高校檔案管理工作面臨的主要問題及對策

劉曉靜

摘要：每一名學生都有自己的檔案，記錄著其在學習生涯中得到的獎懲情況，這對學生的未來發(fā)展是非常重要的，因此，高校的檔案管理工作就顯得至關重要。但是由于我國高校還在延用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理工作存在各種各樣的問題，這應引起高校管理者的重視，并加以改善。本文對檔案管理工作進行簡單研究和分析，希望為未來的高校檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：高校 檔案管理 主要問題 對策

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）11-0255-01

高校檔案對學校、學生和社會有著重要的作用。通過檔案我們可以了解到學校的發(fā)展歷史，學生在學習生涯中發(fā)生的重大事件，它真實地記載著學生和高校的發(fā)展歷程，對學校和社會具有非常大的考察價值。隨著教育事業(yè)的高速發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)引起關注，如何加強高校檔案的管理，已經(jīng)成為教育事業(yè)發(fā)展的重點問題。

一、高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）領導對檔案管理不夠重視

領導作為學校的管理者和引導者，其對檔案管理工作的態(tài)度影響著檔案工作的整體發(fā)展勢態(tài)。由于受到傳統(tǒng)觀念和個人主觀意識的影響，很多學校領導對檔案管理工作都不太重視，在潛意識之中，只關注著學校的建設和學生成績的提高。更有甚者認為檔案管理工作是一種悠閑的、無足輕重的工作，檔案管理員的存在是可有可無的，檔案就保存在管理室，沒必要投入更多的經(jīng)費和人力、物力。領導對檔案管理的態(tài)度影響著檔案管理人員對檔案工作的看法，從根本上影響著檔案管理工作的發(fā)展。[1]

（二）檔案管理意識薄弱

檔案管理工作是比較枯燥的，其背后的辛勞也是不為人知的。由于檔案管理工作發(fā)揮的作用不能在短期顯現(xiàn)效果，所以經(jīng)常被領導和同事所忽視，甚至有人產(chǎn)生檔案沒有什么用處的錯誤想法。檔案管理工作人員受到各種各樣的外界因素影響，輕視本職工作，不能有效、嚴謹?shù)刈龊帽韭毠ぷ鳌８猩跽邔n案管理不周，把文件、資料亂扔亂放，造成檔案文件缺失，這對學校的發(fā)展有著非常大的影響。有的高校在檔案管理方面沒有出臺相關制度，有的學校雖然有制度，但是由于缺乏有效的監(jiān)管，也無法嚴格地實施下去。這些都是檔案管理意識薄弱的表現(xiàn)，對今后檔案管理工作的發(fā)展有著不利的影響。

（三）檔案管理技術較落伍

隨著社會科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應社會發(fā)展的需要，計算機的管理模式逐漸走上了舞臺。由于計算機是一種高新科技產(chǎn)品，在使用計算機管理檔案時，容易發(fā)生一些故障，管理人員不能很好地解決問題，就會給檔案的管理帶來巨大隱患。

二、如何改善高校檔案管理工作

（一）提高領導對檔案管理的重視度

高校領導應當充分認識到檔案管理對學校及社會發(fā)展的重要作用，引導有關部門做好宣傳工作，提高全校師生對檔案管理的重視。在建設方面，給予檔案管理部門一定的重視，加強檔案管理部門建設，加大檔案管理設備的采購。高校領導還應該提高自身的素質，學習與檔案管理有關的知識，加大檔案信息的利用率。以自身做表率，提高檔案管理者對工作的重視度，為學校的發(fā)展做貢獻。[2]

（二）健全、落實檔案管理制度，提高檔案管理意識

有完善的規(guī)章制度，才能保證一項工作良好地開展和進行。有關高校要建立完善的規(guī)章制度，加強工作人員的管理，建立管理人員責任制，做到有錯必罰，有功必賞，培養(yǎng)管理人員的積極性。在檔案管理方面，領導要派專人進行檔案管理工作，做好歸類、擺放、收集等工作，并要求有關部門定期進行檢查，形成良好的運作體系，以實現(xiàn)統(tǒng)一管理的目標。在完善檔案管理制度的同時，要在實際工作中把制度落實在檔案管理中。加強管理人員的素質培養(yǎng)，讓管理人員自覺、熱情地投身到檔案管理工作中，使檔案管理工作變得不再枯燥，使檔案管理工作變得更加科學、更加高效，為學校的發(fā)展提供有力的支持。

（三）加強管理人員培訓，提高管理技術

在采用高科技管理檔案的同時，要加強管理人員的培訓，組織管理人員參加有關的計算機培訓。建立完善的操作管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)能夠強有力地運行下去，加強管理人員對計算機操作軟件的學習，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能，保證檔案管理的正規(guī)操作。在計算機檔案管理中，由于網(wǎng)絡的發(fā)展較為復雜，高校領導要做好管理人員安全意識的培養(yǎng)，以提高檔案管理的安全性能。[3]

三、結語

綜上所述，高校要加強對檔案管理工作的重視，積極努力提高檔案管理工作的效率，培養(yǎng)管理人員的專業(yè)技術和知識，做好檔案管理規(guī)章制度的建立和實施，為學校的今后發(fā)展奠定堅固的基石。

參考文獻：

[1]汪瑾.高校檔案工作人員結構存在的問題及對策[J].連云港職業(yè)技術學院學報，2014，02：20-37.

[2]朱同發(fā).進一步深化高校管理工作改革的思考[J].延邊大學學報，2014，03：12-38.

[3]劉樂.新時期高校檔案管理工作面臨的新課題[J].南方冶金學院學報，2014，04：45-64.

責任編輯：孫瑤