探究新時期學校檔案管理如何創新

魯春生

【摘要】在學校管理中，檔案管理一直是重要的組成部分，檔案管理水平也可以在一定程度上反應出學校的管理水平。近些年來，國家加大對中職院校的投入，幫助中職院校進一步的擴大和發展，這也為檔案管理工作帶來了新的挑戰。本文簡單的介紹了學校檔案在學校發展中起到的作用與學校檔案管理的工作內容，探討了在新時期檔案管理工作所遇到的轉變，并提出了幾點在管理工作中可以應用的創新方法，以期提高檔案管理工作的水平。

【關鍵詞】檔案管理；學校；新時期

學校的檔案中包含學校人事檔案、財務檔案、教學檔案等等，里面包含著大量學校重要的歷史資料，這些與學校的發展有著密切的關系，是學校教育中重要的組成部分。在社會快速發展的影響下，信息傳播途徑增多，社會信息量也不斷的增大，在新時期的影響下，對學校檔案信息的要求也越來越多，這為管理工作帶來了難度的同時也是新的發展機遇，如何對學校檔案管理工作進行改革成為了檔案管理工作中需要面對的挑戰。

一、學校檔案管理的重要性

1、學校檔案是學校領導樹立學校形象的依據

學校檔案并不只是起到記錄的作用，在一些特定的場所還可以發揮出其應有的價值，學校檔案對學校的歷史、發展進行了記載，并且體現出了學校教育教學工作的過程，是體現學校演變過程的重要信息資源。通過分析學校現存檔案，可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，因此它是學校領導樹立學校自身形象的依據。

2、學校檔案是學校的寶貴財富，豐富的檔案資料可以更好地為教學科研服務

學校檔案中包含著學校的教育教學成果，這些教育資料可以對教師的教學工作起到一定的借鑒作用，這些信息資源可以幫助學校進行教學科研工作，為學校的教學事業提供一條捷徑。同時，這些檔案資料也體現出了學校的教學水平，善于利用這些檔案信息可以更好的服務于教育事業。

二、學校檔案管理工作現狀

1、教職員工對檔案工作的認識有偏差

有些教職員工甚至長期把一些重要文件、科研成果等材料保存在自己手中，不把它們看成是學校檔案的重要組成部分，不按時歸檔移交，使之變成“死檔”，無法統一管理，不能提供利用。

2、檔案管理設施滯后

在許多學校中存在著對檔案管理不夠重視的情況，這就導致了對檔案管理投入經費不足的現象。目前在一些中職學校中的檔案室中存在著基礎設施配備不足與設備落后狀況，現代化程度不夠造成了檔案管理只能滿足一般的管理需求而無法向現代化檔案管理方向創新與發展。

3、檔案管理人員良莠不齊

檔案管理工作不只是對檔案的歸類處理，它還有很強的專業性，但是在檔案部門，一些檔案管理人員并不具備相應的檔案管理專業素質，在實際的工作中無法應對工作的需求，致使檔案管理工作的效率低下，在這種情況下更不可能帶動檔案管理工作的發展。

三、新時期加強學校檔案管理工作的對策

1、提高認識，加強領導

學校各級領導應給予高度重視，加強教職員工對檔案管理的認識，本職工作中。配合檔案管理人員做好檔案的管理，加大投入，配備專兼職懂業務的檔案管理人員。這樣才能將檔案管理工作做到標準化、信息化、科學化。

2、樹立愛崗敬業精神，具備良好的職業道德

檔案管理是一門專業性很強的工作，這要求管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德、嚴謹細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神。檔案事業的發展要求檔案工作人員各方面素質的全面提高，而職業道德素質的提高應擺在突出的位置。因為沒有良好的職業道德素質，再好的發展機遇也會錯過，再好的發展條件也會喪失，再好的業務能力也不能很好地發揮作用。

3、健全制度，強化規范

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。各部門負責人職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，利用有目標，保證檔案管理工作的開展。各種制度的制定，促使各部門人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。在工作中，不該說的不說，不該扔的不扔，不該借的不借。

4、開展編研工作，進行深度開發

學校檔案工作者要加強學校檔案編研工作，改變過去“看攤守業”的狀況，用前瞻性眼光研究利用者的需求，積極主動地提供方便、快捷的信息服務。要努力提高編研成果的質量，不僅局限于學校的檔案資源，還應該拓寬渠道，擴大編研工作基本素材的來源，在充分了解室藏和用戶需求的基礎上，通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務等方式，有針對性地開展學校檔案編研工作，如編制學校沿革、大事記匯編、教學科研成果匯編、專業技術職稱匯編和專題文件資料索引、個人學術動態學術思想或部門史料等。

5、加強基礎設施建設，為中等職業學校檔案管理工作提供物質保障

必要的物質條件是檔案工作發展的基礎保障。特別是近幾年來，隨著社會科技的發展，快捷方便的電子信息化、數字化、智能化在社會各領域的廣泛應用，使得傳統的檔案信息保管辦法已不能滿足社會經濟發展的要求。電子文件的廣泛應用，要求中等職業學校要加大檔案管理經費投人，配備計算機等現代化辦公設備，尤其對電子檔案管理提供相應的防護條件，具備數據備份和恢復、病毒監控、密碼防盜、軟硬件保護等能力，加強檔案的信息安全管理。6、應用現代化管理手段是學校檔案管理的發展方向

科學技術的進步和生產力的發展，促使世界開始向信息化邁進，信息已成為經濟建設的戰略資源和社會管理的基本要素，因此檔案管理手段也要與時俱進。我們必須改革舊的檔案管理機制，強化學校檔案信息開發工作，建立檔案信息開發機制，溝通信息渠道。在管理手段上做到傳統與現代相結合，在檔案材料上做到紙質檔案、實物檔案和電子檔案相結合，在館室上做到文字館、圖片館、音響館和實物館相結合，使檔案信息發揮應有的作用。

7、加強對檔案管理人員的繼續教育，提高綜合素質

檔案管理人員應該提高認識水平，強化繼續教育，加強制度建設，建立相關運行機制。有必要更新知識，加強繼續教育，提高綜合素質。新檔案員可參加各地檔案局舉辦的檔案工作人員崗位培訓班的培訓，掌握檔案的基礎知識并獲取從事檔案工作的上崗證。老檔案員同樣可以參加市檔案局檔案工作人員繼續教育培訓，選擇課程，系統學習檔案專業知識，全面提升自身專業素質。

參考文獻：

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[2] 王美君.試析新時期學校檔案管理的創新要點[J].才智，2014（7）.