高職院校檔案庫房管理中存在的問題及對(duì)策探析

周宗相

[摘要]：本文立足我國高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，結(jié)合檔案庫房管理中存在落實(shí)不夠、缺乏有效保障措施的弊端與問題進(jìn)行了認(rèn)真分析、文章提出了高職院校檔案管理的完整和安全的具體性工作，闡述了檔案庫房管理的相應(yīng)對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]：高校檔案庫房管理 存在問題 對(duì)策

一、引言

高職院校檔案是學(xué)校以黨政管理、教學(xué)、科研、等活動(dòng)中形成的，具有參考、保存價(jià)值的各種形式與載體的歷史記錄。是記載學(xué)校發(fā)展建設(shè)的歷史過程，也是高職院校領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，更是對(duì)學(xué)校工作查證的憑證。同時(shí)，也是做好單位工作的基礎(chǔ)和前提。做好日常的、具體的庫房管理工作，是做好檔案保管工作的基礎(chǔ)，是整個(gè)檔案工作順利進(jìn)行的必要因素。做好檔案保密、維護(hù)檔案安全，也要正確理解保密與利用的關(guān)系，注重檔案密級(jí)變化，做好檔案降解密工作，作重加強(qiáng)高密級(jí)檔案的管理。高職院校檔案庫房是集中統(tǒng)一保管儲(chǔ)藏永久放置學(xué)校檔案的重地。檔案庫房管理工作做得好與不好，直接影響到學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)，也是衡量學(xué)校檔案管理工作及辦學(xué)水平的重要標(biāo)志。檔案庫房管理是學(xué)校檔案工作的重要內(nèi)容。為學(xué)校黨代會(huì)、教代會(huì)、工代會(huì)、校慶等重大活動(dòng)提供有效資料保障。也給高校管理好檔案庫房提出了更高的要求。

二、檔案庫房管理存在的問題

1、人員的配備不齊造成的不良現(xiàn)象

許多高職院校沒有按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置檔案庫房管理的專職管理人員，有些檔案管理人員政治素質(zhì)不高，工作原則性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)不熟悉，工作不踏實(shí)，部分工作人員工作不安心的現(xiàn)象，大多數(shù)是由檔案館（室）負(fù)責(zé)人、科長和檔案專業(yè)管理人員來代替完成檔案庫房管理專職人員的職責(zé)與任務(wù)。配備人員少，由于檔案專業(yè)人員工作任務(wù)繁重，收集、整理、編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算機(jī)輸入等工作。檔案館（室）負(fù)責(zé)人綜合管理事務(wù)龐雜，有些對(duì)檔案庫房管理工作不夠細(xì)致的現(xiàn)象。只是把歸檔文件資料放入庫房密集架（柜），沒有把文件材料進(jìn)行收齊、分類、整理、編號(hào)歸檔就直接裝入庫房密集架（柜）的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平。而導(dǎo)致檔案庫房零亂的狀態(tài)。在部分高職院校檔案管理人員當(dāng)中有文化水平參差不齊、專業(yè)管理知識(shí)不夠扎實(shí)的現(xiàn)象。給檔案管理工作造成一定的困境。

2、對(duì)檔案庫房的設(shè)施設(shè)備落實(shí)不夠完整

檔案庫房的設(shè)施設(shè)備沒有及時(shí)按照標(biāo)準(zhǔn)配備，落實(shí)不到位；然而是有些領(lǐng)導(dǎo)口頭要求信息化管理，比如基本的設(shè)備，計(jì)算機(jī)都還處于很早期使用的、有些設(shè)備處于嚴(yán)重老化。沒有及時(shí)更新。有的電線未按照國標(biāo)布線、沒有安裝滅火自動(dòng)噴淋、沒有配備冷殺蟲設(shè)備。

3、對(duì)檔案庫房管理發(fā)生安全事故時(shí)的處置不夠理想

有部分學(xué)校的檔案管理部門對(duì)檔案庫房發(fā)生災(zāi)情時(shí)。不知道怎樣應(yīng)對(duì)所發(fā)生的災(zāi)情進(jìn)行及時(shí)有效處置，沒有健全檔案庫房安全事故預(yù)防、報(bào)告機(jī)制，沒有完善應(yīng)急預(yù)報(bào)案，沒有組織演練、示意圖不齊，門窗不是防火、防盜門，而且還有木門窗。有些檔案庫房沒有按照國家標(biāo)準(zhǔn)修建。通風(fēng)效果不好、未有進(jìn)行對(duì)庫房防潮防水處理；更有的檔案庫房下雨天甚至還有水滲透進(jìn)入檔案庫房地面。導(dǎo)致檔案庫房地面長期處于潮濕狀態(tài)。有的庫房沒有過度間，窗戶較多較大、質(zhì)量較差、不符合使用要求。而有些學(xué)校對(duì)檔案庫房管理工作更是不被重視，檔案（館）室管理負(fù)責(zé)人員沒有向上級(jí)主管部門報(bào)告保管實(shí)際情況。應(yīng)該報(bào)廢的設(shè)備沒有按規(guī)定辦理報(bào)廢手續(xù)。有部分過期檔案沒有按時(shí)或按檔案相關(guān)法律法規(guī)銷毀；出現(xiàn)蟲蛀了。檔案庫房庫藏一直處于隱患狀態(tài)，造成檔案損毀的現(xiàn)象。

三、做好檔案庫房管理的對(duì)策

1、做好檔案人員的配備及相應(yīng)待遇問題

鑒于目前檔案庫房管理工作基本上是檔案館（室）負(fù)責(zé)人、檔案專業(yè)人員兼任。學(xué)校在人員配備時(shí)，應(yīng)嚴(yán)各按照檔案管理要求和相規(guī)定配齊工作人員。比如制定提高檔案專業(yè)人員的政治待遇和國家政策允許范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)待遇等措施，落實(shí)人員編制、檔案庫房所需要的設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)。

2、規(guī)范和完善檔案管理制度

規(guī)范和完善高職院校檔案庫房的規(guī)章制度是制度建設(shè)的必要因素，因此，在制度建設(shè)中要進(jìn)一步創(chuàng)新和深化。如檔案庫房管理工作列入考核，在每年，每季度對(duì)檔案庫房管理的情況進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、總結(jié)。明確檔案庫房管理人員的職責(zé)，讓檔案庫房管理人員有較強(qiáng)的責(zé)任感、事業(yè)心。提高他們的積極性。由學(xué)校的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織建立工作制度，需高度重視，要經(jīng)常到基層調(diào)研，廣泛征求第一線工作人員意見的基礎(chǔ)上，抓好制度建設(shè)。具體起草制定由檔案館（室）負(fù)責(zé)。更好地推動(dòng)檔案庫房管理工作的開展。

3、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，要把檔案管理人員的思想覺悟進(jìn)一步提高；然而，檔案庫房管理人員要以高度的政治責(zé)任感來重視檔案安全。對(duì)本職工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)。要有較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，要愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)。對(duì)于檔案庫房管理人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)的問題，各單位要對(duì)他們做好再教育工作，如進(jìn)修、培訓(xùn)、自學(xué)等方式來提高他們的專業(yè)知識(shí)水平，爭(zhēng)取成為全方位的業(yè)務(wù)能手，更好地履行“以黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的圣神使命。從而使其實(shí)現(xiàn)高校檔案庫房管理現(xiàn)代化建設(shè)的需要。因此，檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高非常重要。

4、檔案庫房管理中應(yīng)注意幾個(gè)細(xì)節(jié)

（1）檔案庫房不能長久關(guān)閉門窗，由于保護(hù)檔案的特殊要求，應(yīng)用樟腦精等化學(xué)箹品防蟲滅菌。庫房需要嚴(yán)密封，首先是放射性氣體——氡，氡是一種放射線性元素，符號(hào)Rn，無色無臭，不易跟其他元素化合，在真空玻璃管中能發(fā)螢光。在通風(fēng)條件良好的建筑物中，氡則隨空氣流動(dòng)而散發(fā)出去。若關(guān)閉時(shí)間較長，也會(huì)增大了庫房里面的空氣污染程度，檔案庫房空氣中所含有的微生物不緊是對(duì)檔案載體造成危害，還會(huì)導(dǎo)致檔案工作者、利用者身體健康造成危害。它們會(huì)隨著在空氣中的漂浮塵上、被人體通過呼吸道吸入或附著在暴露的皮膚上很多。同時(shí)，檔案庫房空氣中還含有甲醛、三笨污染較為明顯使人出現(xiàn)皮膚過敏、眼睛及呼吸道有刺激癥狀，致使人的免疫系統(tǒng)也會(huì)受到一定程度的影響。

（2）根據(jù)庫房檔案已有藏量，應(yīng)排列有序，整齊，充分利用庫房的面積，每年做好檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定銷毀工作，

（3）對(duì)庫房案卷總清點(diǎn)、檢查帳、卡、物是否相符，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。出庫的檔案最好不要超過一周，回庫（入庫）的檔案一定要經(jīng)過紅外線殺蟲和冰櫥冷凍除理。

（4）檔案庫房的防火安全納入議事日程，要以：預(yù)防為主、防消結(jié)合的原則。我們必須采取適宜檔案庫房的消防裝置。最適合檔案庫房防火滅火的當(dāng)首推二氧化碳滅火劑。

（5）檔案庫房的溫度、濕度超過允許值范圍之外就會(huì)對(duì)檔案的保管影響比較大，會(huì)出現(xiàn)害蟲繁殖快；生霉變質(zhì)的現(xiàn)象，會(huì)使日光中的紫外線光化作用增強(qiáng)；使有害氣體和灰塵呼吸附力增大，所以一般認(rèn)為不適宜的溫度、濕度，是各種有害自然因素中的主要危害，在各檔案保護(hù)工作中，調(diào)節(jié)好庫房適宜的溫度、濕度將起主導(dǎo)作用。

（6）為提高檔案庫房的安全保證，應(yīng)采取有效措施和方法；安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路。同時(shí)做好“八防”工作、技術(shù)管理，達(dá)到溫度、濕度適宜（標(biāo)準(zhǔn)溫度14-24C。，標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)濕度45-60%）。，庫房內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的任何物品。。

（7）由于現(xiàn)在高科技在管理中的作用，所對(duì)檔案庫房信息的采集、分析反饋的要求越來越高，即強(qiáng)調(diào)及時(shí)準(zhǔn)確。數(shù)字化改變檔案館（室）的傳統(tǒng)服務(wù)功能應(yīng)成為現(xiàn)實(shí)。有一個(gè)新的突破。更好地對(duì)檔案庫房實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理來提高檔案庫房管理的效率。

總之，高職院校檔案庫房管理的提升，需要我們對(duì)現(xiàn)在存在的問題有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，每個(gè)檔案管理的負(fù)責(zé)人、庫房管理的專職人員和檔案專業(yè)人員都應(yīng)盡其職責(zé)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)技能和理論知識(shí)以及管理水平。要以《中華人民共和國檔案法》與《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》為準(zhǔn)繩，以依法治檔的思維，科學(xué)的管理好庫房，就是要有很強(qiáng)的預(yù)見能力來進(jìn)行庫房管理的一切活動(dòng)，不斷改變，不斷創(chuàng)新，在實(shí)際工作中創(chuàng)造新的方法、新的管理模式，更好地促進(jìn)檔案庫房管理上一個(gè)新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

[1]高校評(píng)估工作引起對(duì)檔案工作的思考檔案教研.2008.

[2]國家教委辦公廳.高等學(xué)校檔案實(shí)體分類與教學(xué)檔案工作規(guī)范.成都：四川科學(xué)技術(shù)出版社，1994.

[3]國家教育委員會(huì)普通高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].1989.

[4]張翠華.淺談新時(shí)期檔案管理與利用工作存在的主要問題及對(duì)策.2010.