強化交通運輸檔案管理的思考

摘要：交通運輸行業作為經濟發展基礎部門，不論是在社會事業的進步上，還是在國民經濟的發展中，均占據著舉足輕重的地位。對于交通運輸管理工作而言，運輸檔案管理通過對歷史資料的保存、對現實工作的服務等途徑發揮著其不可替代的作用，為交通運輸行業的正常運行奠定堅實的基礎。文章對強化交通運輸檔案管理進行了思考。

關鍵詞：交通運輸；檔案管理；檔案服務；檔案利用；道路交通規劃 文獻標識碼：A

中圖分類號：G272 文章編號：1009-2374（2016）34-0255-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.34.122

現如今，隨著國民經濟的發展與社會的進步，交通運輸行業不斷發展，同時對交通運輸檔案管理工作的要求日益提升，以往傳統落后的管理觀念與管理模式已難以適應當前交通運輸行業的發展需求，因此必須通過有效的改革措施強化交通運輸檔案管理，提升管理水平，改善管理質量。基于此，本文在對交通運輸檔案管理工作的重要性及存在問題進行分析的基礎上，重點探討了強化交通運輸檔案管理的有效策略，以期促進交通運輸事業的健康發展。

1 交通運輸檔案管理工作的重要性

1.1 從交通運輸與經濟發展的關系上看

就我國道路交通發展進程來看，道路交通規劃已逐漸被規劃至國民經濟范疇之內。現如今，道路交通運輸在推動國民經濟發展方面，發揮著至關重要的作用，不僅迎合了當前我國經濟的發展，而且在很大程度上滿足了國民經濟的發展需求。就道路交通運輸行業而言，穩定的發展可有效改善運輸水平，提升運輸能力，在一定程度上減少運輸成本，進而實現以最低成本獲取最高利益。但是從另一個角度來看，道路交通運輸對國民經濟的發展水平并不能起到完全的影響作用，雖然通過改善道路交通運輸可提升國民經濟的整體發展態勢，但對于不同的地理地域而言，其作用也會存在較大差異。對于交通便利的區域，在交通運輸道路建設中增加人力及物力的投入，并不會明顯增加經濟及社會效益；而對于交通落后的區域，在交通運輸道路建設中增加人力及物力的投入，能夠有效提升當地的物流流動效率，提升該地區的經濟發展水平，進而促進地域發展。

1.2 從檔案管理與經濟發展的關系上看

交通運輸檔案管理工作的實施是針對國民經濟的發展應運而生的。從某種角度而言，檔案管理工作是對經濟發展的文字描繪，可以說其是一種文字型縮影。對交通運輸信息資源進行合理規劃，充分發揮信息資源的價值，同時有效激發檔案管理價值，進而促進國民經濟的健康穩定發展。另外，交通運輸檔案管理信息能夠將當前的經濟發展態勢明確清晰地反映出來，并作為今后經濟發展的有效依據，通過為經濟實踐活動提供理論基礎，進而獲取更好的經濟效益與社會效益。

2 交通運輸歷史檔案管理問題

從某種角度來講，交通運輸檔案記錄著所有參與交通運輸的車輛及駕駛員信息，通過對相關信息的記錄與保存，反映運輸車輛與駕駛員的駕駛情況，便于相關部門進行有效管理。對于以往交通運輸檔案管理工作而言，其管理模式主要采用傳統的紙質檔案。該類管理模式主要存在以下問題：

2.1 耐久性差

在紙質檔案管理模式中，檔案耐久性受到多種因素的影響，例如紙張質量、酸堿含量、粘膠質量等，以上因素中如有一種因素不合格，便會對檔案耐久性產生不利影響。另外，在紙質檔案的保存與管理中，因借閱、復制等行為的影響，容易出現人為損壞、機械磨損等不良情況，也會影響紙質檔案的耐久性。

2.2 檢索困難

交通運輸檔案涉及部門多、時間跨度長且道路信息復雜多樣，因此檢索起來非常困難。如果針對某一車輛信息資料或某一名機動車駕駛員的信息資料進行檢索，其工作難度相當大，耗時耗力，工作效率低下。

2.3 保存空間大

在對紙質檔案進行保存時，不僅要有必須的文件及資料，而且每份檔案均需特定的檔案袋進行包裝保存。對于重要文件檔案，則需要進一步裝訂，同時需要對檔案目錄進行編制，保存起來占用空間相當大，對檔案場館造成一定的壓力。

2.4 共享困難

在我國，交通運輸檔案的管理通常堅持屬地管理原則，也就是對車輛與駕駛員的管理由車輛所在地、戶籍所在地的交通運輸管理部門負責，對車輛、駕駛員的相關信息進行檢索、查閱時，必須在檔案管理部門的支持下展開，因此要想實現全國共享存在很大困難。

3 現有體制下檔案管理問題

隨著經濟的發展與社會的進步，道路交通運輸檔案管理工作步入改革進程。在實際管理工作中，嘗試探索計算機管理模式，但在探索之初還存在較多問題亟待解決。具體如下：

3.1 人員素質低下

在交通運輸檔案管理工作中，相關人員存在一定的思想偏差，認為檔案管理工作只是簡單地對檔案資料進行分類、整理，缺乏科學管理意識，人員素質參差不齊且缺乏相關的培訓途徑，甚至部分管理人員存在混日子的想法。

3.2 管理制度欠缺

交通運輸企業在運行過程中，自主經營、自我管理、自負盈虧，其管理活動主要圍繞增加效益而展開，所以在經營過程中，追求經濟效益的最大化。但是在實際的管理工作中，企業決策者往往對檔案管理工作產生忽視，未建立起科學合理的管理制度，導致檔案管理工作缺乏系統性。

3.3 檔案利用率低下

交通運輸檔案管理工作價值在于實現檔案的有效利用。但是，就現階段而言，檔案管理工作存在“重藏輕用”的現象，對業務建設過度重視，而對檔案利用嚴重忽視。雖然在實際工作中，對相關檔案進行了整理與保存，但是多處于封閉狀態，利用率不高，且利用面較為狹窄，無法真正體現檔案管理價值。

3.4 信息化水平不高

當前社會正處于信息化、網絡化日漸發達的態勢之下，信息技術被廣泛應用于社會各個領域。交通運輸檔案管理部門對信息技術的應用，不僅有效解決了以往紙質檔案耐久性差、檢索困難、共享難度大等問題，而且提升了檔案管理效率，改善了檔案管理水平。但是，現階段，檔案管理工作信息化水平還較低，部分還在沿用手工檢索方式與紙質檔案模式，未實現全面信息化檔案管理。

4 強化交通運輸檔案管理的有效策略

4.1 強化檔案管理意識，規范管理方法

第一，提高認識，規范管理。交通運輸檔案管理是一項基礎服務性管理工作，涉及多崗位、多層次與多部門，對信息檔案的充分利用，可實現各部門的有效連接，與企業中心工作同步進行，進而對企業的經濟增長起到一定促進作用。因此在實際工作中，應進一步提高認識，爭取企業領導對檔案管理工作的支持，促進管理制度的落實，加大檔案基礎設施的投入力度，促進管理工作的順利進行。

第二，重視檔案的收集與整理。在檔案管理工作中，要想使檔案價值得以充分體現，首先就要保證檔案資料的完整性，這就對檔案收集工作提出較高要求。在檔案收集工作中，應充分把握檔案形成規律，適時收集，及時規整，定時更新，確保各類檔案資料及時歸檔。另外，在對檔案資料進行整理時，應明確歸檔范圍及保管期限，對檔案分門別類地進行鑒定與甄別，以進一步提高檔案檢索率。

4.2 改革檔案服務模式，提升檔案利用效率

在交通運輸檔案管理工作中，對檔案的管理是最基礎的工作手段，而對檔案的利用才是檔案工作的最終目的。就企業來講，檔案的利用主要是在企業內部進行，通常針對的是內部工作人員。而對于檔案信息中不涉密的資料，完全可以實行對外開放制度，特別針對同行業人員，如此一來，可有效實現資源共享，形成優勢互補，進一步提升檔案資料的利用效率。作為檔案管理人員，應積極探索多種渠道與途徑，對檔案信息進行全方位、跨層次開發，從企業的重點服務對象、行業特色及經營管理決策等方面入手，總結企業文化的建設成果，形成良好的企業文化氛圍。

4.3 增強人員素質，強化隊伍建設

對于交通運輸檔案管理工作而言，工作人員的素質對檔案管理水平與管理質量起到直接的影響作用。因此為保證檔案管理工作的有效性，提升檔案利用價值，必須強化檔案管理隊伍建設，提升人員素質。對于企業而言，在對檔案管理人員的選用上，應將政治素質放在首位，重視對管理人員業務能力的培養，同時加強對檔案管理人員的業務培訓，由檔案部門專門組織，并定期檢驗培訓成果，鼓勵其加強對檔案管理知識的學習，增加經費支持，以此強化檔案管理隊伍建設。

4.4 提高檔案管理信息化程度

交通運輸檔案管理信息化背景下，信息管理系統逐漸廣泛應用于檔案管理工作中，不僅有效提升了檔案管理效率，減輕了管理人員工作壓力，而且將檔案信息從以往壽命有限的載體中得以釋放，實現檔案信息的無限備份。但是當前階段，許多檔案管理組織仍在沿用以往實體管理模式，僅僅將紙質檔案轉變成電子數據，其工作對象仍然是傳統檔案載體。因此，在實際工作中應根據不同時期的不同需要建立對應的管理網絡，加強各項檔案信息的聯系，完善檔案演進過程，充分發揮信息化檔案管理的價值。

5 結語

在交通運輸行業的正常運行過程中，提升檔案管理水平，改善管理質量，有利于促進檔案管理服務作用的有效發揮，進而推動交通運輸業的穩定發展。所以作為交通運輸檔案管理人員，應認清當前社會發展新形勢，充分認識檔案管理工作的重要性，正視管理工作問題，通過創新管理措施，提升自身素質，充實管理知識，端正管理態度，充分發揮檔案管理工作價值，為推動交通運輸行業的發展貢獻力量。

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作者簡介：方月（1968-），女，湖南懷化人，懷化市道路運輸管理處鶴城所館員，研究方向：文書檔案。

（責任編輯：周 瓊）