人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與人事檔案一致性淺析

張曉媛 尹麗潔(中國石油寧夏石化公司,寧夏 銀川 750026)

人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與人事檔案一致性淺析

張曉媛 尹麗潔(中國石油寧夏石化公司,寧夏 銀川 750026)

建立內(nèi)容豐富、詳實(shí)、準(zhǔn)確的人力資源管理系統(tǒng)，是集團(tuán)公司規(guī)范人事管理、推動(dòng)企業(yè)信息化建設(shè)的重要手段。確保系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)與人事檔案的一致性和真實(shí)有效，需要通過統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、明確責(zé)任主體、健全管理制度等實(shí)現(xiàn)。

數(shù)據(jù)；檔案；一致

集團(tuán)公司人力資源管理系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)）的應(yīng)用，有力推動(dòng)了組織機(jī)構(gòu)、考勤、薪酬和報(bào)表統(tǒng)計(jì)等人事工作的信息化管理，對規(guī)范人事管理業(yè)務(wù)、快速提供決策支持起到了積極作用。人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會勞動(dòng)保障等緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理工作是人事工作中的一個(gè)重要組成部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。如何將兩者有機(jī)結(jié)合，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)和檔案材料的準(zhǔn)確一致，是全面推動(dòng)公司人力資源管理水平的有力挑戰(zhàn)。

近年來，公司按照集團(tuán)公司人事部的要求，針對人事檔案進(jìn)檔材料不規(guī)范、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)、信息失真等問題，借集團(tuán)公司開展檔案審核的東風(fēng)，圓滿完成了公司人事檔案審核工作，實(shí)現(xiàn)了人事檔案與人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一一對應(yīng)。

1 公司系統(tǒng)數(shù)據(jù)和檔案管理問題梳理

1.1 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

2008年底公司與原煉油廠業(yè)務(wù)重組整合，整合前兩家企業(yè)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。原煉油廠人員檔案未裝訂成冊，公司人員檔案雖裝訂成冊，但是近幾年的材料未分類進(jìn)檔。

1.2 材料缺失較多，檔案不完整

部分人員檔案中缺少表彰和處分材料、考核及考察材料等；由于各學(xué)校對入檔材料要求不同，造成一些畢業(yè)生檔案里無考生登記表、學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表等，導(dǎo)致學(xué)籍材料不齊全。部分較早的履歷表缺少人事部門的公章。

1.3 檔案內(nèi)容不全或有誤，影響使用

部分檔案“三齡一歷”記載前后不一致，個(gè)別人員年齡越填越小、參加工作時(shí)間越填越早、文化程度越填越高。或者將不合格材料歸入檔案，造成檔案缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、錯(cuò)誤內(nèi)容較多。

1.4 兩家公司的系統(tǒng)數(shù)據(jù)是系統(tǒng)建立初期大批量導(dǎo)入的，未經(jīng)過詳細(xì)的審核校對。

2 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和人事檔案一致性對策分析

2.1 統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

公司將系統(tǒng)人員編號作為員工人事檔案編號，有效解決了原先以員工姓名管理人事檔案，由于重名的影響，檔案材料投遞“張冠李戴”的現(xiàn)象。公司對所有員工人事檔案重新登記造冊，做到人事檔案一人一冊。對所有人事檔案進(jìn)行重新編號，按編號段分配入庫，按號段整理入柜。

2.2 細(xì)化責(zé)任主體

本著“維護(hù)檔案歷史原貌、對全體員工負(fù)責(zé)”的態(tài)度，按照“業(yè)務(wù)誰主管、誰維護(hù)、質(zhì)量誰負(fù)責(zé)”的原則，采用“對照檔案核系統(tǒng)”的方法，按照處內(nèi)專業(yè)分工，對所有員工檔案分別對照人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)逐條逐項(xiàng)進(jìn)行核查，確保每條信息準(zhǔn)確無誤。一旦員工基本情況發(fā)生變化時(shí)，各專業(yè)口及時(shí)將最新信息錄入人力資源管理系統(tǒng)，保證人事檔案信息的時(shí)效性。

2.3 建立組織核實(shí)認(rèn)定制度

為了糾正部分人事檔案填寫不實(shí)的弊端，本著“尊重歷史、實(shí)事求是”的工作原則，把問題分類，按照相關(guān)政策進(jìn)行組織核實(shí)、認(rèn)定，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和處置方法，解決各類疑難問題。對于一般員工和領(lǐng)導(dǎo)干部采用同一標(biāo)準(zhǔn)，同一起點(diǎn)，做到高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。對于“三齡一歷”記載前后不一致，按照要求重新進(jìn)行認(rèn)定，并將本人簽字確認(rèn)的《人事信息審定表》歸入檔案，作為組織掌握檔案的補(bǔ)充材料，為人事管理提供真實(shí)、可信的依據(jù)。在職取得的學(xué)籍材料需有國家學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告方可承認(rèn)學(xué)歷，將學(xué)籍材料歸入檔案。處分材料需有本人簽字確認(rèn)后歸入檔案。對于檔案中缺少的無法收集和補(bǔ)辦的相關(guān)材料，按照要求用相關(guān)文件、證明或者證書的復(fù)印件代替，復(fù)印件均加蓋組織印章和復(fù)印時(shí)間、出處。

2.4 建立健全人事檔案管理制度

為了使人事檔案工作有據(jù)可查、有章可循、有條不紊地進(jìn)行，在整理檔案的同時(shí)，加強(qiáng)了公司制度建設(shè)。建立健全了十項(xiàng)制度，分別為：《檔案管理部門職責(zé)》、《保密制度》、《檔案的保管制度》、《檔案整理制度》、《檔案檢查核對制度》、《檔案轉(zhuǎn)遞制度》、《檔案材料的銷毀制度》、《查閱檔案制度》、《借閱檔案制度》、《檔案材料的收集歸檔制度》。建立健全了六個(gè)臺帳，分別為：《查（借）閱檔案臺帳》、《檔案材料接收移交臺帳》、《檔案材料缺少登記表》、《檔案轉(zhuǎn)遞臺帳》、《檔案花名冊》。2011年公司還印發(fā)了《人事檔案管理暫行辦法》。2013年，在人事處內(nèi)部制定了《人事檔案管理細(xì)則》,《人力資源管理系統(tǒng)用戶職責(zé)》，使檔案管理和系統(tǒng)維護(hù)更加規(guī)范化。

通過統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、明確責(zé)任主體、健全管理制度等手段，公司人力資源管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)與人事檔案保持了高度一致，實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)更新，有力推動(dòng)了公司人力資源管理水平邁向了新的高度，為公司的信息化建設(shè)做出了巨大貢獻(xiàn)。

張曉媛（1974-），女，漢族，甘肅白銀人，工程師，主要從事員工管理工作。