淺談辦公自動化中的計算機技術應用

摘 要

OA指的是利用現代科技技術將辦公業務物化于各類自動化設備，合理推行、普及與運用OA是強化內部管理、改善辦公環境、降低運營成本與提升辦公效率的有效措施。應用計算機技術是實現OA的前提條件，計算機科技技術可以高度集成網絡技術、信息技術及通信技術，提高制度管理、會議管理及公文流轉效率，能促使OA形式向智能化、平臺化、多媒體化及便捷化的方向發展。本文分析了計算機技術在OA中的應用情況，旨在實現節省時間、避免或減少損耗、獲得有利競爭條件及增加效益等OA目標。

【關鍵詞】自動 計算機 辦公 技術

計算機技術綜合性強、涉及面廣，與現代生活、經濟發展與社會發展息息相關，具有強大的數據儲存、運算、控制、輸入及輸出功能，還具備一定的判斷能力、感知能力、學習能力及思考能力，因此在醫療服務、家庭生活、金融交易、商業買賣及企業管理等諸多領域中發揮了重要作用。在辦公自動化（OA）領域中應用計算機技術，可以有效變革工作方式，有助于高效傳遞及準確處理各類數據信息，避免浪費過多時間及人力，提高決策效率，有效提升OA水平，促使精細化辦公、科學化辦公、現代化辦公與自動化辦公實現有機結合。

1 應用

1.1 在OA綜合管理中的應用

在OA綜合管理中應用計算機能夠全面監控、全面跟蹤各個辦公環節，包括公文處理環節、匯報環節、審批環節與下發環節等，確保辦公流程得到有效控制，從而高效完成車輛管理、圖書管理、會議管理、物品管理、接待管理、用餐管理、領導日程安排管理及用章管理等綜合性管理工作。在出現OA管理問題的情況下，能夠及時協調各部門、崗位的物力、財力及人力資源共同解決管理問題。計算機技術在OA綜合管理工作中的具體應用主要體現在以下幾個方面。首先，可采用計算機OA軟件定義管理工作流程及設置跟蹤管理控制節點，在OA系統中監控各項管理業務活動的流轉情況，全面掌控辦公人員的工作狀態，根據管理節點與流程運轉情況協調相應的管理職責，通過全過程監控管理工作降低OA的出錯率。還可以利用OA軟件協調管理機制中的各個要素，如管理流程、管理內容及管理目標等，在其中一個管理要素發生變化時，利用OA軟件自動修改與之相關聯的管理要素，同時提醒辦公人員對工作流程做出相應的調整，進而全面監控管理工作過程、進度與實效，確保系統性、規范性開展OA管理工作。其次，利用計算機中的OA軟件搭建公共交流平臺，能夠使辦公人員在線交流各項OA管理事宜，在溝通交流中分享管理問題的解決方法，傳遞管理信息，并在集體性的頭腦風暴中高效解決OA管理中遇到的問題。在OA設備發生故障時，計算機中的OA軟件能夠及時向辦公人員發送預警信息，提醒辦公人員及時采取措施防止故障擴大化，避免發生不必要的經濟損失，使日常的OA管理工作變得更為有序化、便捷化。此外，應用計算機OA軟件完成公文的核稿、審簽、蓋章及歸檔等工作，能夠使內部辦公人員共享公文信息，提高公文信息與管理過程的透明度。

1.2 在遠程OA中的應用

計算機網絡技術與通信技術的發展有效提高了信息傳輸速度，同時使信息傳輸途徑變得多樣化，目前計算機所提供的信息傳輸服務已經在逐步完善，傳輸服務具有方便快捷的特點。在OA中應用信息傳輸及網絡技術，能夠有效提升遠程OA水平。在遠程OA中應用通信及網絡技術的具體形式包括無線辦公與視頻會議。會議是一種常見的辦公形式，在實現OA時應用基于計算機科技技術的視頻會議，能夠使會議突破時空限制，確保處于異地的總部辦公人員、分部辦公人員能夠在網絡通信技術的支撐下進行面對面的交流，及時在視頻會議中表達想法，與其他辦公人員集中討論問題。例如，某跨國企業經常組織分公司的主管參加視頻會議，在視頻會議中針對相關問題進行討論與研究，采用網上視頻會議形式，無需辦公人員在不同的地點來回奔波，有助于減少辦公時間與精力，并降低工作強度。在遠程OA中采用基于計算機技術的網上視頻會議，還能提高各分公司傳輸資源與共享信息的速度，有助于促進跨國企業的遠程OA實現良性發展。另一方面，應用無線網絡遠距離傳輸技術有利于實現無線OA。某企業為了確保員工能夠在不同的環境下辦公，包括移動辦公、異地辦公與在家辦公，建立了VPN，VPN可穿越公用網絡，保證安全傳輸數據信息，員工可以在辦公室以外的地點連接VPN，在VPN中傳輸數據及進行辦公。VPN中設置了使用權限，確保優先處理緊急事務，同時避免遠程OA出現信息泄漏等安全隱患，并全面提升整個公司的辦公效率。

1.3 在OA數據處理與文字處理中的應用

在大數據辦公時代，可隨時將數據轉化為資源或資產，由數據產生豐厚回報，為了能夠使數據信息帶來效益，在OA中應重視利用計算機技術處理各類數據，如生產數據、 經營數據、資金數據、薪酬數據及人力資源信息數據等。在處理OA產生的數據時，可采用Office Excel、SOAL Server或Access數據庫等軟件，利用Office Excel或Access存儲、加工及整理數據，并對數據信息進行分析總結，根據統計分析結果制定決策，可以提高決策的科學性。因此，Office Excel或Access已經被廣泛應用在金融OA、統計財經OA等多個領域。Excel可允許辦公人員自定義單元格的格式、文字屬性及字體，同時具有制圖功能，可以將相對散亂的數據信息轉化為直觀化的數據圖表或圖形，如柱線圖及折線圖等，還能綜合利用多種函數針對性統計分析OA數據，如員工工資表等。除了應用Office Excel或Access處理數據之外，還可以在OA系統中設置數據處理模塊，利用數據處理模塊管理OA中的收文與發文工作，將收文與發文時產生的數據信息統一錄入OA系統中，在OA系統中統一建立發文，利用收件箱或發件箱瀏覽發文、查看詳細內容，或將數據庫中的部分公文刪除。無論辦公時采用紙質文件或電子文件，均需要利用計算機處理文字，包括文字錄入、文字排版、文字存儲及文字發送等，在OA中常用WPS Office及Microsoft Word處理文字，Word為計算機操作系統自帶軟件，WPS的功能較為齊全，不但具有文字排版等基礎功能，還具有自動審查、圖片轉文字、文字輸出圖片或PDF、文檔修復、智能備份、生成鏈接發送及朗讀文字等特色功能，可在處理文字時將界面調整為夜間模式或護眼模式，文字處理界面較為清晰，能有效簡化文字處理過程及提高文字處理速度。

2 應用要求

為確保在OA中順利應用計算機技術，需要把握好以下應用要求。首先，辦公人員應能夠熟練操作PPT、Excel及Word等常用OA軟件，同時能熟練運用電子郵件、QQ、微博及微信等資源搜集工具、信息交流工具。特殊崗位的辦公人員應能夠熟練運用專業軟件，如會計財務人員應能熟練使用EAM、“管家婆”、“金蝶”等專業財務分析軟件，工程設計人員應能夠熟練運用繪圖工具及3Dmax軟件。其次，應合理配置OA資源，包括打卡機、傳真機、復印機、掃描儀、打印機及計算機等，保證局域網及操作系統能夠正常工作，同時根據OA要求制定辦公設備管理制度，確保辦公人員自覺維護OA設備。在條件允許的情況下，可安排專業技術人員根據OA的發展特點不斷開發及更新專業軟件，保證OA系統具有精密、高效、安全的特點，防止內部資源、內部資料等信息外泄。此外，應確保斷網或網絡信號不穩定時OA信息傳輸質量不受影響。為有效傳輸OA信息，可以安裝BWV軟件。BWV軟件可以確保計算機在無網的情況下遠距離傳輸信息及重要的OA文件，如應用程序、文檔及表格等，且具有操作方便、高速傳輸信息等優點。為了使BWV軟件正常傳輸信息，還需要配置傳真機、電話線及FAX/MODEM等設備。

3 結語

綜上，虛擬現實、多媒體、數據庫、通訊及網絡技術等現代化計算機科技技術為OA的發展提供了良好的契機，有效加快了OA的開發與普及進程。為了確保計算機的優勢能夠在OA中得到有效發揮，并逐步完善OA系統的應用功能。應設計出標準化的OA應用軟件，提高計算機網絡技術的服務效益、綜合效益與通信效益，確保組合配套的OA設備與計算機能夠實現協作運行，保證計算機廣域網與局域網、文件存儲硬盤、掃描儀及打印機、OA系統等實現正常運轉。此外，應嚴格執行計算機應用標準，不斷吸收新的OA技術。

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作者簡介

于洋（1971-），男，新疆維吾爾自治區昌吉市人。大學專科學歷。現供職于國家新聞出版廣電總局五六四臺。研究方向為計算機應用技術。

作者單位

國家新聞出版廣電總局五六四臺 北京市 102434