檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題

趙紅梅

檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題

趙紅梅

在檔案管理的發展與進步中，信息系統的建設對檔案管理起著重要的作用與影響。在檔案管理中的收集工作、儲存工作、編輯工作等方面應用先進的信息處理技術進行管理，體現檔案管理信息系統建設的價值。本文介紹了檔案管理信息系統建設中自動化的建設工作、其中存在的問題及解決問題的有效措施。

檔案管理 信息系統建設 問題與對策

檔案管理信息系統，是將檔案按照時間、階段、區域、類別進行分類管理，以現代信息技術作為管理的主要手段，在社會新時代下實現檔案管理信息系統的建設。隨著社會的不斷進步與發展，每個領域都面臨著改革創新的壓力與機遇。與此同時，檔案管理應該結合企業的實際發展方向，應用方便快捷的管理模式，以節約人力、減少資金為管理目標。在檔案管理中應用現代化信息技術，有效提升檔案管理的工作效率，完善信息系統平臺，逐漸優化檔案管理系統。

1.檔案管理信息系統建設中自動化的建設工作

1.1 編目整理自動化。在傳統的檔案管理中，經常出現檔案排序錯亂、分類不精確、編目工作不規范等問題。其中，編目工作是檔案管理的基礎工作，也是實施有效檔案管理的首要條件。實現編目整理自動化，是優化檔案管理信息系統建設的主要環節。

1.2 統計自動化。計算機在統計運算方面具有快速準確的能力，應用在檔案數據數量的統計工作中能夠有效提升整體的工作效率。在檔案數量的統計管理中應用計算機技術進行數據處理，還可以進行專門的類別區分或類型劃分，一方面確保計算結果精準無誤，另一方面促進檔案登記與管理工作的順利完成。

1.3 檢索自動化。在檔案管理信息系統的建設中實現高效準確的檢索工作，代替傳統人工檢索，很大程度上提升了檢索工作的效率。應用計算機信息管理系統進行檢索工作，一方面能夠減少檢索檔案目標的數量，另一方面按照固定的檢索流程進行鎖定和查詢，其操作簡單，能夠滿足檔案管理工作中的各種要求。

2.檔案管理信息系統建設中存在的問題

2.1 用戶幾乎不參與系統開發。用戶在管理活動中的信息需求是管理信息系統各個環節工作的主要依據所在。因為專業的差異性，信息系統專業人員對用戶要求的理解以及用戶對計算機信息系統功能的理解各不相同。在系統建設中，用戶的參與機會較少，系統建設的主要工作是由專業人員負責，信息系統專業人員對檔案管理工作的解釋也很難讓用戶完全理解，用戶的實際需求也很難得到滿足，雙方缺少實際的溝通與交流。

2.2 缺少科學合理的計劃安排。在目前的檔案管理系統中，雖然經過不斷的努力和建設發展，但其中也有較大的問題存在，主要表現在系統建設與檔案工作的發展目標不統一、已有系統的解決能力低下、組織結構較為傳統、管理思想較為落后、全部工作人員的綜合素質較低、缺少標準規范的運行秩序等方面。上述的主要問題就是對管理信息系統缺少科學合理的計劃安排，沒有重視對總體的建設方案和發展戰略規劃。

2.3 系統檢測工作只注重表面工作。在檔案管理系統中，尤其在與軟件公司聯合開發的新系統中，因為用戶缺少對系統開發的知識和經驗，導致開發公司減少開發系統的時間和投入成本，使得系統檢測不能發揮作用，只能注重于表面工作，也讓系統在運行中出現各類的問題與毛病。盡管在系統開發的各個階段都有嚴密的技術審查，對于出現的問題能夠及時發現、盡早解決，但在投入實際運行中仍舊會有新的問題出現，糾正實際運行中出現的錯誤和問題就比較復雜了，需要投入更多的人力物力。

3.實現檔案管理信息系統建設的有效措施

3.1 整體提升員工計算機信息化素養。檔案管理工作是一門專業性較強的工作，在檔案管理中工作的每位員工都需要熱愛工作、愛崗敬業，一方面需要具有較強的責任感、正確的職業道德、細心的工作態度以及樂觀的工作精神，另一方面應該具有扎實的檔案管理理論知識和有關的科學技術知識。在實際的工作中，工作人員要不斷提升檔案管理的質量和使用效率。

3.2 培訓員工專業的檔案信息系統管理知識。工作人員在實際的工作中，需要認知多媒體技術、網絡技術、光盤技術、復印機及圖像掃描等多方面現代科技技術，不斷探索新穎的電子檔案管理模式，建立電子檔案管理的新方法，以及掌握先進檔案信息處理、傳播、檢索的相關技術，形成共建、共享的檔案信息資源。

3.3 將檔案管理信息化工作逐漸趨于規范標準。實現檔案管理信息化工作的規范標準，有利于實現檔案保管利用價值的最大化、完整化和簡便化的目標。在實際的工作中，首先要正確掌握文件歸檔的時效性，其次要明確立卷歸檔的重要性以及科學合理的分工，最后要注重維護全部檔案的完整性。

總之，檔案管理是為了滿足社會時代的需求對有關信息數據實施存檔和編輯的過程。在信息技術發展的整體影響下，檔案管理信息系統的建設將是檔案管理發展的主要方向，對提供真實有效的材料依據及信息化資源平臺的建設具有關鍵作用。

[1]劉慶桐.檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題[J].赤子(上中旬)，2015(21).

[2]劉晶.淺論檔案信息化建設的現狀及應對策略[J].辦公室業務，2013(03).

(作者單位：四川省巴中市巴州區教育經費管理辦公室）