企業電子檔案管理與利用

王翠萍(中石油克拉瑪依石化有限責任公司， 新疆 克拉瑪依 834003)

企業電子檔案管理與利用

王翠萍(中石油克拉瑪依石化有限責任公司， 新疆 克拉瑪依 834003)

隨著信息化的發展，電子檔案已成為企業檔案信息資源的重要組成部分，同時也是企業不可缺失的重要檔案信息資源。現階段，傳統的檔案管理模式和現代數字化檔案管理的需求不相適應，在檔案管理領域已經普遍使用電子檔案，并且這一形勢對檔案管理工作帶來了全新的任務。

企業電子檔案；管理；利用

1 電子檔案管理的重要意義

(1)電子檔案管理有利于節省人力物力 傳統檔案管理模式中，因為檔案工作是一項較為特殊的工作，尤其是不易保存的檔案資料，必須由足夠的人力和物力才能保證其完整性，同時也存在被損壞的可能性。伴隨著計算機及網絡的興起，這些問題得以妥善解決，一方面有了方便管理和整理檔案的助手，另一方面能有效獲取信息，減少了立卷歸檔、查找檢索的障礙，工作人員得到解放，工作效率和檢索效率提高，歸檔質量不斷提升，大大節省了人財物。

(2)電子檔案管理有利于提高服務質量 實物資料的信息化是電子檔案的最大特點，在計算機存儲介質中，巨大原始檔案能得以保存，并經過互聯網傳播，方便用戶在面對海量信息時，準確快速地篩選出自己所需的資料。

(3)電子檔案管理有利于滿足多樣化需求 在社會不斷發展的情況下，使用者對檔案的多樣性的要求也越來越高，既需要看原始的文字資料，還需要看原始圖像、視頻等相關資料，傳統模式顯然不能實現這一要求。正是電子檔案對信息保存具有較高的多樣性，因而能實現使用者各種需求，很好地解決這一問題。

2 電子檔案使用的主要途徑

企業應用電子檔案主要有以下三種方式：提供拷貝、通信傳輸與直接利用。

(1)提供拷貝。使用電子檔案的首要途徑即為拷貝，旨在以原始狀態的檔案提供給使用者，充分保證能使用到最為權威的檔案。作為檔案管理部門，將拷貝載體提供給利用者時，必須把文件轉換為標準文檔存儲格式，通過利用者自己處理恢復與顯示的軟硬件平臺。或者利用者缺乏電子文件的軟硬件平臺時，可將打印件或縮微品提供給利用者。

(2)通信傳輸。使用者難以到達檔案所在地，而應用通信傳輸能使這一問題得以解決，人力財力大大節省，是使用電子檔案的一個重要有效途徑。通信傳輸即為利用網絡在個各個區域之間傳輸電子檔案，能實現檔案資源共享和交流，并將檔案資料提供給相對固定的查檔單位，并利用互聯網實現。

(3)直接利用。企業利用者登錄“中國石油檔案管理系統”平臺，以電子郵箱注冊用戶名，設置相應的密碼，在該平臺上就能實現直接查詢。直接利用的最大優勢即為以技術作為支撐，保證利用者以及其他需求者能同時對一份電子檔案實現共享。

3 電子檔案管理和利用的主要措施

(1)電子檔案管理措施 ①建立完善的電子檔案管理辦法。公司根據工作實際情況出臺了《電子文件管理實施細則》；《電子文件和光盤歸檔機制》；《檔案數字化管理規范》；《電子檔案借閱管理規定》，有了管理辦法的制約，電子檔案的管理有章可循，有法可依。②明確分工，形成電子檔案管理網絡。企業檔案是公司在生產建設、科學研究、經營管理等各項工作活動中形成，具有查考利用價值的并且經過檔案保管機構整理后集中保管的各種載體的原始記錄。所以，公司檔案中心對各部門收集、整理、歸檔、匯總各項資料的每項工作進行了明確分工，構建了完善的檔案管理體系，使其功能得以充分發揮，并推動公司檔案管理的健康可持續發展。

(2)電子檔案利用措施 利用電子檔案這項工作至關重要，必須由各方的協調配合，同時針對不同的角度積極開展工作。①健全電子文件管理的檢查審核制度。電子文件與相應的紙質文件內容保持一致，因而法律效力也相同。所以，強化電子文件管理工作則應當構建完善的核查制度，對文書檔案部門展開定期管理檢查，對歸檔文件的完整性、電子檔案制作流程手續的完整性、是否和歸檔、立卷以及網上傳輸發布要求一致進行重點檢查。檔案管理部門的職責為負責移交電子檔案、監督與指導接收工作，并保證移交與接收電子檔案工作落實到位。電子檔案檢驗合格后辦理相關交接手續并填好《電子檔案移交與接收登記表》，交接雙方簽字蓋章，雙方各留一份。②嚴格查閱制度。企業檔案保存要求完整、準確、系統、安全，便于開發利用，查閱電子檔案必須根據檔案借閱制度由相關負責人審批，以嚴格的程序做好登記，寫清查閱目的，確定是否能任意復制粘貼電子檔案。③規范檔案利用方式。利用電子檔案必須遵循一定的原則，必須結合利用者的實際情況使用，同時要按照電子檔案內容的密級層次展開良好地管理。通常而言，針對內容并非完全開放的電子檔案的使用一般不以拷貝的形式，應當在嚴格監控下瀏覽此類文件。利用網絡方式進行利用的過程中，必須加密處理有密級的信息內容，同時定期不定期更改使用的“密鑰”，防止因為錯誤的操作導致不良后果，帶來嚴重的損失。

(3)電子檔案歸檔方法 構建“雙套制”模式，保證安全完整的信息。這種制度即為同時提交保存歸檔電子檔案與紙質檔案。這一管理模式對檔案工作者提出了巨大的挑戰與更高的要求，因而檔案人員必須與時俱進，時刻了解與掌握最新的現代信息技術，同時還要對電腦及現代通訊技術熟練運用。

4 加強電子檔案工作人員管理，提高檔案保護意識

因為電子檔案能通過各種途徑利用，并依賴于多重技術，因而工作復雜程度較大。所以，應當積極強化管理檔案工作人員的培訓，提高工作人員對檔案管理工作重要性的意識，解決檔案管理工作安全技術層面上的問題，保證充分利用電子檔案信息的價值與作用，并且有效、安全、穩妥地保護資源。

王翠萍(1966- )，女，漢族，新疆克拉瑪依人，工程師，主要從事檔案管理工作。