

[2] 王云. 淺議如何推進事業單位檔案管理工作規范化標準化[J]. 西部資源，2014，(01)：15-16.

[3] 李艷. 如何推進事業單位檔案的規范化管理[J]. 才智，2014，(33)：25-26.

[4] 姚武. 如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J]. 中國管理信息化，2016，19(15)：174-176.

[5] 李春生. 淺談事業單位檔案工作的規范化管理[C]//科學時代—2014科技創新與企業管理研討會論文集下(企業管理)，2014.

[6] 陳平. 淺談事業單位檔案管理工作現狀及對策研究[C]//決策論壇——決策理論與方法研究學術研討會，2016.

[7] 李丹. 優化事業單位檔案管理工作途徑的探討[C]//決策論壇——管理科學與經營決策學術研討會，2016.

[8] 李麗霞，張香照. 對于事業單位登記管理檔案工作的幾點建議—以濱州市相關工作為例[C]//新常態下的檔案工作新思維，2015.

[9] 安爾華. 淺議科技事業單位檔案目標管理工作[C]//中國檔案學會第六次全國檔案學術討論會，2002.

[10] 晉愛萍. 積極開展檔案業務指導 提高企業檔案工作整體水平[C]//耕耘之道—2010蘭臺探索，2010.

Probe into the standardization of archives management in public institutions

LI Ran

(Center for Disease Control and Prevention of Jiamusi, Jiamusi 154002, China)

It is one of the most important contents of the internal management of public institutions to promote the standardization of archives management. Combined with the individual experience of archives management, the standardization of archives management in institutions was analyzed and discussed.

Public institutions; Archives management; Standardization

2017-05-10

李然(1982-)，男，本科，館員。

D630.1

A

1674-8646(2017)14-0120-02