論會務工作文書寫作

陳田

【摘 要】隨著科學技術的進步與發展，人們通過會議增進溝通、交流、協作。本文論述了會議記錄、會議紀要的特點、類型與寫作要點，分析了會議記錄與會議紀要的區別。本文的論述內容對于會務工作文書寫作具有指導意義與借鑒作用。

【關鍵詞】文書寫作；會議記錄；會議紀要

1.引言

會議是人們為了解決某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規模的人員流動和消費。作為會展業的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進市政建設、創造經濟效。會務工作在企事業單位的日常工作中不可或缺，會務工作文書總結直接影響到整個會議的成效及后續工作開展的力度與實施效果。本文主要針對會議方案、會議通知、會議講話稿等的特點、類型與寫作要點等進行了論述。論述了會議記錄、會議紀要的特點、類型與寫作要點，分析了會議記錄與會議紀要的區別。

2.會議記錄

在會議召開的過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來，就形成了會議記錄[1]。會議記錄包括兩部分：一部分是記錄會議的組織情況，一般要求寫明會議的名稱、開會的時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等；另一部分是記錄會議的內容，要求寫明發言、決議、問題。這部分是會議記錄的核心。

2.1會議記錄的基本要求

會議記錄主要有如下要求：

☆準確寫明會議名稱，開會時間、地點，會議性質。

☆詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。

☆忠實記錄會議上的發言和有關動態。

☆記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。

2.2會議記錄的重點

☆會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動。

☆會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解。

☆權威人士或代表人物的言論。

☆會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論。

☆會議已議決的或議而未決的事項。

☆對會議產生較大影響的其他言論或活動。

2.3會議記錄的寫作技巧

會議記錄需要滿足一快、二要、三省、四代。一快，即記得快。二要，即擇要而記。三省，即在記錄中正確使用省略法。四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。

3.會議紀要的制作

會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項的公文[2]。會議紀要是獨立的公文文種，是會議的總結性文件，是對會議成果的如實記錄和集中整理。會議紀要必須是在會議記錄的基礎上加工整理而成，但它又不同于會議記錄，它重在“紀”字上，是對已開會議的內容進行了歸納梳理，是一種經過加工的兼有備查、傳達和指導性的下行文。

3.1會議紀要的寫作特點

通知具有如下特點：

☆紀實性：會議紀要是根據會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，必須如實反映會議內容。

☆概括性：會議紀要并非記錄，要對會議內容綜合概括，歸納精髓。

☆約束性：對于會議紀要，作者無權變動會議議定事項，更不能隨意改動會議上達成的共識和形成的決議。

3.2會議紀要的類型

會議紀要主要包括下面兩類：

☆辦公會議紀要——用以傳達由機關、單位召開的辦公會議所研究的工作、議定的事項和布置的任務，要求與會單位和有關人員遵守執行。

☆專項會議紀要——是指專門工作會議、專題討論會、座談會、交流會、學術研討會等會議形成的紀要。

3.3會議紀要的標題

會議紀要的標題應采用下面幾種命名方式：

☆會議名稱十文種

☆發文單位名稱十會議名稱十文種

☆紀要內容十文種

☆正題十副題

3.4會議紀要的正文

（1）開頭部分——會議概況

開頭部分要高度概括會議的基本情況。

☆會議召開的目的、指導思想或依據；

☆會議的時間和地點；

☆會議名稱和主持單位及與會代表；

☆會議的主要議程；

☆會議的主要收獲和總體評價。

上述各項，并非每件會議紀要都需要具備，要根據需要取舍及論述詳略。會議概括完成后，可用“會議紀要如下”或“會議確定了如下事項”為過渡轉入會議主體部分——主要精神部分。

（2）主體部分——會議事項，即主要精神：主要撰寫會議討論問題的意義、目的、工作情況、今后應注意的事項及工作的安排。

可以選擇應用不同的方式撰寫：

☆條項式寫法：把討論的問題和決定的事項，分條分項寫出。會議討論了幾個問題，紀要就以幾個問題各自成一點寫出；

☆綜合式寫法：按性質綜合為若干部分，然后逐一寫出。這種寫法有利于概括豐富內容，從原則高度上把問題說深講透；

☆摘錄式寫法——摘要直記會上發言內容，按發言順序或按內容性質歸類寫出。這種寫法可以使人覺得客觀、真實。

會議精神撰寫注意事項：

☆要綜合提煉會議結論，善于區別一般意見和表態性的結論意見；

☆要善于抓住主管領導人或某些權威人士發言的精神實質；

☆要緊緊抓住會議主持人的意見，尤其是其總結性發言；

☆要把握多數與會人員的意見，特別是對重大問題產生分歧而最終未能統一時，應以多數人的意見作為結論性意見。

（3）結尾部分：一方面會議紀要可以在最后提出要求和希望，或發出號召；有的會議紀要則將要求和希望放在會議主體的主要精神部分。另一方面，此部分一般對會議評價或向會議主持單位表示致謝等。另外，標明成文日期，日期也可在題注中標注。

4.會議紀要與會議記錄的區別

會議紀要與會議記錄的主要區別如下：

☆性質上：會議記錄不是公文，是會議的原始記錄，用于存檔備查；而會議紀要的性質是法定公文，要發送給有關單位，寫作要求按需使用，不是每會必寫。

☆內容上：會議紀要是對會議記錄進行整理加工的會議上達成的一致認識，是會議內容的要點；會議記錄是會議發言的原始記錄，基本上應該做到有言必錄、全而不遺，每會必錄，如實反映會議情況，不加整理歸納。

☆形式上：會議紀要基本上按照行政公文的規范格式；會議記錄沒有統一的格式，多是各單位自定。

☆功能上：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

5.結語

本文針對會務工作文書寫作，論述了會議記錄、會議紀要的特點、類型與寫作要點，及其會議記錄與會議紀要的區別。對于會務文書寫作具有一定指導意義和參考價值。

參考文獻：

[1]王云奇. 會議文書寫作規范與實用例文全書[M]，中國紡織出版社，2011.01.

[2]李廣明. 應用文寫作范文大全[M]，當代世界出版社，2010.04.