如何做好企業檔案庫房的管理

龍向群(大港油田灘海開發公司， 天津 300280)

如何做好企業檔案庫房的管理

龍向群(大港油田灘海開發公司， 天津 300280)

檔案的保管是指將不同部門的材料進行嚴格分類及整理，并將整理好的材料存入庫房，對歸入庫房的檔案進行正常的維護和保護。庫房的管理是保護檔案的重要工作。但是實際操作中，檔案管理的工作任務繁重操作復雜，本文主要是對檔案庫房管理提出的改進。

檔案管理；改進工作

建立和維護檔案的存放秩序是檔案管理的主要工作及任務，使檔案有序的存放及保管，保證檔案材料在保管中不受到或盡量避免受到人為的破壞[1]。嚴格做好檔案的保密工作，防止一些工作人員作出非法行為。檔案管理的改進可以從以下幾方面進行。

1 建設有效可行的庫房管理制度

第一步，對檔案的進庫和出庫以及人員的進出制定一套管理制度，特別是管理人員的進出時間、要求等應當作出必要的限制。檔案庫房是檔案存放的重要地點，因此應當安排專門的庫房管理人員，對于非管理人員一般不應當允許進出，如有特殊情況的，可以向上級領導申請，由上級領導作出批示，而且還應當在管理人員的陪同下方能進入，由進入人員登記姓名、出入時間，如有調出材料的，需要登記調出材料信息等。檔案管理人員應當將所有檔案材料進行登記在冊，并對檔案的進出作出嚴格的登記制度，可以使管理人員隨時了解檔案的進出量、庫存量等，保證檔案不會在流動中丟失。

第二步，對庫存的檔案制定定期檢查制度，主要是了解檔案的流動情況，庫房是否存在安全隱患或者出現霉變的情況，發現檔案管理中存在的問題并及時作出解決方案。

第三步，加強對檔案庫房的照明及消防設備的管理，照明及消防是庫房安全管理工作中重要的一項管理工作。安排專業人員每天定期對照明及消防設備進行檢查，嚴禁非專業人員對線路或電源進行私自改動。并制定安全事故緊急情況對應方案，減少發生安全事故造成的損失。

2 存放的檔案應當整齊有序的存放與排列

對檔案進行分類排放，排放要整齊有序，避免強光直射。檔案柜的放置應當合理，最大程度的利用庫房的空間，避免浪費空間，但是不能妨礙檔案的搬運與存放。對存放的檔案進行編號與分類，有序的放入檔案柜上。

一般來說檔案的存放較多采用的是豎放，因為豎放的方式可以方便管理人員取放，而對于一些珍貴保密性強的檔案或者是無法豎放的檔案，會采用平放的方式。

對于一些非紙質的檔案，及光盤或視頻資料應當放在專門的檔案柜內保管。

3 庫房的環境及濕溫度的合理控制

檔案材料大多數采用的是紙質的，因此對濕度、溫度的要求極為嚴格，管理人員應當做好濕度、溫度的管理，各管理人員可以根據不同的季節不同時間制定不同的濕度、溫度范圍。

4 做好檔案庫房的“八防”工作

“庫房的八防”就是防火、防水、防潮、防盜、防曬、防蟲、防塵、防霉。最為重要的就是防火，管理人員平時一定要做好防火工作，嚴禁任何人員將火源帶入庫房，禁止在庫房抽煙，使用打火機等行為，消除一切可能發生火災的情形，在庫房安裝報警及滅火設備，對各設備進行定期檢查與保養；防水要求檔案庫房必須設立在地勢較高或高層建筑上，避免庫房周圍出現水源，但是對于高層建筑應當安裝避雷裝置；在庫房安裝溫濕度測試器并進行監督，如有問題的應及時更改或調整；庫房的防盜應當安裝防盜報警設備；防曬主要是盡量減少陽光直射，有窗戶的應當安裝防光窗簾；在檔案進入庫房時應當進行消毒殺菌，在庫房內放入防蟲藥物，做好庫房的衛生工作，并定期進行檢查；而防塵主要是要求庫房的裝修及庫柜具有較好的密封性，安排管理人員每天進行打掃，保持庫房的清潔；防霉工作主要是指定期檢查檔案，發現有發霉現象時應當及時通風，檔案庫房可以放置一些防霉藥物。庫房的整體結構與設計應當符合國家的規定及檔案館的設計規范，要使用檔案館規定的檔案存放裝具。

5 制定檔案管理保密制度，加強檔案的保密工作

歸入庫房的檔案涉及許多當事人及國家部門的信息，是黨和國家的財富，因此檔案的保密工作就尤為重要。檔案管理人員必須做好檔案庫房的管理及保密工作，保證檔案的安全性。

管理人員必須制定嚴謹的保密管理制度，加強庫房的防盜工作，必須杜絕檔案被盜的可能性，防止檔案外泄。管理人員進出庫房應當嚴格遵守出入庫管理制度，非管理人員，未經批準不得隨意進出庫房。對于需要嚴格保密的檔案應當放入保險柜，存放在安全地點，保險柜的鑰匙一般應當由庫房主管人員管理。出入庫房的人員及檔案，應當詳細記錄，管理人員和值班人員應當盡忠職守，站好每一個崗位，嚴禁發生任何盜竊、破壞、火災等事件的發生。管理人員不得私自談論檔案的內容或向外人透露檔案信息。對于庫房管理中制定的一系列管理制度及保密措施，也應當列為保密的范圍內。

隨著社會經濟的發展及檔案管理的改善，檔案管理的工作越來越重要，檔案的保密工作就成了重中之重[2]。各管理人員及檔案館的工作人員應當不斷改進檔案的管理及保護，使檔案能夠更好更久的保存。

[1]陳彩玲.關于如何做好檔案管理工作的幾點思考[J].環球市場,2016，(30):20.

[2]何彥.探討檔案庫房管理中存在的問題及解決思路[J].卷宗,2015,5(9):78.