掙值管理在國防領域的應用初探

北京衛星制造廠 袁常華

掙值是將各項項目工作按照實際完成工作量及預算費用的標準綜合計算出來的一種“費用”,是一個表示已完成作業量的計劃價值的變量。掙值管理實際上是一種分析目標實施與目標期望之間差異的方法,故常被稱為偏差分析法,起源于計劃評審技術,由美國國防部最先提出與應用。為了改進一些國防項目的成本管理工作,美國國防部制定了費用與進度控制系統準則,開始將掙值法作為能有效開展費用、進度聯合管理的工具,并在上千個型號項目中進行了有效驗證與應用,規范和加強了科研項目的財務管理,提高了項目經費使用效益。

美國國防部曾是項目掙值管理的唯一使用者,自其向民用領域開放以來,掙值管理對項目成本和工期控制的優越性已得到普遍認可,通過使用項目掙值管理方法可極大改善項目超支和超期的惡性循環,以及節約大量的經費和時間。1998年6月,美國電子工業協會(EIA)出版了掙值管理系統的商業標準,于同年8月作為正式文件被美國國防部采用。2005年3月,美國國防部修改了掙值管理的政策,擴大了掙值管理體系的適用范圍。

一、掙值管理實施的基本流程

1．明確項目關鍵要素

項目管理部門需要確定掙值管理項目,以及特定項目中包含的關鍵要素,包括項目經理全面負責項目計劃進度和預算,項目工作范圍清晰、完整,項目工作分解結構(WBS)清晰可監控,項目執行的計劃進度和預算可監控,以及項目控制賬目明確,項目范圍、預算和進度可整合等。

2．編制控制賬目計劃

項目管理部門通過項目范圍說明書分解工作任務,包括項目關鍵活動所需的資源種類、數量和里程碑點,并制定WBS和控制賬目。控制賬目是在項目WBS適當層次上設立的管理控制點,通過建立詳細的控制賬目對掙值項目進行有效整合。基于控制賬目制定項目計劃和預算,是進行預算控制和掙值管理的基礎。

項目管理部門明確項目控制賬戶,并在賬目上按照“遠粗近細”的原則建立并維護分階段的預算基準,項目預算分為差旅費、會議費、合同費和運行輔助費4個維度。掙值項目基準一經核準審批,就必須由項目經理進行控制和維護,任何基準變更只有經過項目經理的批準才能予以實施,且所有經過批準的變更都必須立即納入原基準中。

3．建立項目掙值基線

在項目賬目計劃表確定后,將各項任務對應的累計預算點用光滑曲線連接起來,就構成了掙值基線。

4．項目執行和跟蹤

項目人員按照項目計劃表開展工作,由項目主管部門負責評估供應商計劃執行情況,并將任務交付完成情況提交項目負責人和項目管理部門審核。項目管理部門根據評估的任務交付完成情況填寫項目計劃執行表。

5．掙值監控和計算

財務部門根據項目管理部門提供的項目計劃表和執行表,以及項目實際成本的發生情況,計算成本績效、進度績效、成本偏差等掙值指標并描繪掙值曲線,同時提供項目管理部門掙值管理分析表和分析圖,作為項目檢查的重要內容,以綜合分析項目進展、成本、預計資源的使用狀況。

6．掙值數據分析

項目管理部門結合項目進度、預算和掙值分析,對項目執行情況進行偏差分析,并按照偏差幅度進行分類管理。對于5%以內的偏差,給予少量關注;對于5%～10%的偏差,當月給予適度關注,要求分析原因,并重點關注下月指標是否好轉,若下月仍無好轉,轉為10% 以上偏差進行關注;對于10%以上的偏差,給予重點關注,要求找出產生偏差的原因并采取相應的糾正措施和整改計劃,再形成項目執行情況分析報告。

二、美國航天項目掙值管理應用

目前,美國國家航空航天局(NASA)首席工程師辦公室已經建立起了滿足NASA及管理預算辦公室要求、符合相關標準規范的全面掙值管理系統。所有NASA工程均被要求有效應用掙值管理系統,并達到相應掙值管理要求。掙值管理已經成為NASA實施工程項目管理的重要方法之一,對掌握工程的進度及成本情況、控制風險具有重要作用。

1．主要應用方法

NASA在工程早期的方案論證與設計階段即開始實施掙值管理。在制造、組裝、發射階段對工程壽命周期費用進行估算,對于超過2000萬美元的工程,需在任務董事會副行政長官的監督下開展掙值管理工作,若在運行與維護階段發生了修改、升級等,也需要實施掙值管理。

在開展掙值管理時需進行集成基線評審,工程計劃必須識別出需要進行集成基線評審的活動。NASA要求在項目系統設計定型之前進行集成基線評審,以確保工程活動的成本、進度、風險管控滿足要求,可以實施工程的掙值管理,該項評審可以與初樣設計評審一起進行。所有的工程預算基線、合同預算基線、范圍、成本、預算必須按照項目管理控制及審查的要求記錄在案,以保證記錄的可追溯性。這些數據在變更時,其它的數據也隨之改變,所以基線變更的原則是,在確保測量成本、進度、技術過程穩定性的前提下,基線盡可能貼近實際情況。

此外,NASA還制定了綜合進度計劃,以實現精確的進度規劃,其完整地反映了各個計劃工作的進度數據及其對應資源。NASA的進度管理手冊為進度計劃的制定等提供了指南。綜合進度計劃一旦建立,每完成一項計劃工作,其“實際成本”可以通過財務報告系統獲得。

2．經驗總結

一是在項目早期的方案論證階段開展掙值管理工作。雖然NASA不要求在工程設計定型與制造階段形成掙值管理報告,但要求在工程計劃中對掙值管理進行考慮,所以應在方案階段初期就開展相關的掙值管理分析工作。

二是重視WBS標準化工作。建立WBS的目的是為了定義工程活動并為工程成本預估提供基礎。NASA在建立綜合進度安排并啟動掙值管理、選擇掙值管理工具時,首先建立了WBS編碼系統,這就需要工程管理團隊理解并遵守編碼系統。

三是重視基線的規劃。基線表征了工程進度安排及供應商的表現,其綜合了所有受控活動的預算及間接費用。NASA依據工程完成成本預估對資金需求進行審查和更新,其指標描述了現狀與未來期望的對比,可以用于了解完成工程的資金需求。

三、掙值管理在我國國防重大項目中的發展路徑

目前,我國國防重大項目在成本和工期管理中仍使用傳統的管理方法,推廣掙值管理在我國國防重大項目中的應用具有重要的現實意義。但我國的經濟發展總體水平還比較落后,用于武器系統、指揮系統、信息系統等重大國防項目的經費、資源都十分有限,因此要通過借鑒國外國防項目掙值管理的應用做法,探索出適應我國國情的掙值管理發展路徑,以使有限的資源發揮出更大的效用。

1．轉變觀念

掙值管理在我國還是一個需要不斷研究和加深認識的領域。國外在重大項目中采取掙值管理的根本目的是,通過引入掙值實現對項目成本和工期進度的監控。因此,無論是項目的管理者還是執行者,都要認識到掙值管理不只是在整個項目體系中增加幾個變量和指標,而是要在項目實施過程中運用掙值分析方法不斷發現問題,以監控項目的實施狀態。

2．建立國家標準

美國掙值管理使用的最初標準——項目成本/工期控制系統規范在1996年得到了美國國防部的認可,經過不斷的發展和完善,現已成為一個完整的掙值管理系統。因此,有必要通過廣泛的調研制定出適合我國國情的項目掙值管理使用規范,但注意不要付出較高的掙值管理成本,避免影響其它新管理方法的運用。

3．把握應用范圍

掙值管理適用于經費規模較大的項目,否則不符合成本效益的原則。英國國防部規定,1000萬英鎊以上的項目必須使用掙值管理;澳大利亞國防部規定,生產成本在1億澳元以上、研發成本在4000萬澳元以上的項目必須使用掙值管理;美國國防部規定,生產成本在3.15億美元以上、研發成本在7300萬美元以上的項目必須使用掙值管理。項目初次運用的有效掙值管理成本約為全項目預算的2.5%～4%,后續運用成本約為全項目預算的0.5%～1.5%。

4．重視管理軟件研發

經費規模較大的項目掙值管理數據量非常龐大,而由于軟件的不穩定帶來的損失也是巨大的,因此需要在引進國外高性能管理軟件的同時,重視獨立自主知識產權軟件的開發。▲ （張巖 編輯）