改善高校檔案信息服務(wù)研究

王學(xué)娟

摘 要：本文立足于高校檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀，具體分析了改善檔案信息服務(wù)的必要性與現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出了應(yīng)對(duì)措施，以便更好地推動(dòng)高校檔案信息服務(wù)工作的有序開展。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息資源；應(yīng)對(duì)措施

檔案信息是信息資源的重要組成部分，其作用不可替代。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們逐漸認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要作用并給予重視。信息時(shí)代與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為高校檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，檔案工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新管理模式和運(yùn)行機(jī)制，將傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的檔案信息逐步開發(fā)成現(xiàn)代的、開放的、動(dòng)態(tài)的信息資源，為高校和社會(huì)提供更好的信息服務(wù)。

1 改善高校檔案信息服務(wù)的必要性

1.1 檔案信息特點(diǎn)是改善高校檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)條件。高校檔案信息是一種特殊的信息資源，總體而言，具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1）價(jià)值性。檔案信息兼具價(jià)值和使用價(jià)值，服務(wù)于教育、生產(chǎn)、生活和其他事業(yè)，滿足人們需求是檔案信息實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的重要途徑。

（2）時(shí)效性。文件從形成到永久保存或銷毀是一個(gè)完整的過(guò)程，檔案信息是有時(shí)效的。其時(shí)效性主要與其利用價(jià)值相聯(lián)系，“而利用價(jià)值與提供利用時(shí)間的長(zhǎng)短、利用的頻次的多少密切相關(guān)。一般情況下，它的使用價(jià)值與其所提供的時(shí)間成反比，與利用頻次成正比”。[1]

（3）擴(kuò)散性與共享性。檔案信息的此種特性不會(huì)造成信息源的丟失和信息內(nèi)容的改變，使得檔案信息能夠被充分利用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，成為全社會(huì)的共同財(cái)富。

1.2 檔案工作發(fā)展是改善高校檔案信息服務(wù)的主要?jiǎng)恿Α８咝５囊?guī)模化與信息化發(fā)展，加大了對(duì)檔案館軟硬件設(shè)施的建設(shè)力度，增添了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，但是目前檔案利用工作很大程度上仍以手工借還方式為主。近年來(lái)，數(shù)字化校園建設(shè)的加速發(fā)展使數(shù)字化檔案得到長(zhǎng)足發(fā)展。隨著高校數(shù)字檔案館的逐步建成，檔案信息組織形式也發(fā)生改變，紙質(zhì)檔案成為信息的一個(gè)分支，“館藏以網(wǎng)絡(luò)資源為依托，形式多樣化，檔案信息的傳播和利用方式將隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的普遍使用發(fā)生很大的變化，遠(yuǎn)程服務(wù)、聯(lián)機(jī)檢索將成為檔案信息傳播和利用的重要形式”。[2]就目前的情況看，高校檔案現(xiàn)有的服務(wù)方式及手段與檔案信息發(fā)展?fàn)顩r不相適應(yīng)，要促進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展，急需重視改善檔案信息服務(wù)機(jī)制。

1.3 高等教育變革是改善高校檔案信息服務(wù)的重要推力。現(xiàn)階段，高等教育呈現(xiàn)出大眾化發(fā)展，教育變革也如火如荼地進(jìn)行，教育和管理現(xiàn)代化步伐加快。高等教育發(fā)展變革對(duì)高校檔案工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，針對(duì)檔案部門的崗位化管理、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)、服務(wù)定位與資源共享等職能提出了具體要求。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，要求建立先進(jìn)的信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)教育和科技信息資源共享，高校檔案部門應(yīng)圍繞高等教育和學(xué)校的改革，“將檔案信息服務(wù)納入高校教育資源和公共服務(wù)體系中，改進(jìn)服務(wù)機(jī)制，不斷提升信息服務(wù)內(nèi)涵，把服務(wù)深入到學(xué)校教學(xué)、科研、產(chǎn)業(yè)工作中，從根本上適應(yīng)高等教育變革發(fā)展的需要”。[3]

2 當(dāng)前高校檔案信息服務(wù)存在的主要問(wèn)題

2.1 編研工作滯后，高校檔案信息開發(fā)利用率低。從整體上分析，現(xiàn)階段高校檔案編研工作水平參差不齊，存在一定的問(wèn)題和局限。實(shí)際工作中，高校檔案編研工作還很大程度上停留于淺層次的信息加工，而深加工的信息材料所占比重小，“編研材料存在著重文書輕科研、重歷史輕經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)象，編研成果檔次低，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的成果少，還不能完全滿足高校教學(xué)科研發(fā)展的需要，不能完全滿足黨政管理和決策參考的需要”。[4]相比于殷實(shí)的館藏，高校檔案編研工作顯得滯后，編研成果相對(duì)有限。檔案信息資源的開發(fā)利用相對(duì)于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)略顯薄弱。

2.2 信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，現(xiàn)代化服務(wù)水平偏低。目前，高校檔案館已逐步開展信息化建設(shè)，但從整體上看，信息化建設(shè)仍處于較低水平，現(xiàn)代化信息服務(wù)尚未普遍展開。通過(guò)對(duì)現(xiàn)狀分析，主要原因可以歸納為以下幾點(diǎn)：首先，缺乏宏觀的規(guī)劃管理。信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，應(yīng)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃作為指導(dǎo)。其次，缺乏有力的資金支持。部分高校對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視不夠，沒(méi)有給予足夠的資金支持，致使檔案信息化建設(shè)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)薄弱，發(fā)展滯后。再次，缺乏素質(zhì)過(guò)硬的人才隊(duì)伍。現(xiàn)階段，高校檔案館缺乏專業(yè)的信息人才，現(xiàn)有人員的信息素養(yǎng)及信息敏感度仍需大幅提升。最后，缺乏先進(jìn)的技術(shù)保障。在運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)等高新技術(shù)方面仍較為落后，實(shí)質(zhì)性的服務(wù)功能有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

2.3 服務(wù)機(jī)制滯后，高校檔案信息價(jià)值難以實(shí)現(xiàn)。高校檔案信息主要是服務(wù)于教學(xué)和科研，但在實(shí)際工作中，它卻并未為學(xué)校主體人員——師生，學(xué)校主流工作——教學(xué)、科研提供應(yīng)有的服務(wù)和發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。高校檔案信息出現(xiàn)“供—需”不能有效配合的尷尬局面。出現(xiàn)上述問(wèn)題，應(yīng)從利用者和檔案管理者兩個(gè)層面進(jìn)行分析：首先，利用者檔案意識(shí)不強(qiáng)，缺乏主動(dòng)利用的想法，師生對(duì)檔案和檔案工作缺乏應(yīng)有的了解，除非有特殊需要，難以想到主動(dòng)去利用。其次，檔案管理工作人員缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。檔案管理工作者的自身素質(zhì)、管理水平、服務(wù)意識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)等因素，均會(huì)對(duì)檔案信息利用者的需求產(chǎn)生影響。

3 改善高校檔案信息服務(wù)的相關(guān)措施

3.1 深層次加工高校檔案信息，提升利用率。為最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值，需對(duì)高校檔案信息進(jìn)行深層次加工，按專題、類別對(duì)檔案信息資源進(jìn)行二次以至于三次的加工、提煉和深度開發(fā)。信息時(shí)代，人們對(duì)信息的需求越來(lái)越大，對(duì)信息質(zhì)量的重視程度也越來(lái)越高。因此，高校檔案的信息服務(wù)應(yīng)注重質(zhì)量，以滿足利用者的需求。

（1）要注重信息的真實(shí)性。真實(shí)性是對(duì)信息的首要要求，只有真實(shí)的信息才具有實(shí)際價(jià)值，才能準(zhǔn)確反映事物的本來(lái)面貌，虛假信息不僅會(huì)造成信息的失真，也可能導(dǎo)致對(duì)事物的錯(cuò)誤決斷，影響服務(wù)質(zhì)量。

（2）注重信息的系統(tǒng)性。利用者利用檔案信息除需要原始信息資料外，對(duì)加工過(guò)的深度信息也存在不同程度的需求。所以，高校檔案館在提供傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)外，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的深度加工，力求在眾多信息機(jī)構(gòu)中凸顯優(yōu)勢(shì)。

3.2 多途徑推進(jìn)高校檔案信息化進(jìn)程，提供現(xiàn)代化服務(wù)。針對(duì)影響高校檔案信息化進(jìn)程的相關(guān)因素，可以從以下幾個(gè)主要方面著手：

（1）明確高校檔案信息服務(wù)發(fā)展方向。從宏觀上確定高校檔案信息服務(wù)的基本目標(biāo)，適應(yīng)信息社會(huì)及高等教育改革的需求，構(gòu)建一個(gè)兼具開放性、整體化、現(xiàn)代化的高校檔案信息服務(wù)體系。

（2）強(qiáng)化檔案工作的軟、硬件設(shè)施建設(shè)。高校檔案信息化建設(shè)離不開相關(guān)設(shè)施的有效保障。在信息化進(jìn)程中，高校檔案部門應(yīng)積極爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)給予各種資源的支持，以便為檔案信息服務(wù)提供有力支撐。

（3）組建素質(zhì)過(guò)硬的專業(yè)人才隊(duì)伍。專業(yè)人才是影響檔案信息服務(wù)質(zhì)量的重要因素，因此，應(yīng)注重兩個(gè)方面的工作：首先，在引進(jìn)人才時(shí)應(yīng)注重其信息素養(yǎng)及專業(yè)素養(yǎng)，最大限度地引進(jìn)專業(yè)技術(shù)與管理兼?zhèn)涞娜瞬拧Ｆ浯危凹哟髮?duì)檔案工作人員的培訓(xùn)力度，要求具有掌握外語(yǔ)及運(yùn)用信息工具的能力，檔案信息的獲取能力，檔案信息的鑒定及評(píng)估能力，檔案信息的加工和提煉能力，檔案信息的交流及傳播能力等信息服務(wù)素養(yǎng)”。[5]

3.3 完善檔案信息服務(wù)機(jī)制，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值。高校檔案信息價(jià)值要得到充分體現(xiàn)，可以從三個(gè)方面開展工作：首先，拓寬高校檔案服務(wù)范圍。提供檔案信息檢索和查詢服務(wù)，將價(jià)值高、利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過(guò)共享平臺(tái)，與其他高校開展合作，共享珍貴檔案信息資源。其次，發(fā)揮高校檔案信息服務(wù)的決策功能。“經(jīng)過(guò)開發(fā)加工的高校檔案信息及時(shí)傳遞給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各二級(jí)單位，可以為學(xué)校在管理體制和運(yùn)行機(jī)制等重大問(wèn)題的決策和實(shí)施提供科學(xué)依據(jù)：促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和科研水平的提高；促進(jìn)科技成果的轉(zhuǎn)化、推廣、應(yīng)用。”[6]最后，體現(xiàn)高校檔案信息服務(wù)于學(xué)術(shù)、科研的作用。科研是高校發(fā)展的重要推動(dòng)力，隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷發(fā)展，高校檔案工作的重心也轉(zhuǎn)移了，高校檔案信息深入到學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究等方面，充分發(fā)揮高校檔案信息服務(wù)的巨大作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張菊蘭.淺論高校檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新[J].鹽城師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2004（4）.

[2][3]戴秀文.高校檔案信息服務(wù)改進(jìn)探析[J].內(nèi)江科技，2012（11）.

[4]方彤.高校檔案信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新探討[J].蘭臺(tái)世界，2007（12）.

[5]燕慧.高校檔案信息服務(wù)的發(fā)展戰(zhàn)略研究[J].蘭臺(tái)世界，2005（5）.

[6]鄒潔.高校檔案信息服務(wù)探討[J].重慶職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007（5）.

（作者單位：承德醫(yī)學(xué)院 來(lái)稿日期：2016-12-08）