淺談辦公室的精細化管理

陸平

摘 要：辦公室是單位領導日常工作的辦事機構，承擔著對內、對外綜合協調的重要職責。辦公室工作事多繁雜，因為經濟的快速發展，社會分工向著精細化和專業化發展，管理的精細化成為迫切需求，如何應用精細化管理提升辦公室工作效率，提升單位的整體形象，拙文就此問題試做探討。

關鍵詞：辦公室 精細化 管理 規章制度 考核

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）10（b）-0075-02

辦公室作為單位管理的中樞部門，對單位的內外銜接和正常運轉起著重要的作用。辦公室內務工作從來都沒有小事，辦公室工作因與多個部門交接，同時也承擔對外聯絡的重任，任何一件事情處理不好都有可能引起單位內部矛盾，導致影響到工作的運轉，對外則會影響單位的形象。辦公室各項工作，決定了其必須走規范化與精細化的路線。

1 精細化管理的必要性

現階段，經濟在快速發展，商業社會中各行各業趨于越來越細地進行分工且專業化越來越高。而辦公室通常是單位的第一窗口，是單位提高管理能力的基石，同時也是單位領導層進行決策和各項規章制度落實實施的基礎。那么，必然要有精細化管理的要求將繁瑣的辦公室工作分類并根據輕重緩急進行統籌兼顧、合理安排，只有這樣才能提高辦公室工作效率。

辦公室管理工作主要體現出4個特點：綜合性、樞紐性、時效性、服務性。辦公室的工作特點要求辦公室工作必須實現精細化管理。從綜合性來說，辦公室承擔著單位行政、外事、通訊、公文、機要、印章管理等工作；負責領導的服務保障、接待、組織協調工作等。事情多而雜，內容涉及廣，幾乎無規律可循，很多工作都是臨時交代，這就要求在工作中要合理安排、分清主次、緩急有序。從樞紐性來說，辦公室是上情下達、下情上達的中轉站。一切的指令和工作安排都從這里經由領導之手傳達給各部門去執行，辦公室工作人員就應該及時完整地傳達領導的意思。從時效性來說，辦公室的工作主要是辦文、辦會、辦事，時限要求強，拖延可能會誤大事，這需要精細化管理、條理分明、按時按點完成工作任務。從服務性來說，辦公室就是為領導服務，為各部門服務，做到上行下效，調節好上下級的關系，發揮好窗口部門的作用，為單位創造更大的價值。

2 精細化管理涵蓋的內容

2.1 更新管理理念，提高服務意識、增強責任意識

辦公室作為單位運轉的中樞神經，工作雜且責任重大，因此迫切需要更新舊有的管理方式，引進精細化管理的理念。提高辦公室服務意識、增強辦公室員工的責任意識是辦公室自身管理工作的必要條件。辦公室員工需要有細節決定成敗的工作意識，任何事情都要做好做細；服務意識也是基本要素，通常我們講辦公室要服務好領導，但辦公室同樣要服務好基層，要做到主動服務，改變過去的被動服務的形式；同時必須要有責任意識，在辦公室各項工作中講質量、講原則，要有嚴謹負責的工作態度，落實各項工作，不能出任何的失誤。

2.2 健全規章制度，規范工作流程，加強工作考核

實施精細化管理，必須要有制度作為堅實保障。要結合工作實際，通過修訂和完善單位的規章制度，保證規章制度的可操作性及實用性，使規章制度成為規范員工工作行為的手段和提高服務效能的保障。

健全完善制度的同時，還需規范工作流程。按照辦公室工作內部規程細化工作流程，通過“一圖看懂”模式，用圖解方式表現程序，讓程序簡單化，同時完善各種手續，保證工作的規范化和標準化，只有每項工作都在陽光下實施，才能保證各個環節保持高效實施。

根據定崗、定職、定責的要求，明確細化員工的工作職、權、利，同時設置AB崗，提高辦事效能。緊密結合細化的權責提出合理的量化考核指標，將辦公室的各項計劃目標層層分解，落實到各個辦公室成員身上。通過辦公室定期例會、季度工作目標完成情況檢查、半年度部門人員工作考核、月度及年度個人績效考核等方式，負責對單位員工的工作進行考評，將考評結果與員工收入掛鉤，促使員工重視工作完成情況，只有這樣，才能提高員工的工作積極性，從而提高工作成績。

2.3 實現辦公自動化，節約成本

降低辦公運行成本是企業發展的必然要求，具體來講：一是實現辦公室各項日常工作的全電子化審批。通過無紙化辦公，不僅可以提高辦公效率、優化流程、信息共享和協同辦公，還可以節約辦公成本，降低損耗。二是規范車輛管理。在面臨車輛少、用車單位多的情況下，如何降低成本，最大程度上保證用車需求，是精細化管理必須解決的一個重要問題。對此，辦公室采取了一系列的措施，具體做法如下：（1）修訂完善車輛管理辦法，通過制度強化執行力，通過執行力體現管理效果。（2）做好臺賬記錄，車輛管理員對每天出車的情況進行詳細登記，包括駕駛員、乘車人、出車地點、出車時間、出車里程等；（3）為每輛車配備車輛檔案卡，檔案卡中包含該車輛的購買時間、歷次維修清單、保險清單等，并做好電子臺賬備查；（4）通過比價，選取一家性價比高的修理廠定點維修，降低費用支出；（5）量化和細化車輛加油管理，做好車輛油量消耗登記，杜絕異常情況發生。三是壓縮彈性支出。對管理措施進行量化和細化，通過比價集中采購和定點簽約，大力壓縮辦公費、通訊費、招待費等支出。

3 精細化管理的必要性

實行精細化管理，是事前設計，細在過程，重在結果，這不僅是一種管理方法，更是一種理念，一種認真的態度，一種精益求精的文化。辦公室精細化管理強調了辦公室工作中的細致和精確，每一位職工都是辦公室精細化管理的參與者，“天下難事，必作于易；天下大事，必作于細”，只有每個人都以精細管理的方法實施，從而實現積極的工作態度，扎實做好每項工作，把工作做實、做細、做好、做精，才能高質高效地完成辦公室的管理工作，才能將精細化的管理落到實處，保證整體工作的正常、順利進行。

參考文獻

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