對下崗職工檔案管理的幾點思考

魏恭權

前 言

下崗職工檔案是職工再就業和享有社會保障的主要依據，關系到職工的生存生活質量和社會和諧穩定。如何做好下崗職工檔案管理，是當前亟待解決的問題。筆者根據自身的工作經驗，談一談自己的幾點思考。

一、下崗職工檔案管理的重要性

下崗職工最早出現于二十世紀九十年代，是計劃經濟向市場經濟轉軌的必然反映，也是科技進步和經濟發展的必然趨勢。下崗職工失業后面臨的困難較多，最為突出的問題是再就業、分流安置、繳納養老保險，享受國家優惠政策等等，而這些工作的開展，無疑都離不開其職工檔案，下崗職工檔案是記載了其學習工作的歷程，標注了其身份工作性質，是其政治態度和經濟生活的重要載體，是繳納養老保險的依據。是再就業的基礎，依規享受社會保障的參考。

二、下崗職工檔案管理的現狀

（一）對下崗職工檔案管理社會重視不足

下崗失業這一現象已有近三十年的歷史，這是在上個世紀九十年代的一場人事制度的改革，當時下崗職工忙于生活生計，且對下崗后的工作之路充滿了迷茫和無措，無心留意自己的檔案；各企事業單位在改革中多注重職工崗位的調整和社會的穩定，疏于對下崗職工檔案的管理，疏于對下崗失業人員提供更多的服務，更有甚者，社會各界出現了輕視下崗失業人員，輕視檔案管理的態度，導致對下崗職工檔案管理的社會重視程度不夠。

（二）下崗職工檔案管理零散，管理主體不統一

下崗職工檔案有三十余年的歷史，年代久遠。在下崗失業之初，由于職工個人無心無力關注自己的檔案，相關單位又將工作重點放在崗位安置和社會穩定之上，導致下崗職工檔案“四處飄零”，有的檔案移交至勞動就業部門管理，有的上交至主管部門存放，有的轉至檔案局歸檔；有的流落在下崗職工本人手中，更有甚者，檔案已下落不明。

（三）下崗職工檔案存在材料不全，信息不準的現象

在下崗職工檔案管理工作中，經常會出現缺少“招工表”“職稱審批表”“工資晉升表”等材料，還存在檔案信息與本人實際信息不符等現象，例如少數民族職工檔案中不標準姓氏，造成檔案姓名與身份證戶籍姓名不符；又如檔案中的姓名與戶籍中姓名是同音異形字，再如檔案與戶籍中的年齡信息不一致等等。雖然這種現象不具有普遍性，但這樣的檔案持有人在辦理退休及享有其他社會保障事宜中會存在很多工作隱患。

（四）下崗職工檔案存在材料不規范現象

下崗職工檔案歷經久遠，紙張大小克重各不相同，有的檔案16開紙張材料較多，有的檔案材料紙張隨意性很強，有的檔案把當時的批條裝檔，還有的檔案后期補充材料多為A4紙張，由此導致檔案材料紙張大小不一，紙質良莠不齊，影響著檔案的存放和實用性。

（五）下崗職工檔案信息化程度不高

目前，各地下崗職工檔案管理依然停留在傳統模式的管理層面上，泛黃的紙張上承載著淡淡的墨跡，檢索和查閱時力度稍大，稍有不慎，便會弄壞紙張，在一定程度上降低了檔案的保密性和安全性。較為進步的地區已嘗試將人員信息，檔案目錄等輸入計算機，而資料搜索等工作還未實現電子化、信息化，無紙化檔案辦公還未實現。

三、下崗職工檔案管理的幾點策略

（一）提高認識，增強管理制度化

下崗人員在當時社會的生產生活中做出了不可磨滅的貢獻，失業后又歷經艱辛的生活和艱難的求職就業歷程，是推動時代發展和社會進步不可或缺的力量。全社會要為這一弱勢群體提供更多的服務，尤其是人事檔案要設有專職人員負責管理。加大宣傳力度，提高下崗職工及全社會的認識程度， 適時適地開展檔案管理工作培訓班，增強管理主體的領導意識，形成下崗職工檔案管理制度化，為下崗職工的再就業和社會保險繳納提供保障。

（二）化零為整，實現主體統一化

因為下崗職工檔案存放地點不統一，使得部分下崗失業工人不知到底該去何部門提取自己的檔案，嚴重影響了再就業、續保、退休等相關工作。勞動保障部門的職能范圍多關系到下崗工人切身利益，其存放管理下崗職工檔案有其職能優勢。各地各部門要增強責任意識，化零為整，實現下崗職工檔案管理主體的統一化。

（三）查缺補漏，力促內容完整化

要建立為下崗職工服務的觀念，將職工個人信息視為促進國計民生發展和了解社會就業情況的重要途徑，加大宣傳力度，比如在小區、廣場等人口集中的地方設置專門的宣傳欄，寫一些宣傳標語，大力倡導下崗再就業，大力宣傳完善職工個人檔案[1]。對于檔案缺少關鍵信息材料和關鍵信息不準確的現象，要通過檔案持有人提出申請，勞動保障部門啟動檔案材料認定程序及其他機關檔案補充變更程序，對下崗職工檔案查缺補漏，力爭檔案內容完整，準確。

（四）統一標準，力爭材料規范化

檔案承載著一路走來的工作生活歷程，紙張大小不一，紙質良莠不齊是可以理解的，因為不同的年代有不同的檔案紙張標準。根據《干部檔案工作條例》要求所收集的檔案材料必須經過認真的鑒別，材料真實，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備[2]，原要求必須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆，鉛筆或紅色及藍色墨水和復寫紙書寫[2]，2014年以后可以采用A4紙書寫打印檔案材料，力爭檔案紙張規范實用，便于檢索。

（五）加快進程，逐步趨向信息化。

傳統的檔案管理模式有很多弊端，檔案使用和利用率不高，花費人力物力財力較大，檔案存放安全隱患較大等等。新時期，新形勢下，下崗職工檔案管理要創新，由分散管理模式向集中管理模式轉變，由傳統封閉式管理向開放式管理轉變，由紙質管理向電子化管理轉變[3]，加快進程，逐步趨向電子化管理。

總 結

綜上所述，下崗職工檔案管理工作是一項十分重要的工程，要解決目前面臨的難題，首先要提高檔案管理的認識，其次是實現管理主體統一化，力促檔案內容完整化；最后是力爭檔案材料規范化，逐步趨向檔案信息化；以此增強下崗職工檔案管理的服務意識，有效保障職工的切身利益。

參考文獻

[1] 郭漢橋.基于現代學徒制的機電專業人才培養體系構建—以清遠職業技術學院現代學徒制“新瑪基班”為例[J].遼寧高職學報， 2016（07）：7-8+112.

[2] 中共中央組織部辦公廳.干部人事檔案工作文件匯編[M].黨建讀物出版社，2014年6月.

[3] 張敏.人事檔案工作在新時期背景下的創新[J].人力資源管理， 2015（12）：268-268.