提高檔案管理信息化水平研究
——以電力設(shè)計(jì)院檔案管理為例

張怡靜

（鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院，河南 鄭州 450000）

提高檔案管理信息化水平研究
——以電力設(shè)計(jì)院檔案管理為例

張怡靜

（鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院，河南 鄭州 450000）

隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展與城市化進(jìn)程的加快，電力設(shè)計(jì)院已成為產(chǎn)品精心設(shè)計(jì)與技術(shù)研發(fā)的主體，能夠設(shè)計(jì)科學(xué)的電力建設(shè)項(xiàng)目與知識(shí)文本，合理研發(fā)新產(chǎn)品，通過(guò)充分運(yùn)用技術(shù)技能，從而衍生出了豐富而多元化的設(shè)計(jì)成果，也積累了相應(yīng)的檔案信息資源?；谛畔r(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益普及，應(yīng)用于電力設(shè)計(jì)院，即是要在檔案資料管理的過(guò)程中，運(yùn)用優(yōu)化手段與改進(jìn)信息技術(shù)，提升檔案創(chuàng)新能力。本文在細(xì)致調(diào)研與深入分析電力設(shè)計(jì)院的檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探究檔案管理中存在的不足之處，從而提出電力設(shè)計(jì)院具有可行性與可操作性的檔案管理策略措施。

電力設(shè)計(jì)院；檔案管理；檔案信息化

電力設(shè)計(jì)檔案屬于電力系統(tǒng)建設(shè)中非常重要的資源庫(kù)，更是支持企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)來(lái)源。而設(shè)計(jì)院的檔案文件，通常記載著電力建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)準(zhǔn)備直到工程竣工驗(yàn)收的整個(gè)過(guò)程，是一種可以長(zhǎng)期查閱且有較高實(shí)用價(jià)值的重要信息資源。同時(shí)，電力設(shè)計(jì)中的文件，更是真實(shí)體現(xiàn)設(shè)計(jì)實(shí)力與技術(shù)水平的檔案財(cái)富。該類檔案文件是工程竣工驗(yàn)收和維護(hù)管理以及解決經(jīng)濟(jì)糾紛的主要依據(jù)。所以，在實(shí)踐中加強(qiáng)對(duì)電力設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案管理，就有著非常重要的意義。

1 電力設(shè)計(jì)院檔案管理中存在的問(wèn)題及原因

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，電力設(shè)計(jì)部門也面臨著經(jīng)濟(jì)效益的挑戰(zhàn)。檔案部門作為電力設(shè)計(jì)院重要的基層機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著重要的職責(zé)。但是當(dāng)前的電力設(shè)計(jì)院檔案管理中，仍存在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度較低、網(wǎng)絡(luò)安全機(jī)制差和檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)等問(wèn)題，已經(jīng)不能適應(yīng)電力企業(yè)對(duì)于現(xiàn)代檔案管理的要求。

1.1 檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度較低

在電力設(shè)計(jì)院的內(nèi)部各個(gè)部門，雖然基本都通過(guò)計(jì)算機(jī)保存較多相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)，但是檔案數(shù)據(jù)的利用上基本處于初級(jí)階段，主要的功能是提供目錄等信息服務(wù)，只是提供一些被動(dòng)式的服務(wù)。這些檔案信息數(shù)據(jù)在管理上并沒(méi)有得到有效的科學(xué)整合，在檔案管理方面也無(wú)法建立每個(gè)部門信息共享的、便于檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣根本無(wú)法有效傳遞和開(kāi)發(fā)檔案信息資源。此外，很多電力企業(yè)針對(duì)檔案管理，缺少計(jì)算機(jī)軟件等管理手段，各企業(yè)間也缺乏行之有效的交流和溝通，所以資源共享難以實(shí)現(xiàn)，從而使得電力設(shè)計(jì)院的檔案信息管理水平一直處在低水平和重復(fù)性建設(shè)的初級(jí)狀態(tài)［1］。

1.2 電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全機(jī)制差

在電力設(shè)計(jì)院，要充分保障檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，從而為保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，電力設(shè)計(jì)院仍存在著諸多有關(guān)檔案信息的安全問(wèn)題。為了加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，所以要妥善解決網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。但是，很多關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題還有待于著力解決。因?yàn)樵谔摂M的網(wǎng)絡(luò)世界中，越來(lái)越多的病毒侵蝕電腦，黑客肆意攻擊網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)重地威脅了網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全，無(wú)法保障信息的私密性。同時(shí)，人為因素問(wèn)題普遍存在。因?yàn)闄n案信息要具有易于操作等特征，在運(yùn)用信息的過(guò)程中，很有可能對(duì)信息進(jìn)行刪除與修改，這樣就導(dǎo)致了檔案信息失真的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。此外，檔案存貯設(shè)備故障也是經(jīng)常出現(xiàn)，如果不能及時(shí)處理，網(wǎng)絡(luò)硬件軟件與設(shè)備系統(tǒng)本身的故障，將會(huì)引發(fā)檔案信息流失與泄密等問(wèn)題。

1.3 檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)

目前，很多電力設(shè)計(jì)院的檔案管理人員，缺乏創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新能力，設(shè)計(jì)院未對(duì)檔案管理方面投入大量的時(shí)間與金錢，從而致使在檔案管理的過(guò)程中設(shè)備設(shè)施不完備，其管理?xiàng)l件有待于優(yōu)化，檔案保管手段也有待于創(chuàng)新。現(xiàn)階段，電力設(shè)計(jì)院在除檔案信息管理之外的領(lǐng)域已經(jīng)表現(xiàn)出較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)。然而，很多卻把信息檔案管理當(dāng)作普通的后勤工作，使得信息檔案管理者在長(zhǎng)期煩燥的工作中形成了思維定勢(shì)。因此，檔案管理者亟待增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提升檔案管理能力［2］。

2 電力設(shè)計(jì)院檔案管理對(duì)策

基于智慧城市的背景，電力設(shè)計(jì)院在檔案管理的過(guò)程中，要與信息化發(fā)展的趨勢(shì)相適應(yīng)，需要深化改革，落實(shí)策略措施，從而貫徹管理理念，加大安全監(jiān)管的力度，優(yōu)化工作手段，創(chuàng)新服務(wù)模式，從而發(fā)揮電力設(shè)計(jì)院檔案工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的至關(guān)重要的作用［3］。

2.1 建立企業(yè)知識(shí)資源管理

為了實(shí)現(xiàn)電力設(shè)計(jì)院檔案管理的信息化，要合理配置檔案信息資源，完善收集、整合等流程，提升資源的利用效率，健全具有自身特色的檔案信息資源體系，推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。檔案管理者要合理歸納總結(jié)檔案信息，予以科學(xué)分類，根據(jù)關(guān)聯(lián)在數(shù)據(jù)資源中充分挖掘知識(shí)點(diǎn)，使設(shè)計(jì)院實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理至知識(shí)管理的轉(zhuǎn)型。未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)是檔案管理由信息資源管理循序漸進(jìn)地過(guò)渡至知識(shí)管理層面。所以，電力設(shè)計(jì)院檔案管理機(jī)構(gòu)要打破以往檔案管理模式的禁錮，積極強(qiáng)化知識(shí)管理理念，加強(qiáng)企業(yè)知識(shí)資源的管理，合理開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，暢通知識(shí)共享與溝通的渠道，從而有效地利用檔案信息資源，增強(qiáng)電力設(shè)計(jì)院的核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

2.2 提高檔案信息化水平，實(shí)行檔案?jìng)浞葜浦贫?/p>

電力設(shè)計(jì)院要為檔案信息管理工作配備良好的設(shè)備設(shè)施，做好系統(tǒng)軟件的研發(fā)工作，對(duì)于各個(gè)部門每年度所移交的檔案資料，要有機(jī)地結(jié)合整理與輸入行為，從檔案信息的源頭做起。此外，要完善檔案?jìng)浞葜贫?，?gòu)建電子文件與數(shù)字檔案的備份機(jī)構(gòu)，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，及時(shí)備份項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料與電子圖紙文件等，以有效地預(yù)防檔案的流失。另外，要完善主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定具有可行性與可操作性的策略措施，積極探索多元化的存儲(chǔ)模工與運(yùn)用手段，從而使檔案信息的真實(shí)性與完整性得到充分的保障。

2.3 加強(qiáng)設(shè)計(jì)院檔案管理創(chuàng)新

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，要加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)，優(yōu)化信息檔案管理模式，創(chuàng)新管理手段。第一，做好電力設(shè)計(jì)企業(yè)圖檔資料的編研工作，立足于設(shè)計(jì)院的實(shí)際，優(yōu)化管理模式，集圖書(shū)與情報(bào)、檔案于一體，滿足設(shè)計(jì)院工作的需求。第二，豐富管理內(nèi)容，對(duì)原始檔案予以精心地保管。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，尤其要為客戶提供與本院業(yè)務(wù)息息相關(guān)的知識(shí)技能與成果。第三，加大特色檔案信息的開(kāi)發(fā)力度，參照設(shè)計(jì)院已有的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果，以技術(shù)先進(jìn)與獲得顯著效益的設(shè)計(jì)項(xiàng)目為核心，做好編輯與推廣工作，從而推動(dòng)設(shè)計(jì)院檔案工作長(zhǎng)足的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

電力設(shè)計(jì)院隸屬于資金密集型與技術(shù)密集型行業(yè)的范疇之內(nèi)，雖然很多單位在檔案管理方面已經(jīng)取得良好的成績(jī)，然而基于歷史、人為、技術(shù)管理等方面的成因，基于智慧城市的背景，設(shè)計(jì)院仍然要進(jìn)一步提高檔案管理的水平，提升創(chuàng)新能力，從而打破原有模式與思維定勢(shì)的禁錮。只有這樣，才能與現(xiàn)代化檔案管理的要求相適應(yīng)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化。

［1］趙鵬，李光.檔案工作落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的關(guān)鍵—實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)物化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變［J］.山東檔案，2015（5）：294.

［2］夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考［J］.云南檔案，2010（3）：185-186.

［3］李彥聰.設(shè)計(jì)院檔案信息化建設(shè)內(nèi)容及模式的探討［J］.機(jī)電兵船檔案，2015（2）：260.

Research on Improving the Level of Archives Management Informatization——Taking the Archives Management of Electric Power Design Institute as an Example

Zhang Yijing
（Zhengzhou Institute of Aeronautics，Zhengzhou Henan 450000）

With the rapid development of economy and the speeding up of urbanization,electric power design institute has become the body of the product design and technology research and development,can design scientific knowledge of electric power construction projects and the text,can develop new products reasonably,rich and diverse design results have been derived by fully using the technical skills,also accumulated the corresponding archives information resources.Based on the information age,Internet technology increasingly widespread application in the electric power design institute,that is to say,in the process of archives management,we should use the optimization method and improve the information technology to improve the creative ability of archives.Based on the detailed investigation and in-depth analysis of electric power design institute of archives management status quo,this paper explored deficiencies existed in the archives management,and put forward the feasibility and feasibility of the file management strategy of the power design institute.

electric power design institute；file management；archives information

G271

A

1003-5168（2017）05-0032-02

2017-04-18

張怡靜（1991-），女，碩士，研究方向：檔案管理理論與應(yīng)用。