ERP系統在科研項目管理中的應用

莊純才（中國石油集團長城鉆探工程有限公司工程技術研究院，遼寧 盤錦 124010）

ERP系統在科研項目管理中的應用

莊純才（中國石油集團長城鉆探工程有限公司工程技術研究院，遼寧 盤錦 124010）

隨著人工智能的不斷發展，企業的管理也向著信息化、精細化邁進。以往的科研項目管理主要是以書面審批形式完成，從項目創建、經費審批、服務需求計劃提報等都需要找不同審批人依次進行審核，而且存檔材料隨著時間的推移也容易出現丟失和損壞，給科研管理人員增加了不少負擔。ERP科研管理系統的出現，從項目運行的不同環節依次進行審批的遞推，并且形成電子痕跡，方便了不同客戶不同需求的審查，同時對科研項目運行中發生的服務產品采購和物資需求等重要環節進行全過程管控。

ERP系統；科研管理；產品采購；物資需求

企業ERP管理系統是現代企業管理的運行模式。它是一個在全公司范圍內應用的、高度集成的系統，覆蓋了客戶、項目、庫存和采購供應生產等管理工作，通過優化企業資源達到資源效益最大化。目前，在科研項目管理中也發揮著重要作用。

1 ERP系統在科研項目創建和經費管控中的應用

項目管理科經費管理崗接收簽訂的計劃任務書后，線下按固定的格式整理完成科技項目的課題和專題清單，并導入系統，系統提供線上修改功能，可對導入的數據進行新增，修改，刪除等操作，地區公司科技處經費管理崗需將課題拆分成專題，系統自動通過模板復制經費結構到專題下。

科技項目立項完成后，項目結構，課題預算（年度預算），專題預算（年度預算），系統已生成，經費管理崗需維護專題的經費結構預算，并報相關部門審批。待審批通過后，項目經費結構預算生成，后續可發生費用支出的財務入賬。若經費結構預算有部分追加，部分返回，需要維護結構追加值和返回值，提交經費管理崗審批，待審批完成后，預算的調整方能生效。同時，若金額超過單項科目預算，系統自動不讓通過，從而實現經費的管控。

2 ERP系統在科研服務采購全過程管控中的應用

ERP系統在服務采購中的應用主要分為以下三個方面；

2.1 科研項目服務需求計劃提報：

項目管理崗根據項目組實際需求編輯錄入服務需求計劃，并提報審批。對地區公司和地區公司以上級科研項目，服務需求計劃由二級單位科技管理部門科長完成一級審批，此后二級單位科技管理部門主管領導進行審批，二級審批通過后，地區公司經費管理崗完成審批，三級審批通過后，地區公司主管領導完成四級審批。對于地區公司二級單位項目,二級單位科技管理部門科長和二級單位科技管理部門主管領導批準后即完成審批。

2.2 科研項目服務采購訂單創建：

對于已完成審批后的服務需求計劃，需要在ERP系統中根據實際簽訂的合同完成采購訂單的創建，創建中需要錄入合同的金額、合同相對人、合同履行期限等相關信息。

2.3 科研項目服務采購訂單確認：

當科研項目中簽訂的采購合同完成驗收后，需要在系統中進行服務訂單確認，此時需要填寫本次付款的金額、合同相對人、稅率等，此操作步驟完成后，方可在財務系統中進行入賬。

3 ERP系統在科研物資需求管理中的應用

項目中凡是需要簽訂合同的物資（包括設備），項目管理崗都需要編輯錄入統購物資自采物資統購設備需求計劃，并提報審批。審批后自動提報物資采購管理部門，審批后，由物資采購管理部門對提報的物資計劃統一進行采購。

對地區公司和地區公司以上級科研項目，物資需求計劃由二級單位科技管理部門項目管理崗編輯錄入物資需求計劃，并提報審批，二級單位科技管理部門科長完成一級審批，此后二級單位科技管理部門主管領導進行審批，二級審批通過后，地區公司經費管理崗完成審批，三級審批通過后，地區公司主管領導完成四級審批。對設備類需求計劃，裝備部裝備配置科完成五級審批。

4 結語

（1）ERP系統簡化了工作流程，規范了基礎管理工作：在審批流程上避免了紙質審批的繁瑣，在經費預算管控上，真正實現了分額不差的預算控制。

（2）ERP系統使科研項目管理更加精細化、合規化，同時降低了成本：根據計劃任務書，分別制定出物資需求計劃和服務采購計劃，并科學地建立各類物資儲備定額，加強物資庫存管理，同時加強物資的出入庫檢驗和庫存盤點等以減少物資損耗，可大大減少物資儲備和浪費。

（3）ERP系統滿足了信息共享、傳遞，減少了紙張的使用：通過信息及時、完整、準確的傳遞與共享，在提高工作效率的同時可極大降低管理打印費用，利用網上信息的傳遞、集成與共享，部分管理業務已實現無紙辦公上ERP后，各部門可節約50%左右的信息打印輸出，年節省可觀的打印費用。

莊純才，工程師，2008年畢業于東北石油大學石油工程專業。現在中國石油集團長城鉆探工程有限公司工程技術研究院從事科研管理工作。