基于辦公室綜合業務提升需求的臺賬管理體系建立

孟夏卿+孫如雷+孫捷韻

摘 要 臺賬管理是規范化管理的基礎，是提升辦公室業務管理的有力支撐。本文以國網、上級要求及內部管理需求為核心，細化辦公室業務流程過程控制，明確臺賬種類、臺賬內容及臺賬標準，建立規范化臺賬管理體系。

關鍵詞 辦公室業務管理 臺賬管理 精益化管理

一、前言

辦公室是一個綜合性較強的服務部門，其工作的各個方面都可能影響執行力效果，其管理水平直接關系到單位各項工作的正常運轉。臺賬是管理制度的附表，是管理過程中留下的憑證。臺賬可以幫助管理者理順日常工作程序，提高工作效率。

在電力體制深入改革的背景下，公司辦公室業務逐漸增多，其工作的難度也相應增強。綜合性業務本身易使崗位人員壓力大，影響工作質量及工作效率，而深層次服務和智慧型部門建設又對辦公室業務能力提出了更高的要求。因此，辦公室在本部門管理優化中，首先要創新臺賬管理模式，以夯實辦公室綜合業務基礎管理，落實辦公室綜合業務痕跡管控，從而促進綜合業務水平的提高。

二、主要做法

以國網通用制度為基礎，以國網、上級要求及內部管理需求為核心，細化辦公室綜合業務流程過程控制，并在需求明確的基礎上，設計臺賬種類、臺賬內容及臺賬標準，創新臺賬管理模式，優化資源配置，強化監督、管控，從而建立全覆蓋、全流程、全員資料臺賬管理體系。主要做法包括：

（一）明確目標，設定臺賬管理創新思路

基于綜合性業務、深層次服務及智慧型部門的挑戰，公司創新臺賬管理模式，落實以臺賬憑證為基準的基礎精細化管理，通過查閱臺賬憑證幫助管理者理順日常工作程序，提高工作效率，并可隨時了解目前工作是否按計劃進行，是否碰到難題，從而發現問題、把握細節，以查漏補缺、集中攻堅、督促落實，實現管理的可控性。具體實施思路如下：

以國網、上級管理的要求和公司內部管理需求為導向，以辦公室綜合業務為基礎設計合理的臺賬模式，以匹配業務實施與管控的要求；針對不同的臺賬模式，明確運行的周期與記錄方式等要求，設定保存期限，并建立相應共享機制；通過對內容與節點、臺賬形式、通道等的整合，實現臺賬管理精益化；最后，落實資源保障，強化監督實施。

（二）以辦公室綜合業務提升為導向，梳理臺賬管理要求

辦公室業務工作紛繁復雜，通過加強臺賬管理，能夠落實各項業務實施痕跡，并通過臺賬記錄的應用，一方面可以直接應用到業務實施，提升工作效率，另一方面也可以通過分析相應記錄，完善各項工作機制，實現辦公室各項業務規章制度、標準規程的優化改善。

辦公室臺賬管理以提升辦公室綜合業務為核心，依據辦公室的綜合業務范圍，梳理國網及上級公司臺賬管理要求。以辦公室業務綜合流程為基礎，以辦公室綜合業務管理提升為導向，明確流程控制節點及節點臺賬管理要求。

（三）以管理要求為目標，創新臺賬管理模式

以業務負責人為主體，依據辦公室內部管理需求，設計包括原始憑證、督查表、統計表、清單、備忘錄、計劃、總結7類臺賬。并根據不同臺賬的要求，設計臺賬記錄的內容及標準，重點明確：

1.完善臺賬內容。以信訪工作為例，結合信訪日常工作特點，針對每次來信、來電和來訪及時登記，并形成信訪信息統計表，確保所有信訪件信息齊備；針對時間歷程較長的復雜信訪件，建立專檔，記錄形成處置過程備忘錄。并結合上級公司要求，及時完成交辦件的處置和辦結報告，并于每月完成信訪穩定工作月報及不穩定因素排查表、季度分析報告，全方位加強對于信訪件的預警、分析、總結和妥善處置。

2.創新臺賬管理方式。針對不同的臺賬內容，創新臺賬管理模式，從而精細、便捷落地臺賬內容。以信訪與公務接待業務為例。

在信訪業務建立“一案一檔一表一賬”的動態“流水賬”，確保事事有賬可循，有檔可查。以“一表”對信訪的每一案實現“全”記錄；以“一檔”對重要案件實現“專”記錄；以“一賬”對跨度較長案件實現“完整”記錄。

在公務接待業務方面，建立“3+X”的模塊組合式臺賬管理法，確保公務接待流程標準規范，提升公務接待管理水平、提高綜合服務工作效率。“3+X”的模塊組合式臺賬管理辦法中的“3”便是任務單、接待方案、職責分配表，“X”就是接待資源數據庫。

（四）以臺賬模式為基礎，明確運行機制

1.確定臺賬記錄周期與方式。對于不同的臺賬記錄，按照需求設定記錄周期。在記錄方式上，以電子化為主，對于條件限制或性質本身要求，如會議批示、合同流轉單及用印申請單等必須建立紙質臺賬。

2.設定臺賬記錄的保存期限。根據《上海市電力公司文件材料歸檔范圍及保管期限表》要求，嚴格各類臺賬資料的保管期限。

3.建立共享平臺，實現臺賬資源分級共享。公司按照各類臺賬的共享權限分層分級，分為公司范圍內共享、相關部門共享、部門內部共享、專業條線間共享和專業內部共享。

（五）以精益化為目標，實施精益整合

1.臺賬內容與節點整合。對于國網及上級有明確要求的，以上級要求為準；以辦公室綜合業務流程為基礎，梳理業務節點，控制業務流程的關鍵節點，去除不必要的臺賬。

2.臺賬形式整合。簡化臺賬表單形式，將多個節點的臺賬整合到一張表中，如制度廢止會簽單，一張標準覆蓋業務開始到結束端到端的臺賬。

3.通道整合。建立資料臺賬與檔案、協同辦公的接口，實現通道整合，為快速獲取數據及建立共享機制奠定基礎。

（六）落地臺賬管理模式，優化資源配置

全員參與、定職定責，整合各業務條線臺賬記錄，形成精益化臺賬管理體系。依據梳理出的臺賬，辦公室召開專門會議，對現有臺賬進行整合。以業務負責人為業務臺賬的管理者，對于有交叉的模塊進行切分，明確臺賬管理的負責人。

（七）強化監督，促進臺賬管理有效實施

1.實行動態管理，強化過程監管。辦公室工作臺賬采取自查與監督結合的方式，做到周自查、月交流、年總結。每周，對應標準各崗位對本崗位的臺賬工作進行自查，記錄并改善發現的問題；每月，辦公室副主任對各崗位的臺賬工作進行檢查，并在月度辦公室會議進行交流、分析；年度，各崗位對自身臺賬管理工作進行總結。

2.與個人績效考核直接掛鉤，激發人員積極性。將辦公室各專職績效管理情況納入全員績效管理綜合評價中，確保每個專職都有相應臺賬管理要求，由各業務分管副主任根據季度內各專職臺賬管理情況進行綜合評定；由辦公室主任根據各專業臺賬管理成效及監督檢查力度對副主任進行績效綜合評價。對于在臺賬管理工作中有突出表現（有創新做法，并獲得一致認可、推廣的）的人員給予額外的績效加分，并直接將加分納入人員的年度績效考評中。

三、結語

實施基于辦公室綜合業務提升需求的臺賬管理體系，有利于辦公室各崗位建立自己的工作賬本，對每天的工作內容加以記錄，對工作的完成情況進行說明，從而使得業務人員明確自己的崗位職責，理順日常工作程序，提高工作效率，最終提升辦公室的綜合業務能力。基于辦公室綜合業務提升需求的臺賬管理體系的建立，對其他公司提升辦公室業務管理水平具有借鑒意義。

（作者單位為國網上海市電力公司檢修公司）