無紙化辦公推動中小企業管理發展探究

引言

科學技術飛躍發展的今天，在網絡飛速發展的催化之下，越來越多的企業選擇無紙化辦公來替代傳統的管理模式，美國未來學家阿爾溫·托夫勒在《第三次浪潮》里預言：“后工業社會必然進入無紙化辦公的時代”，然而，中小企業作為一個民族、一個國家商業及工業的重要構成，伴隨著無紙化辦公迎來了新的挑戰和機遇。有關調查發現，72.4%的企業希望通過信息化加強管理水平，而無紙化辦公則是信息化的一種具體表現形式。但是，中小企業信息化投資周期長、目標不明確、落實困難等，往往缺少改革的動力。因此，如何快速尋找可借鑒的最佳的管理實踐，是中小企業管理信息化的基本出發點。

一、中小企業管理中普遍存在的問題

（一）缺乏戰略思維，不能立足長遠。中小企業由于規模較小，對于目標的定制不夠明確，或者已經定制了目標，但沒有對具體細節和周期做出明確的執行方案。此問題導致員工完成一項工作后并不能明確未來的目標，或者說，目標已經確立，而我們并不知道怎么去實現。人心渙散，企業缺乏凝聚力。

（二）經濟管理意識淡薄，缺乏創新思維與能力。在現階段中小企業的發展過程中，我們不難發現，“循規蹈矩”是一個企業停滯不前的一個很重要的原因。而影響創新思維的二大知名要素：

1.慣性思維。一般來說，隨著年齡的增長，會剝奪我們對待事物的積極性，對于工作也是如此。在一個中小企業工作，就像在生活一間密閉的小屋里，在可接觸到的有限及舒適的環境中里會逐漸抹殺我們的創新能力和對新事物的適應能力。

2.戒備思維。世界上很多事情都需要有一種平衡的力量，比如外匯市場，我們會有做多和做空兩股力量。而我們對于創新也是如此，通常我們心里會產生兩種力量，在創新與否之間博弈。就是我們所謂的戒備思維。大多數的人，會停留在這個層面進行徘徊，如圖一，大多數的人呆在安全圈里認為離恐懼圈很遠，然而，沒有進入成長圈而立刻進入恐怖圈，很多人的不適感就顯露出來。因而放棄革新。

3.老板專權，員工得不到自我發展

在小企業里，往往老板是整個命運的主宰者，老板的個人命運在企業里就顯得尤其重要。往往在遇到問題上，由于老板威信太高，導致下屬并不敢正面表達自己的觀點與意見。或者老板始終認為公司是自己的，公司的一切都自己說了算，遇事不懂得與同事商量與溝通便做出決策。某種層面上來講，員工在工作中感受不到成就感和被賦予使命感，從而抱著“當一天和尚撞一天鐘”的心態來面對工作。

圖一

（三）缺乏團隊意識，缺乏高素質人才。“企業的競爭，就是人才的競爭。是人與人之間力量和智慧的抗衡。”據調查顯示，有近一半的中小企業中技術人員占總人數的百分之十。在總員工數中技術人員高于五分之一的企業只占企業的百分之十五左右。雖然大多數企業管理者對各種人才市場信息把握的比較準確，但是涉及到企業內部管理特別是對人才的招聘、培訓和留用時就會力不從心、漏洞百出。經營的作風也比較單一、缺乏全局意識，使企業在留用優秀管理人才上難上加難。另外，小企業在管理時，往往忽略企業文化發展，一個沒有企業文化的公司，就沒有了“魂”，很難留住優秀人才及開展團隊文化建設。

（四）缺乏資本運作，自給自足的管理模式。多數中小企業在管理中，采取了自我發展，“自給自足”的管理模式。由于運營條件的限制，一般沒有能力實現管理職能的專門化，管理中不少工作由一人身兼多職，甚至于重復勞動等問題。由于管理者水平較低，往往出現某一個領導階層專權的現象出現。而融資渠道過于單一，使中小企業承擔風險能力不足，資信較差，往往存在較高的財務風險。我國中小企業普遍資產負債率偏高，其中小企業高于大型企業7%，由于流動比率偏低，導致平均中小企業的壽命為2.8年。

二、中小企業中無紙化辦公的現實意義

（一）節約了時間及成本消耗，提高辦公效率。電子審批的方式，一定程度上節約了時間成本，基本上可以實現當天提交審批，當天結束流程。在身處異地的情況，仍然可以保證工作效率。另一方面，對于歷史查找，可以隨時隨地，避免出現，今天休息，就無法處理緊急工作的情況。無紙化辦公系統主要基于內部的局域網，在聯網的情況下，可以擺脫時間地域的限制。對于小企業來講，梳理辦公流程，制度化、規范化管理大大減少了成本消耗。

（二）避免管理過程中的意見相駁而產生的矛盾沖突。在小企業管理的過程中，往往由于團隊人員較少，個人感情往往給管理帶來很多實際困難。通常，因為害怕拒絕或者反對管理者的觀點，讓我們變得“默不作聲”、不敢表達觀點等。無紙化辦公系統是采取線上網絡管理的辦法，并通過網絡的形式進行傳送，它讓我們做到責權明確，權限分明，誰的責任由誰承擔。各個部門之間，小的團隊之間，甚至，在極小的微型公司里，可以直接與領導線上進行有效溝通，促使工作的順利進行。

（三）規范辦公流程，排除安全隱患。所有的文件、數據采取線上管理的模式，對小企業的重要程度甚至超過了大企業。由于小企業常常會發生一人多職位和職責劃分不明確等問題，在一個崗位的員工離職沒有交接的情況下，很容易出現文件、文檔丟失，及歷史文件無法延續保存等問題，遇到這種情況，我們就依賴于存儲在服務器上的歷史數據去維護公司的正常運轉。線上管理保證了公司文件及數據的安全性，當一個員工離職時，所有的文件保存在公司的服務器中，只有小范圍權限的管理者，可以查看轉移這些資料，管理者可以在必要的情況下對于這些數據進行相應的控制。

（四）促進行政事務公開，營造良好工作環境，公司通往流程制度化的橋梁。中小企業開展無紙化辦公，是信息公開的一部分，員工之間避免互相猜忌。一定程度上，公司信息透明化、公開化，是一個公司往良性道路上發展的必經之路。在中小企業里，往往業務性的工作多于事務性的工作，管理者沒有投入很多時間進行行政管理方面的建設，甚至忽略了行政管理的重要性。無紙化辦公系統的建設，事實上是幫助中小企業主及管理者進行一部分的行政管理工作。

（五）節能減排，保護資源。低碳辦公即是指在節約相關能源的前提下的辦公，減少污染物的產生及排放，可以回收并利用這些產品。無紙化辦公恰恰做到了這一點，它是不需要紙張的低碳辦公方式。為小企業可以減少在辦公用品上的投入成本。除此之外，減少對于紙張，油墨等原材料生產過程中所產生的垃圾對環境造成污染。

三、無紙化管理在中小企業管理中現實建設

（一）管理者思想的轉變及支持。在中小企業無紙化辦公管理過程中，需要多個部門的配合并貫徹落實，有些管理者往往存在著固化思維，一部分企業甚至只有一個專權的老板，他們不愿意對企業做出變革。而初期線上系統的建設離不開管理者的支持，各級管理層起到了良好的示范和帶動作用，這為無紙化辦公的執行、后期的系統維護、穩定發展奠定了基礎。通常，無紙化辦公系統的使用有兩種方式：自行開發或外部租用及購買。因此，資金的支持也是無紙化辦公在小企業中需要破除的一大障礙，我們應當說服管理者，積極做出變革。

（二）權責明確的無紙化管理制度。統一規范流程，做到責權劃分明確，并對每一個環節做好權限設計與控制，開設各級員工的操作權限。基于中小企業管理自身的局限性，因此，中小企業需要建立更簡易、緊密且目的性更加明確的線上管理系統，內容設計不必過于復雜的系統更適用于中小型企業，能夠做到快速普及，功能操作簡單，建議設計項目管理、銷售管理、行政人事管理及財務管理四大主要板塊。應由專人組織大家培訓，盡快適應無紙化的管理模式，使得工作起來提高效率，盡快的投入到工作中。

（三）統一管理平臺，培養員工無紙化工作習慣。通過加強行政管理的手段，嚴格對公司質量進行控制，積極做好公司紙張、墨盒等辦公耗材登記管理，減少原材料的采購，做好能選擇無紙化工作，絕不用紙張打印處理，在循序漸進中減少線下消耗，逐漸準備向無紙化管理做轉移。

（四）正面積極宣傳，加強合作者之間的無紙化合作進程。推行無紙化辦公，不是一個人的力量，需要整個公司內部各個部門的幫助和配合。在與中小企業與供應商的合作過程中，很多企業都希望建立一個軟件、建立一個客戶關系管理部門，使得有客戶之間的關系合作更加緊密，但事實上，這幾乎不太可能，因為客戶管理工作是一項長期工作，但我們可以把它作為一項長期工程，利用互聯網對客戶進行在線溝通、合作、合同制定簽署、保存、關注項目進展。這種模式一旦向客戶推行，就需要有一個長線心理準備，在最初與客戶推行階段，可能會遭到客戶的拒絕。因此這就需要在遇到問題的時候保持正面的姿態，積極調整，才有可能取得成功。

四、結語

無紙化辦公對小企業帶來的優勢和機會是毋庸置疑的，它在多方面解決了中小企業管理困難及管理混亂的情況，并且促使領導逐漸下放權力。但不可否認的是，在某些特定的情況下，我們還是無法做到完全依靠無紙化辦公。例如：保密文件、信函的發送管理、財務報銷等。我們不能盲目追求無紙化辦公，把本來簡單的工作變得復雜化。應當適當的結合紙質管理，發展并優先使用無紙化管理，減少能源消耗。但是，在電子化信息發展的今天，無紙化管理正在逐漸替代傳統紙質管理。

[1]朱瑞珍，蔣晗暉.我國中小企業管理的現狀及對策[J].商場現代化，2006（02）.

[2]魏 明.中小企業客戶管理實踐[F],現代冶金，2010（01）.

[3]解 靜，淺議無紙化辦公[G].工業，2016（11）.