新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作

魯姍姍

(佳木斯市醫(yī)保局醫(yī)院，黑龍江 佳木斯 154002)

新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作

魯姍姍

(佳木斯市醫(yī)保局醫(yī)院，黑龍江 佳木斯 154002)

人事檔案真實(shí)記載著每一名員工的個(gè)人經(jīng)歷與工作業(yè)績(jī)，關(guān)系到每個(gè)員工的切身利益，所以無(wú)論是對(duì)員工個(gè)人而言，還是對(duì)單位而言，都有著十分重要的意義。因此，做好人事檔案管理工作就顯得尤為重要。以如何做好人事檔案管理工作為研究重點(diǎn)，以供參考。

人事檔案；檔案管理；問(wèn)題；措施

各個(gè)單位在招收員工時(shí)，往往都會(huì)以員工的人事檔案作為參考予以錄取，這是因?yàn)槿耸聶n案中記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、個(gè)人活動(dòng)及個(gè)人表現(xiàn)。同時(shí)，人事檔案也是員工退休、職務(wù)晉升、薪資福利的重要依據(jù)。新時(shí)期做好人事檔案管理工作，解決人事檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，已成為社會(huì)各界高度關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題。

1 人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

第一，仍有部分人對(duì)人事檔案管理缺乏正確認(rèn)識(shí)。很多人對(duì)人事檔案的作用一知半解，認(rèn)為人事檔案對(duì)自身的工作、生活并沒(méi)有太大的幫助，所以也不注重自己的人事檔案，隨意將人事檔案放置在家中，甚至是丟掉了自己的人事檔案，在實(shí)際就業(yè)過(guò)程中胡亂填寫(xiě)工作經(jīng)歷，使得檔案資料與個(gè)人簡(jiǎn)介中的信息完全不符。部分單位也存在著類(lèi)似的問(wèn)題，并未認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，應(yīng)付了事，沒(méi)有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，沒(méi)有及時(shí)更新人事檔案管理辦法，缺乏科學(xué)的人事檔案管理模式，缺乏先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備，使得人事檔案管理工作遭遇困境。此外，人事檔案管理工作人員缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這在很大程度上直接抑制了人事檔案管理工作的開(kāi)展。

第二，人事檔案收集的資料缺乏真實(shí)性與準(zhǔn)確性。很多單位在員工職稱(chēng)晉升時(shí)、提升薪資福利時(shí)，都是以人事檔案為重要參考依據(jù)的，因此，確保人事檔案中收集資料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的快速發(fā)展與普及，單位人事檔案收集難度降低，但是收集到的資料真假參半，很多人事檔案根本無(wú)法發(fā)揮其最大功能。許多單位在人事檔案的收集上，往往是為了應(yīng)付上級(jí)部門(mén)的調(diào)查，僅僅收集少部分的信息資料，信息量根本不夠，且普通員工的人事檔案收集過(guò)于敷衍了事。員工為了自身利益，在人事檔案的制作上也會(huì)編造謊言，如：故意篡改自己的年齡，為了提早退休；故意篡改自己的工齡、偽造學(xué)歷，為了獲得更高的工資。這些都使得人事檔案的真實(shí)性、可靠性大大降低，究其根本，是因?yàn)閱挝辉谌耸聶n案資料的收集上沒(méi)有做好相應(yīng)的審查工作。

第三，部分人事檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的技能知識(shí)，管理手段過(guò)于老舊。現(xiàn)如今，仍有部分單位在人事檔案管理工作中采取傳統(tǒng)的管理辦法，雖然該管理辦法不需要投入大量的人力，但是卻需要管理人員投入大量的精力，且人事檔案管理人員在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，需要反復(fù)查閱檔案資料，一些紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)反復(fù)的拿捏翻看，勢(shì)必會(huì)變得異常脆弱，且長(zhǎng)此以往檔案上面的字跡也會(huì)越來(lái)越模糊，造成信息缺失、信息錯(cuò)漏。部分人事檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)，對(duì)人事檔案的管理、區(qū)分并不是很了解，無(wú)法在調(diào)閱人事檔案的過(guò)程中及時(shí)找到檔案資料，甚至造成人事檔案的丟失，不利于單位員工的人事發(fā)展。雖然部分人事檔案管理人員擁有較高的專(zhuān)業(yè)技能，但是缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，有時(shí)為了自身利益利用職位之便，將檔案信息進(jìn)行出賣(mài)、泄露，給當(dāng)事人帶來(lái)巨大的困擾。

2 做好人事檔案管理工作的具體措施

第一，樹(shù)立正確的人事檔案管理意識(shí)。無(wú)論是對(duì)個(gè)人而言，還是對(duì)單位而言，人事檔案管理工作都尤為重要。應(yīng)樹(shù)立正確的人事檔案管理意識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)個(gè)人、對(duì)企業(yè)的重要性，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，給予足夠的支持與幫助，以有效展開(kāi)人事檔案管理工作。單位應(yīng)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，切忌不可出現(xiàn)一人身兼數(shù)職的情況，各單位還應(yīng)充分引進(jìn)高新科學(xué)技術(shù)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，對(duì)人事檔案的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)。加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的職業(yè)教育和宣傳工作，讓所有管理人員都能切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在人事檔案資料收集過(guò)程中，更加認(rèn)真、仔細(xì)，做到心中有數(shù)。

第二，強(qiáng)化對(duì)人事檔案資料的審查力度。互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展與普及，使得各類(lèi)信息海量增長(zhǎng)，人們可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行快速收集，尋找自身想要的資料，收集工作變得更加方便、快捷。與此同時(shí)，人事檔案資料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性出現(xiàn)了較大問(wèn)題，在網(wǎng)絡(luò)信息的收集過(guò)程中，人事檔案管理人員無(wú)法準(zhǔn)確辨認(rèn)資料的真實(shí)性，將其記錄在冊(cè)后，出現(xiàn)了很多人事檔案管理問(wèn)題。針對(duì)這類(lèi)問(wèn)題，各個(gè)單位必須配備專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人員，建立相對(duì)完善的人事檔案管理體系，強(qiáng)化對(duì)人事檔案資料的審查力度，切實(shí)提高人事檔案資料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。各個(gè)單位要結(jié)合自身的實(shí)際情況，完善人事檔案管理體系，強(qiáng)化紀(jì)律性，構(gòu)建規(guī)范化的獎(jiǎng)罰機(jī)制。此外，人事檔案相關(guān)管理部門(mén)還應(yīng)與人事檔案收集部門(mén)做好溝通交流工作，確保信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。

第三，加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。人事檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)會(huì)對(duì)工作質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，因此，提升人事檔案管理人員的職業(yè)技能水平尤為重要。一個(gè)優(yōu)秀的人事檔案管理人員不僅能收集并整理好單位所有人員的檔案資料，還能根據(jù)需求及時(shí)為員工找到相應(yīng)的資料，這不僅能幫助單位培養(yǎng)更為優(yōu)秀的人才，了解員工的實(shí)際情況，還能進(jìn)一步提高單位的形象，吸引更多的人才。各單位應(yīng)定期組織人事檔案管理人員進(jìn)行集中學(xué)習(xí)，以專(zhuān)家講座、授課的形式培訓(xùn)檔案管理內(nèi)容。此外，還應(yīng)與上級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)，將人事檔案材料納入各單位的工作考核中，形成良好的制約機(jī)制。

第四，做好人事檔案設(shè)備的管理工作。高效率、高質(zhì)量的人事檔案管理工作離不開(kāi)健全的檔案設(shè)備。因此，要想做好人事檔案管理工作，必須為之配備相應(yīng)的檔案設(shè)備。一方面，為人事檔案建立專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房，配備相應(yīng)的防火、防潮裝置，確保人事檔案資料的安全性，要定期檢查人事檔案庫(kù)房。另一方面，要結(jié)合各個(gè)單位的實(shí)際情況，引入更多的先進(jìn)檔案管理設(shè)備、檔案管理技術(shù)，最大限度地延長(zhǎng)檔案資料的使用壽命，降低人事檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

3 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作直接關(guān)系著每個(gè)員工的切身利益，對(duì)單位的發(fā)展建設(shè)也有著十分重要的促進(jìn)作用。新時(shí)期，為了讓員工更好地工作，為了讓企業(yè)獲得更好的發(fā)展，人事檔案管理工作人員必須要結(jié)合新要求、新標(biāo)準(zhǔn)，解決人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，打破傳統(tǒng)的管理方式，切實(shí)做好人事檔案管理工作，從而更好地服務(wù)于個(gè)人、服務(wù)于單位。

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How to implement the management of personnel files in the new period

LU Shan-shan

(Jiamusi Medical Insurance Bureau Hospital, Jiamusi 154002, China)

Personnel file records the personal experience and performance of each employee, the relationship between each employee’s vital interests, so it has a very important significance for both the individual staff and for the unit. Therefore, personnel files management is a very important work. It takes the way to do a good job of personnel file management as the research focus for reference.

Personnel file; File management; Problem; Measure

2017-04-27

魯姍姍(1983-)，女，本科，助理館員。

G275.9

A

1674-8646(2017)14-0116-02