電子檔案管理系統設計及其功能實現

湖北工業大學 唐明來

電子檔案管理系統設計及其功能實現

湖北工業大學 唐明來

電子計算機、通信技術、網絡技術等現代化的設備與技術已經滲透到社會生活的各個角落，伴隨而來的是大量的人們不能直接讀取的代碼形式的信息，在檔案學領域這些信息被稱之為電子文件，大量的電子文件要求檔案機構構建一個電子文件管理系統對這些電子文件加以管理。本文針對現有電子檔案管理系統重技術輕理論、缺乏對問題的深層次分析與比較現狀，在總結以往的開發經驗的基礎上，研究以全宗理論、來源原則、生命周期理論為核心，結合電子文件、電子檔案、文檔一體化、文件管理系統、檔案管理系統等為理論基礎，開發出具有現實性和技術領先性的電子檔案管理系統。

電子檔案；管理系統；功能實現

本選題的確定是根據中國檔案研究發展的大趨勢，以及國家檔案局將“電子文件和電子檔案管理方面的研究作為檔案研究工作的重點”的方針政策，并結合社會大眾對于檔案信息的需求情況而制定的。電子檔案管理系統設計及其功能實現：作為一個涉及多個學科和領域的交叉性研究課題，通過總結以往電子檔案管理系統的設計與開發經驗，結合檔案學中的核心理論與概念，設計、開發并實現一個能夠更有效的滿足檔案管理機構和用戶需求的電子檔案管理系統。

在檔案學中最重要的理論要數全宗理論了，全宗理論是檔案整理工作中的基本理論。全宗理論誕生于160多年前，在18世紀早期，歐洲的一些國家就根據事由原則對檔案進行整理，但是這種不分檔案的形成者，一律按內容采用歸納與演繹的方法來收藏和整理檔案的方法存在很多弊病，這種方法也只適用于對一些小型的機構的信息進行處理。1841年“尊重全宗原則”在法國首先列入檔案館基本條例之中，全宗的概念第一次正式的被提出，從此“同一機關的檔案應集中統一管理，不同機關的檔案不能混雜”這一理念逐漸被國際檔案學界所接受。20世紀30年代，德國檔案學家布魯士國家檔案館館長布倫內克在《檔案學—歐洲檔案工作的理論與歷史》中再次充實和修繕了全宗理論，布倫內克將來源原則理解為來源共同性與事由共同性二者的統一。在中國檔案學界也對全宗理論進行了深入的研究，1988年何嘉蓀教授和馮惠玲教授共同提出了主客體全宗理論，到20世紀末何嘉蓀教授和傅榮校教授在他們合作的專著《文件運動規律研究》中進行了更為深入的闡述。他們認為，文件是在社會活動過程中形成的，社會活動過程就成為文件/檔案的真正來源。

本系統的設計是以角色及權限管理為中心，因此角色和權限管理已經滲透到系統的各個環節之中，如果將角色和權限管理比喻成一顆大樹主干，那么其他功能就好比這顆大樹的枝杈，作者認為以角色及權限為核心進行系統的設計是一種軟件開發人性化的體現。在系統的實際工作中，我們其實很難感覺到角色與權限在設計及實現中的困難，這是因為在系統的使用過程中我們所能看到的只是前臺的頁面，而具體的 JSP(JavaServer

Pages)與數據庫實現過程是我們一般用戶很難想象的。一般人認為用戶與角色與權限功能打交道的第一面是在用戶登陸界面，而事實上當用戶向檔案機構遞交書面申請的同時用戶就已經開始領教角色與權限功能的威力了。當用戶遞交書面申請后，系統管理員就會根據用戶的信息將用戶進行角色劃分，于此同時將用戶的個人信息錄入到系統之中。

在系統的開發中作者遇到了很多困難，其中最難以解決的就是在獲取功能需求中遇到的。我們都知道電子檔案管理系統的功能需求必須和用戶的需求保持一致，用戶的需求是我們設計開發所要達成的目標。一個軟件系統開發項目中的功能需求定義了開發人員必須實現的軟件功能，這些功能在系統交付使用后要能夠幫助用戶完成他們的任務，以滿足業務需求。因此在電子檔案管理系統的開發過程中確定軟件的功能需求就必須要對原業務流程進行深入的了解，通過軟件手段將這些業務流程進行提取、抽象，并最終升華為符合用戶需求的軟件。

[1]鐘英．淺議電子文件管理系統的功能要素．檔案學通訊，2006（6），65-68.

[2]馬建軍．淺談文檔一體化管理．黑河學刊．2006（2），86-87.

[3]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密．浙江檔案，2004（1），21.

[4]張寧．淺析電子文件的原始性與真實性．檔案學通訊，2003（1），43-46.

2017-09-10）