淺述海洋工程檔案資料的歸檔管理工作

呂菲(中國石油大港油田分公司灘海開發(fā)公司，天津300280)

淺述海洋工程檔案資料的歸檔管理工作

呂菲(中國石油大港油田分公司灘海開發(fā)公司，天津300280)

對于海洋工程而言，資料檔案的整理與歸檔直接關系到工程的技術管理工作，所以企業(yè)應該客觀認識它的作用所在。近些年隨著海洋工程項目的逐年增多，產(chǎn)生了大量的檔案資料，如何把這些工程檔案資料齊全完整、準確系統(tǒng)地歸檔，從而為工程項目竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)、維護、改造與以及后續(xù)的檔案瀏覽查閱創(chuàng)造必要的條件，是企業(yè)必須認真考慮的問題。企業(yè)在工程項目建設過程中，根據(jù)國家及集團公司、大港油田的相關規(guī)定和標準，結(jié)合企業(yè)實際，對工程項目檔案歸檔工作進行了大量的調(diào)研與實踐，并取得了良好的成效。本文主要就海洋工程企業(yè)目前工程檔案資料整理歸檔工作存在的一些不足之處進行了分析，并并針對性地提出了一點建議。

工程檔案資料；整理歸檔；基本要求；存在問題；解決方法

1 工程檔案資料的重要性

工程資料檔案指的是從項目立項前準備階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間形成的相關信息。工程資料主要根據(jù)施工進度編撰而成，能夠最大程度揭示施工的具體細節(jié)，它是工程各個環(huán)節(jié)的最初數(shù)據(jù)，它詳細記錄了工程質(zhì)量的好壞，施工具體情況，是判斷工程質(zhì)量的重要判據(jù)，是對工程施工的各個環(huán)節(jié)、各項材料等的真實記錄，是對整個工程運行情況的客觀真實地反映，健全的工程檔案資料信息可以為單位各項工作提供強有力的支撐，因此加強工程檔案資料的收集、歸整和建檔保存管理非常重要。

2 工程檔案資料整理歸檔的基本要求

工程檔案資料要想顯示價值的更加高效，就必須對工程檔案資料的歸檔管理流程實現(xiàn)有效控制，通過優(yōu)化資源配置，確保歸檔質(zhì)量，以便于有效利用。所以，一定要對相關資料進行科學地整理。工程檔案資料的整理歸檔其基本要求主要有三個方面，一是契合度，首先就是要保證工程檔案資料與工程實際設計建設高度契合，中間要實事求是，不能弄虛作假；其次是準確度，在工程檔案資料的形成過程中資料填寫要規(guī)范、準確，相關評價公正合理；第三是及時性。一定要保證相關工程檔案資料與工程設計施工同步進行，還要確保其完整性，不能在資料中出現(xiàn)缺漏現(xiàn)象，不能后續(xù)再補。由此可見，只有確保工程檔案資料的整理歸檔資料保持完整性、準確性、及時性，才能有效的確保歸檔流程更規(guī)范，使工程檔案資料成為后期生產(chǎn)科研項目有效的技術參考資料。

3 現(xiàn)階段工程檔案資料整理歸檔存在的問題

3.1 企業(yè)上下重視力度不夠

雖然說國家、集團公司、大港油田都規(guī)定和制定了相關的建設工程檔案資料質(zhì)量管理規(guī)章制度，對工程檔案資料的整理歸檔作了明確的詳細的要求，也加大了對檔案這方面的軟硬件投資，但是由于傳統(tǒng)石油企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)，部分企業(yè)相關部門和領導人員依舊對檔案資料的重要性得到足夠重視，具體工作人員的管理意識薄弱，導致了部分項目的檔案資料很不完整，導致管理混亂，檔案并沒有發(fā)揮應有的價值。

3.2 工程檔案資料歸檔管理機制不科學

在基層企業(yè)，由于條件所限，相關工程對應的工程檔案資料的歸檔整理依舊不條理，資料保存體系不科學，這樣很容易導致資料的丟失，從而不能保證檔案資料的正確性和完整性，嚴重情況下還會給企業(yè)造成相應的損失。

4 工程檔案資料整理歸檔問題的解決辦法

4.1 提高對工程檔案資料整理歸檔的重要性認識

由于目前企業(yè)上下仍舊存在著嚴重忽視工程檔案資料整理歸檔的情況，應首先讓工作人員意識到問題的嚴重性，然后進一步完善與其相關的規(guī)章制度，同時還要如期舉行不同的活動來深入進行教育，以此來推進廣大職工的檔案資料管理意識，學習相關方面的專業(yè)知識，使其充分認識到工程檔案資料管理的意義與價值，并按照相關制度規(guī)定逐步規(guī)范自身的行為，不斷提高工程管理人員的檔案資料管理意識。最后可以有序地完成檔案整理并歸檔。

4.2 注重對工程檔案資料的有效性整理

海洋工程設計與施工過程也是工程檔案資料形成的過程，因此，在形成檔案資料要根據(jù)工程開展的進度和環(huán)節(jié)進行資料有效整理。首先，設計和施工一定要按照設計施工以及報檢資料的順序來存檔工程資料，這個工作一直要持續(xù)到工程竣工且經(jīng)過驗收。除此之外，還應該收集設計施工時相關試驗數(shù)據(jù)，同時根據(jù)它的施工時間以及試驗類別來進行分類，以此來確保資料的真實性。最后，還應該整理好竣工圖表、會議記錄等，確保資料的完整性以及多樣性。

4.3 加強工程檔案資料的收集規(guī)范化建設

對工程檔案資料收集整理進行規(guī)范化建設，就是為了確保工程檔案資料的完整性和真實性。為了確保工程資料的完整性和準確性，工程資料表格的填寫、收集和整理必須按工程資料管理的目錄來進行，對于遺漏、破損的工程資料文件需要補齊，并確保后補資料的真實性，這樣才能有效保證工程資料不丟項，并且與工程設計施工實際情況相符，只有保證工程資料的完整性和真實性，才能方便對工程質(zhì)量的控制，也為后期的質(zhì)量監(jiān)督檢查工作提供可靠的依據(jù)。

4.4 加強對工程檔案資料整理人員的培訓

目前，企業(yè)由于沒有一套行之有效的工程檔案資料歸檔管理體系，每個工程項目的檔案資料整理歸檔方式并不是按照相應的質(zhì)量標準體系來管理的，這使得工程檔案資料管理方式比較混亂。所以，企業(yè)應加強相關從業(yè)人員進行有關檔案資料歸檔整理的培訓或者技術交流會，提升企業(yè)相關從業(yè)人員的工作能力。

5 結(jié)語

企業(yè)工程檔案資料的歸檔整理工作非常重要,這不僅是整個項目的建設、使用與維護時的重要依據(jù),有效的檔案歸檔還能在一定程度上幫助提升項目的經(jīng)濟效益。對于企業(yè)而言，當前在資料整理歸檔這一方面還存在很多的不足，應該加強這方面的重視程度，制定規(guī)范科學的工程檔案資料歸檔整理體系，實現(xiàn)海洋工程檔案資料的科學化、規(guī)范化管理，切實提高檔案資料的利用價值。

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