當前化工企業(yè)項目檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析

周芬（陜西陜化煤化工集團有限公司，陜西渭南714100）

當前化工企業(yè)項目檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析

周芬（陜西陜化煤化工集團有限公司，陜西渭南714100）

化工企業(yè)的項目檔案管理的重要性不言而喻，其對日后查閱項目資料、維護檢修、組織管理等工作都具有重要的意義。本文重點針對化工企業(yè)項目檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題加以分析，探討了如何完善化工企業(yè)項目檔案管理的發(fā)展對策。

化工企業(yè)；項目檔案管理；現(xiàn)狀；對策

1 化工企業(yè)項目檔案管理工作相關(guān)概述

1.1 工程項目檔案檔案管理的目的

總體上說，檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用。

1.2 化工企業(yè)項目檔案管理的服務(wù)對象及任務(wù)

檔案管理工作中的管理對象是檔案，包括工程前期的建設(shè)預(yù)備案、財務(wù)預(yù)算，工程中的進度方案管理、資金運作以及后期的收尾工作檔案等。服務(wù)對象是工程建設(shè)者或檔案使用者，最主要的任務(wù)是解決檔案資料的分散、零亂、量大的基本情況和工程建設(shè)要求檔案集中、簡潔、廣泛兩者之間的矛盾。一方面，檔案管理水平?jīng)Q定著社會對檔案需求的滿足程度，另一方面檔案管理水平要不斷適應(yīng)社會增長的需要，兩者處在不斷的矛盾過程之中，從而推動檔案管理工作的不斷進步和發(fā)展。

2 化工企業(yè)項目檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案法律法規(guī)制度難以對各個項目作出相應(yīng)的指導(dǎo)

近年來，政府相繼頒布一系列的檔案管理類法律法規(guī)以實現(xiàn)化工企業(yè)項目檔案管理工作的進一步規(guī)范化管理。受地區(qū)、單位以及行業(yè)等不同因素的影響，政府所頒布的相關(guān)法律法規(guī)難以對具備各個獨立特征的化工企業(yè)工程提出具體的指導(dǎo)，所以化工企業(yè)項目檔案管理還存在法律法規(guī)上的規(guī)范問題。

2.2 化工企業(yè)難以緊跟檔案建設(shè)的發(fā)展速度

隨著“十二五”規(guī)劃的深入開展，大批的化工企業(yè)工程正在加速推進，化工企業(yè)建設(shè)規(guī)模逐漸擴大，對質(zhì)量的要求也越來越高。項目檔案管理是項目管理基礎(chǔ)工作的一部分，是項目中服務(wù)性的管理工作，更是項目工程管理的重要手段，所以項目檔案管理制度具備自身的基礎(chǔ)性和服務(wù)性作用，一套完整的檔案管理制度可以有效幫助檔案管理人員更好地發(fā)揮自身的職能作用，但是當前受科技技術(shù)和信息共享技術(shù)的發(fā)展，許多化工企業(yè)在檔案建設(shè)上仍然采用的傳統(tǒng)管理方式，沒有引進高科技管理設(shè)備和方案，不適應(yīng)檔案管理的發(fā)展。

2.3 項目檔案管理建設(shè)體系有待完善

目前我國已經(jīng)初步建成化工企業(yè)項目檔案管理制度體系，很多化工企業(yè)建設(shè)項目在檔案管理方面已經(jīng)形成了一定的規(guī)模，但有些地方依舊有待完善。從整體上看，我國的化工企業(yè)工程項目檔案管理體系主要分為四個呈金字塔排列的層次：最高的一層是我國的檔案管理法律《檔案法》，明確了檔案管理工作的基本原則，對檔案管理工作提出了具體的方向；下一層是各級政府的行政法規(guī)，提出了具體的管理方法或程序；再下一層是檔案管理規(guī)章，也叫檔案工作相關(guān)管理辦法；最底層是各個企業(yè)制定使用的具體的單位檔案管理制度。檔案管理是這一制度中的重要拼圖，是保證檔案管理制度體系完整性的重要手段。

3 完善化工企業(yè)項目檔案管理的對策

3.1 完善相關(guān)法律法規(guī)的管理

項目檔案管理制度的內(nèi)容和程序都必須符合國家檔案局以及交通運輸部所頒布的法律法規(guī)，這是檔案管理制度建設(shè)中要遵循的最基本的原則。在制定化工企業(yè)項目檔案管理規(guī)范時要嚴格按照相關(guān)法律規(guī)定，檔案管理工作嚴格按照法律規(guī)定的程序進行，遵循各層次法律法規(guī)所規(guī)定的框架，對各個階段的檔案歸類整理和管理工作作出具體的規(guī)定，做到檔案管理內(nèi)容科學(xué)、程序規(guī)范、權(quán)責明確和管理活動有法可依、有法必依。

3.2 重視科技技術(shù)在檔案管理中的引進

一般來說，化工企業(yè)項目的檔案管理制度主要由文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度和檔案管理系統(tǒng)操作制度五個方面的制度以及額外的業(yè)務(wù)規(guī)范構(gòu)成。電子檔案管理制度是適應(yīng)新時期的檔案形式而建立的管理制度，這項制度應(yīng)對信息系統(tǒng)中的電子文件進行分類歸檔管理，制定合適的電子檔案系統(tǒng)；檔案管理系統(tǒng)操作制度是指工作人員在檔案管理工作進行中的職責以及對檔案系統(tǒng)軟件、硬件的操作技術(shù)和要求。業(yè)務(wù)規(guī)范主要包括檔案卷宗的整理、分類、文檔時間日期的歸類，保管期限的明確以及特殊載體檔案管理規(guī)范等。

3.3 完善項目檔案管理體系的制定

化工企業(yè)項目制定檔案管理制度主要步驟包括：1、信息收集，制定草案。由化工企業(yè)行政管理部門審核工作流程，相關(guān)工作人員組織調(diào)查研究，從化工企業(yè)的實際情況出發(fā)，在已有的制度規(guī)范下擬定檔案管理草案。2、收集意見，修改草案。在相關(guān)行政機構(gòu)制定方案后要積極收集化工企業(yè)項目工作人員的意見，收集員工們對檔案管理的建議，集思廣益。3、審核。將檔案管理方案交給上級進行審批。4、執(zhí)行。這一環(huán)節(jié)也可以細分為兩部分：（1）試行，將具有代表性的化工企業(yè)項目作為試點，監(jiān)督實施過程，反饋其中的不足，讓管理制度在實踐中進一步完善；（2）正式執(zhí)行，經(jīng)過一段時間的試行后，檔案管理制度就可以形成穩(wěn)定的、相對完善的制度文本，可以按照預(yù)定計劃進行推廣，同時傳達給上級管理機構(gòu)予以備案。

4 結(jié)語

檔案管理是化工企業(yè)建設(shè)的重要組成部分，它在化工企業(yè)的規(guī)劃、施工、運營中都扮演著的重要角色?；ろ椖康臋n案管理是一項長期、艱巨的任務(wù)，并且滲透到項目建設(shè)的各個方面，項目的管理者應(yīng)充分認識到這一點，將理論指導(dǎo)和實踐相結(jié)合，做好項目的檔案管理工作。雖然我國的化工企業(yè)項目檔案管理取得一定成效，但依舊存在許多問題。完善化工企業(yè)檔案管理還有很多工作要做，促進化工企業(yè)建設(shè)項目規(guī)范化運作之路任重而道遠。

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[3] 江麗.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究[J].測繪與空間地理信息,2010,03:248-250-252.