對企業檔案數字化建設的分析和思考

鐘健文

摘 要：隨著社會的進步，我國的數字化建設水平的發展也突飛猛進。信息網絡技術和計算機技術的迅速發展將人類推入了數字化時代。在當今這個競爭激烈的市場經濟時代，企業的各項工作必須與時俱進，跟上時代發展的步伐，才能夠確保在激烈的競爭中穩步發展。企業檔案管理工作在企業的運營發展過程中發揮著重要的作用，檔案管理工作不僅是企業生產經營活動的原始憑證和原始記錄，而且可以為企業的未來科學發展提供可靠的數字依據。因此，分析企業數字化檔案管理中存在的實際問題，并研究加強企業數字化檔案管理的有效策略，對于企業的穩定、健康、持續發展具有非常重要的意義。

關鍵詞：企業檔案 數字化建設 分析和思考

引 言

企業檔案是企業的信息資產之一，紙質版的檔案資料不利于保管，隨著現代信息技術的不斷應用和發展，加強企業檔案數字化建設，對于企業檔案的數字化保管、分級保管以及部署管理等具有重要作用。企業檔案數字化建設能夠實現對企業檔案資料的多形式管理，文件的轉換形式更加便利，并且能夠根據實際情況，完成檔案資料的查閱、檢查、補錄以及刪除、修改等。關于企業檔案數字化建設工作的具體實施方案和相關要求等均需要從實踐分析的角度展開研究與探討。

一、檔案數字化管理在企業管理中的意義

數字化的檔案信息和信息化的檔案管理手段是檔案數字化管理的兩個主要內容。檔案數字化建設是現代企業信息管理工作的主要內容，檔案完整性和使用價值的高低其實就是企業管理水平的一種體現。檔案數字化建設對企業管理來說，其一，由于縮小了占地空間，節省了保管費用，為企業節約了運營成本，還有效避免了傳統檔案管理中出現的資料反復復制浪費紙張，浪費人力的問題。其二，檔案數字化建設中通過充分利用網絡信息資源為企業提供當下急需的信息資源，整個過程便捷高效，促進了企業生產效率的提高。其三，檔案數字化建設最大化實現了資源的共享，檔案信息可直接通過網絡渠道供多個使用者下載，提高了檔案信息的利用率，充分發揮了檔案信息的價值，在一定程度上促進了企業經濟效益和管理效益的提高。

二、目前企業檔案管理工作存在的問題

（一）工作規劃不合理

事實上，在建設企業數字化檔案管理的進程中，許多企業都不具備整體性。很多時候，在相關數字化檔案管理工作中，企業會通過以局部帶動整體的形式開展工作，然而，這樣的工作方式常常使相關工作部門不能實施統一有效地溝通，為相關部門的溝通協調帶來困難，為企業的協調運作產生不利影響，從而大大降低了企業工作效率，降低了企業的經濟利益。

（二）數字化管理不科學

目前的數字化管理不科學，主要表現在四個方面。第一，在實際工作中，許多企業的辦公系統與數字化檔案管理系統存在不兼容的問題，這一問題的存在為檔案管理工作增加了工作難度，在相關文件需要整理歸檔的時候，往往需要進行格式的轉換才能順利歸檔，極大地增加了工作負擔，降低了企業的工作效率。第二，一般情況下，企業在保存管理電子檔案的同時也會保存紙質檔案，這造成了許多不必要的浪費。許多企業對建立數字化檔案管理的工作缺乏足夠的認識，在實際工作中，對電子檔案的接受度不夠，而在時代發展的今天，建立電子檔案是一種必然的趨勢，然而相關企業在進行了電子檔案整理工作后又對相關紙質檔案進行實施歸納整理工作，在浪費紙張資源的同時也浪費了人力資源，極大地降低了企業的工作效率。

三、建立數字化檔案管理的方法

（一）加大數字化檔案信息數據庫建設的力度

在企業檔案數字化建設的過程中，檔案數據庫的建設是最關鍵的部分，其關系到企業今后進入數字化檔案管理的順利性。對此，一方面要加大檔案信息資源數據庫建設的力度，主要從兩個方面入手：一是檢索型檔案信息數據庫，主要針對開放性的檔案，提供范圍、目錄和檢索途徑。二是文件型檔案信息數據庫，主要用于完整順利地載入檔案文件，為企業提供通過網絡獲取檔案信息的服務，因為這兩種是應用最廣泛的檔案信息數據庫類型。另一方面，加大電子文檔管理系統的建設力度，電子文檔管理系統是以數字化形式存在的一種軟件應用系統，針對各種電子文檔，其具有強大的錄入、修改、查詢和歸檔等功能，該系統還同時具備強大的掃描和數碼攝像功能，能將傳統的以紙質形式存在的信息內容進行數字轉化，并對轉化后生成的電子文件進行科學的管理，包括起草、審核、簽發和歸檔等流程，最后對這些電子文件的儲存和使用情況進行實時監控。

（二）加強基礎設施建設，提高人員綜合素質

要想實現鋼鐵企業數字化檔案管理工作的科學化和規范化，必須首先加強基礎設施建設，將企業中已經過時的、不能夠滿足數字化管理要求的基礎設施設備及時更換，對于數字化檔案管理的重要部件要盡快著手采購添置，對于存在問題的硬件設備可采取維修與更換并舉的措施，盡可能在達到現代數字化檔案管理要求的基礎上降低預算成本。其次是強化企業工作人員綜合素質建設，包括強化人員的專業化水平、技術技能、責任意識、創新意識以及安全意識等。

（三）加強職業培訓

現代企業在經營發展的過程中，要做好檔案管理的工作，這是因為企業的檔案資料關系到企業的業務信息，對于企業的經營、計劃和發展等具有重要的信息參照作用。企業在經營活動中產生的不同業務信息，形成檔案資料，對于這些資料內容的保管，對于企業的綜合管理具有重要的參考和借鑒作用。現代化的信息技術在企業檔案管理中的應用，改變了傳統檔案管理的模式，保證檔案文件信息的安全性和保密性，在企業檔案數字化建設工作中，則需要進一步加強對企業檔案管理人員的專業化培訓，使其能夠強化自己的責任意識，在檔案管理的工作實踐中正確操作和使用相關的數據庫系統完成檔案管理工作。檔案管理人員的專業培訓中，要能夠在信息資源的合理利用中，對檔案資料進行搜集、整理和歸檔，實施規范性操作，使企業檔案數字化建設工作實施更加具有實踐性特點。

（四）建立數據庫

企業在經營管理的過程中，需要加強檔案資料的管理，這是因為企業在不同的業務活動中，產生的檔案資料均屬于重要的信息憑證，記錄的信息內容，對于企業的綜合管理以及相關戰略計劃制定等具有重要作用。企業在檔案管理工作中進行數字化的管理，需要對相關應用平臺和數據庫系統等進行建設和完善，并在此基礎上利用先進的計算機網絡，提高企業檔案數字化建設的總體效益。在檔案信息數據庫系統的構建中，要保證數據庫系統的穩定性、安全性、規范性和完整性，同步建立文件型數據庫和檢索型數據庫。企業檔案數字化建設工作的實施，主要是為企業的檔案管理提供先進的信息技術應用平臺，建立和使用的數據庫系統要求具備文本保存和信息檢索的功能。這是因為企業的檔案管理，對于文件信息要能夠實現電子化和數字化的保存，同時，要滿足企業內部人員的檔案檢索和文件調閱需求。

結 語

數字化檔案建設與管理是各行各業不可回避的問題，它涉及跨專業的融合，也關乎企業在“大數據”背景下的生產經營，因此，受到企業管理者、檔案專業人員、信息技術人員的日益重視。隨著數字化時代的快速發展，信息技術帶給了檔案管理極大的便利，數字化檔案建設成為必然的趨勢，也隨之成了企業不得不面臨的挑戰。對于數字化檔案建設與管理，我們還需通過不斷的努力，在實踐中探索，實現數字化檔案有效、安全和高質量管理，共同促進檔案管理的發展與創新。

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