試析檔案管理歸檔整理分類技巧

張匯勇

【摘要】檔案是社會生產生活中的真實記錄，主要體現在聲音、文字、影像等方式上，檔案能夠將社會中的各項活動真實的反應出來，對于社會發展進步具有重要意義。本文就檔案管理歸檔整理分類開展具體分析，僅供相關人員參考。

【關鍵詞】檔案管理；歸檔；整理分類

檔案管理工作的高效開展，需要檔案整理、歸檔、分類與管理各環節之間協調配合，以提高檔案管理質量的同時，為社會群體提供更加便捷的檔案資源服務，并保證檔案信息資源的安全性。但就當前檔案管理歸檔整理分類的具體情況來看，在檔案整理里理念、檔案整理專業水平等方面存在諸多不足，嚴重影響檔案管理的科學性和可靠性，因此加大力度探討檔案管理歸檔整理分類技巧是非常必要的。

1.檔案管理歸檔整理分類的現狀

1.1 檔案整理理念有待于進一步提高

針對當前機關檔案整理仍然基于傳統模式，缺乏一定現代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發揮出覺得的檔案功能，目前機關檔案整理工作人員缺乏現代化整理思想，因此傳統機關檔案整理模式缺乏一定歸檔的規范性，要求檔案整理的準確性而非規范性，因此，傳統檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業化

當前機關檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關檔案整理工作的整體專業性，專業化檔案整理是發揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此當前機關檔案整理缺乏專業化具體表現為：一是機關檔案管理缺乏專業化整理人員；二是缺乏專業化整理方法；三是機關內部缺乏專業化整理程序與規范，四是檔案整理人員不穩定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業化下降。

1.3 檔案整理缺乏信息化

信息化是當前機關檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節省傳統檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現為以下幾個方面：一是機關檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數據庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關內部檔案整理缺乏信息化技術人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。

二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規則》的簡化原則。

三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。

2.檔案管理歸檔整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

為保證檔案管理工作的高效開展，更好的為社會群體提供優質的檔案服務，應當掌握好科學且正確的檔案管理歸檔整理分類技巧，以提高檔案管理水平。因此在檔案管理過程中應當仔細觀察檔案的完好程度，檢查其是否受損，以免影響其在歷史、經濟及文化等方面的重要應用家孩子。一旦發現珍貴的原始檔案受損，應當進行準確且細致的記錄，以免造成不可挽回的物質與精神損失。尤其是要避免文化斷層問題的出現而影響文化傳承，從而對國家文化軟實力進行有效保護。

與此同時，在檔案管理過程中應當積極采取有效措施保護檔案信息安全，要保護好珍貴文物等以實物形式存在的檔案資源，其往往真實映射出當時統治階級、政治思想以及社會經濟文化等，因此這些檔案資源的安全性是非常重要的。與此同時，應當采取有效方式保證記錄國家政治、軍事等方面檔案文件的安全性，此類文件具有較強的私密性，一旦泄密會給國家發展造成嚴重的安全威脅，甚至影響整個國家的團結、安全發展。除此之外，應當盡可能延長檔案壽命，以減少檔案管理中的不必要損失，確保檔案資源的價值得到最大化發揮。

2.2 檔案歸納整理技巧

檔案歸納整理是檔案管理工作中的重要環節，其直接關系著檔案管理水平。因此在檔案歸納整理過程中，應當初步了解檔案文件的具體情況，明確其實際應用價值與重要性，在合理分類后對其進行科學歸納整理，并做好檔案資料的收集工作，確保該項工作能夠為檔案管理工作的高效開展提供可靠的支持。在檔案歸納整理過程中，應當保證檔案信息的完整性，堅決不可出現檔案信息缺失等問題，以免影響檔案整理工作的順利開展。

受到傳統模式下檔案管理工作體制的影響和制約，以往檔案歸納整理方法缺乏一致性，檔案館之間交流受限，此種情況下勢必會給檔案事業的發展造成一定制約。因此在檔案歸納整理過程中應當轉變以往工作模式，嚴格遵循統一的歸納整理原則，促進檔案館之間的溝通交流。針對檔案歸納整理過程中的類目不符的情況，應當進行統一修訂，并對出現錯誤的歸檔文件進行及時更正，檔案工作人員應當端正工作態度，強化責任意識，保證檔案歸納整理工作的高效開展。

2.3 檔案分類技巧

為全面提高檔案管理水平，應當規范檔案管理環節，并掌握正確的檔案分類技巧，以切實保證檔案信息資源的安全性，提高檔案信息資源利用的便捷性與高效性。在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。

3.結束語

總而言之，檔案資源在社會各領域內都扮演著重要的角色，是社會生產生活中的重要信息資源，一旦檔案管理工作不到位，勢必給社會的穩定持續發展產生不利影響。因此在檔案管理工作中應當掌握正確的檔案歸檔整理分類技巧，保證檔案管理各環節的規范有序進行，從整體上推進檔案事業的不斷發展進步。

參考文獻：

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