談機關檔案管理工作存在的問題及對策

耿邵艷

摘 要：機關單位是專司國家權利與管理職能的機構，其檔案管理工作哦十分鐘那個要。不僅僅可以在一定程度上指導機關單位的決策活動，幫助機關單位躲避風險，更是我國社會財富的重要組成部分，也是建設社會主義和諧社會的關鍵活動。但在調查中我們明顯發現，目前我國機關檔案管理工作在實際開展中存在著問題導致機關檔案管理工作的有效性明顯降低，所以我國必須要針對目前機關檔案管理工作中存在的問題進行有效地解決活動，以在改進機關檔案管理工作中提高機關檔案管理工作的有效性。

關鍵詞：機關檔案管理工作 問題 對策

機關檔案承載著記錄、儲存的重要作用，它是機關單位寶貴的信息資源，記錄了許多有關部門的決策、方針、政策等，是機關部分工作發展的重要依據之一。近年來，我們明顯可以看到我國的機關檔案管理事業取得了飛速的進展，但在高速發展的過程中也彰顯出很大的不足，這些問題值得我們重視，更值得我們深入思考。只有這樣才能夠提高我國機關檔案管理的有效性，才能夠更好地發揮機關檔案的作用。

一、機關檔案管理工作存在的問題敘述

經過調查發現，目前機關檔案管理工作在實際開展中主要存有一下三大問題。

1.檔案整理工作不細致

為了分清楚檔案文件，并且方便查找，我們必須對檔案進行特殊的登記和分類。但在實際中我們發現，一些檔案管理工作人員對文件歸檔的重視度并不高，很容易將一些文件進行混淆，導致后續編制文件時發現重要文件丟失、查找文件困難等問題。而機關檔案管理部門內采用分級分行業的管理體制，所以檔案收集整理工作分配存在著眼中的問題，導致檔案管理工作存在“許多隱患”。

2.檔案保存工作不安全

正是因為忽略了機關檔案管理工作的重要性，隨著我國辦公條件的改變，越來越多的機關單位的辦公場所變成了集中式的辦公場所，所以導致檔案管理工作人員的“專員統一管理”變成了現下的“辦公室多用”情況，許多人員也可以隨意進出檔案管理工作室，降低了檔案管理工作的安全系數。

3.檔案管理信息化水平低

現下我們已經進入了信息社會，但檔案管理工作卻沒有以很好的姿態向信息化模式邁進。一些機關單位的內部檔案管理活動信息化水平仍然較為低下，比如說沒有建立標準的統一信息化管理模式、數字化檔案管理不及時等。

二、解決機關檔案管理工作存在問題的對策研究

從上述表述中我們能夠明顯看到，目前機關檔案管理工作在實際開展中仍然存在著許多需要解決的問題。所以我們必須從問題入手思考變革機關檔案管理工作的有效途徑：

1.強化檔案整理流程

為了確保機關檔案管理工作能夠規范、有序的進行。機關單位必須正式檔案管理的流程建設活動，既要確保機關檔案管理內部工作的統一規范進行，又要對檔案管理工作人員進行及時的監督，在約束、規范檔案管理工作人員行為的過程中，提高檔案管理工作人員的重視度，讓其能夠細心、耐心的處理檔案管理工作。

在進行檔案分類整理工作時，機關部門要設置雙層保障，也就是進行專門人員的二次檢查核對，確保檔案歸檔是正確的。并且在對檔案進行條目表述時，必須與專業人士進行及時的溝通，確保檔案內容的類別、名稱能夠和內容符合，防止出現模糊不清、查找不明的情況。甚至在必要時，可以對繁多的文件進行二級分類，以方便查找和整理。

2.加強檔案管理部門的基礎設施建設

檔案管理工作是一項較為嚴密的工作，為了確保檔案管理工作的秘密、專業進行，我國機關部門必須先從檔案基礎設施建設入手。確保檔案設施建設能夠跟上檔案整理、保存的需要。機關部門必須按照《檔案法》所出的額標準與要求來建立合格的單一的檔案室，杜絕出現檔案室“一室多用”的情況該，并且及時的根據檔案管理的“八防”活動來持續改變檔案管理的條件，以確保檔案管理的基礎設施建設符合檔案管理工作的需要。

3.加強機關部門檔案管理信息化建設

機關部門檔案管理工作人員必須正視計算機技術的重要性，積極的將計算機技術與檔案管理工作進行緊密的結合，以讓計算機助力檔案管理工作，提高其管理工作信息化和有效性。機關單位要根據自身的發展實際情況以及檔案管理的需要購置一定的計算機設備等，同時要根據信息化檔案管理發展活動指定一定的規定和標準，確保電子檔案和紙質檔案同步進行、同步管理。要及時的開發各種檔案管理信息技術，以讓信息技術助力機關部門的檔案管理工作。

三、結束語

總而言之，有問題才能夠推動改革，改革才能夠推動事物前進。所以機關檔案管理的有關負責人要以正確的箕子臺面對目前我國機關檔案管理工作存在的問題，并且通過“對癥下藥”的合理措施積極的解決問題，以在強化、更新、重視的基礎讓讓我國機關檔案管理工作變等等有效。

參考文獻

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