芻議如何管理電力系統檔案

張愛貞

【摘要】盡管文檔管理是企業發展的基礎，但是依然被大部分企業所忽視，電力系統也是如此。本文將結合當今社會里電力系統企業對于檔案管理中存在的一些問題進行說明，并進一步討論如何提升電力系統企業檔案管理的水平。

【關鍵詞】電力系統；檔案管理

隨著社會的不斷進步，人口素質的不斷提高，越來越多的人已經開始意識到良好的檔案管理，有利于企業的平穩發展。電力系統的檔案包括原始數據設計規劃和電力的生產信息，具有極強的系統性、縝密性和科學性，多年累積的電力系統檔案可以推進整個行業的發展，但是，在目前的電力系統檔案的實際工作中存在著一些不容忽視的問題，值得關注。

一、電力系統檔案管理的重要性

電力系統行業具有極強的技術性和科學性，這直接導致了電力系統檔案是極為繁瑣和復雜的，因此檔案管理工作十分艱巨。首先，電力系統的檔案記載著企業發展的原始數據，而電力行業的快速發展，正是建立在這些原始數據的基礎之上的；其次，電力系統的檔案記錄著各個地區電力的生產和供求信息，電力企業每年都會提前對于其管控地區的電力需求進行合理的預測，然后根據預測的結果安排明天的生產計劃，在電力系統檔案數據的支持下，企業對于用戶用電量需求的預測將更為準確，而電力生產計劃也更為周詳。

二、目前電力系統檔案管理的現狀

（一）從業人員素質低且變動頻繁

根據電力行業的特點，企業在招收電力系統從業人員時，往往會挑選那些電力專業的畢業生，他們有著較強的電力系統專業知識，但是對于文檔管理是初學乍練十分陌生的。而電力企業往往會安排那些年邁、多病的員工到檔案管理崗位，這些員工只有電力方面的專業知識，對于文檔管理毫無經驗，再加上年齡較大，接受新鮮事物的能力較差，在實際工作中經常會出錯，導致電力系統檔案管理工作出現混亂。在這樣的混亂局面出現多年之后，反而在人們的潛意識里已經將文檔管理工作崗位默認為一個“閑職”、一個養老的地方，在個別電力系統企業，甚至會出現企業領導將個人的親屬安排在檔案管理崗位進行過度，待時機成熟之時，立刻將其調離。而檔案管理工作本身是一項極為復雜、繁重且責任重大的工作，將在崗的工作人員在未進行工作交接的情況下立即調離，對于新接手的人來說是極為困難的，如果新接手的員工是一個毫無檔案管理工作經驗的新人，是極有可能在未來的工作出現檔案遺失或檔案混亂的情況的，進而給企業帶來不必要的損失。

（二）企業領導重視不足

在當前的電力系統企業之中，仍存在個別領導輕視對于電力系統檔案的管理，將全部的精力投入到生產建設之中。在他們看來，檔案管理是一項十分獨立的工作，文檔資料只不過是廢紙一堆，毫無使用價值。因此，企業的檔案管理制度松散，毫無約束性。

（三）檔案管理投入不夠

在企業領導對于檔案管理工作不夠重視的情況下，企業自然不會為檔案管理工作給予更多的資本投入。但是隨著企業的不斷發展，所形成的檔案也越來越多，現有的檔案室已無法容納更多的檔案，同時，檔案室已多年未更新防蟲措施，大量珍貴的文檔存在被蟲食的隱患。

三、解決電力系統檔案管理工作中出現問題的措施

（一）提高從業人員素質

在電力系統企業進行人員招聘時，不應只招聘電力系統專業的人員，應該考慮到檔案管理工作的實際需要，招聘一些檔案管理方面的人才，并對其進行必要的崗位專業培訓。在選擇檔案管理從業人員時，應充分考慮到檔案管理工作的重要性，選擇工作能力強的人，以應付檔案管理繁重的工作；選擇業務能力強的人，以應付電力系統檔案的復雜性；選擇有耐性并抗壓能力強的人，以應付檔案管理工作帶來的巨大壓力。由此可見，檔案管理工作是一項十分艱巨的工作，而檔案管理的從業人員要求也是極高的。

（二）提高企業領導的重視程度

要用事實來轉變企業領導過去錯誤的思想，經過不斷的說明情況，培養其檔案管理意識，從根本上改變領導對于檔案管理工作的態度。在實現這個初步目標之后，要組織企業的領導班子，結合企業的實際情況和電力系統檔案工作的特殊性，制定出一個嚴謹的檔案工作管理規定，并要求檔案管理從業人員嚴格按照管理規定的內容進行工作，同時，在企業員工到檔案室借閱資料時，也必須嚴格執行檔案管理規定，避免了因為員工借閱而遺失檔案情況的發生，以保證檔案管理工作有序進行。

（三）加大對于檔案管理工作的力度

在改變企業領導對于檔案管理工作態度的情況下，要加大企業對于檔案管理工作的投入。首先，要擴大檔案室的空間，以滿足日益增多的文檔存放；然后，采購檔案管理工作所需要的硬件設施，將老舊失修的替換掉，并增加防蟲措施，防止文檔被蟲食；最后，要提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，在端正了對于檔案管理工作的態度后，明確了檔案管理工作實際上是十分艱巨的，在提高了對于檔案管理工作要求的同時，也應該適當的增加檔案管理從業人員的薪金。

（四）結合現代化技術提高檔案管理水平

隨著科學技術的不斷進步，現代化信息技術應該為工作和生活提供了很多的便利。電力系統的文檔工作在現代化信息技術的支持下，可以實現快速提升工作水平的目標。例如，可以將紙質的文檔轉換為電子版文檔，既為檔案的存放節省了空間，同時也避免了文檔被蟲食的情況。同時，利用最新的文檔管理軟件，檔案管理人員可以文檔分類更為細化，為將來查找文檔提供的極大的便利。

四、結論

電力系統檔案是十分重要的，各電力系統企業應加大對于檔案管理的力度。不但要將工作能力強、責任心強并有耐性的員工安排在檔案管理的工作崗位；而且要加大對于檔案管理的投入，提升檔案管理的硬件設施，為檔案管理工作的順利開展打下良好的基礎；同時，要加強思想教育工作，為檔案管理的從業人員灌輸其工作的重要性，加強其使命感。盡管要搞好電力系統的檔案工作是一項十分艱巨的任務，有大量的工作需要安排，困難重重，但是只要企業能夠堅定信心，由企業領導帶頭，上下一心，就一定可以管理好電力系統的檔案，并為企業的平穩發展奠定堅實的基礎。

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