從利用服務角度淺析做好農業檔案工作

劉淑新

摘要：農業檔案包括農業基礎檔案和農業科技檔案。農業基礎檔案是指在農業工作建設等項目活動中直接形成的、具有保存利用價值的、按歸檔制度集中統一管理起來的文件材料的總稱。農業科技檔案指在農業科學研究、生產技術、基本建設等項活動中直接形成的、具有保存利用價值的、按歸檔制度集中統一管理起來的科技文件材料的總稱，主要有：種子檔案、作物栽培檔案、植物保護檔案、林業檔案、畜牧檔案、水產檔案、農業生態環境和農業區劃檔案。本文從做好農業檔案的利用和服務工作入手，淺析做好農業檔案工作，促進農業工作的開展。

關鍵詞：農業檔案；利用；服務

前言

農業檔案收錄農業生產、科研等方面的實踐經驗、實施措施，起到服務好農業生產的作用。做好農業檔案管理對促進農業產業的快速發展，進一步實現生活美好、生活小康起到不可或缺的作用。農業檔案資料的科學保管方法也隨著時代的變遷產生了相應的變化。傳統農業檔案管理方法采用的是手工錄入的方式，也就是將檔案在分類整理的基礎上，將檔案立卷裝訂。一般來說，分類方式有按年度、科室和保管期限三種。歸檔過程包括編制卷內目錄、增加文件頁碼、書寫案卷題名和封面，最后裝訂成卷，供人們查閱。

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農業檔案的重要性

農業檔案包括文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶，計算機軟件、實物、標本等。農業檔案是進行農業科研、生產基建等活動的重要依據。農業檔案是農業科研管理、生產技術管理、農林水利建設管理的重要組成部分。

農業檔案記錄著農業生產的第一手資料，在農業發展中起著重要的作用。農業系統各部門、各單位都應把檔案納入科研管理工作、生產管理工作、農林水利建設管理工作之中，加強領導。各單位都應按照集中統一管理檔案的原則建立檔案管理工作制度，保證檔案的齊全、完整、安全，實現檔案的有效利用。

2從利用服務入手進一步做好農業檔案工作

2.1農業檔案利用服務的重要性

農業檔案是進行農業科研、生產基建等活動的重要依據。農業檔案文件對開展好農業工作有著十分重要的作用，加強農業檔案工作就顯得十分重要，做好農業檔案管理工作能有效地促進農業工作的開展。做好農業檔案工作關鍵在于做好農業檔案的利用和服務工作，使農業檔案更好的為農業生產服務，為農業各部門、各單位提供針對性強、佐證價值高的檔案信息，并充分利用現代科技，運用數字檔案的成果，為政府、農業系統全面深化改革科學決策提供準確高效、含金量高的決策信息服務，切實提高資政服務水平。讓“死檔案”變成“活信息”，讓“檔案庫”變成“思想庫”。

2.2做好農業檔案利用服務工作，推進農業工作發展

一是積極整理農業檔案，挖掘整理農業檔案產品。曾有檔案老師說過要利用好檔案的服務屬性“不能守著金山要飯吃”，我們要把檔案的“死寶”變成“活寶”，要充分了解檔案，利用好檔案為工作提供服務，推動工作發展。在農業系統工作中，每年都要編寫各種年鑒，包括農業年鑒，這對幫助人們了解農業沿革、農業目前發展情況、預期農業未來發展走勢起到了很好的作用。在領導帶領下，我們收集整理出版了《休閑農業秀美鄉村》畫冊，集中展示了云南省休閑農業歷年來的成果，以及云南秀美的農業休閑風光。整理了全省石斛、辣木的種植經營等整體情況，為行業發展提供了歷史沿革資料、目前發展情況資料、目前發展分析研究資料和未來趨勢預測資料。整理編冊了云南省省級龍頭企業情況介紹。

二是加強宣傳，引導工作人員學會利用檔案。近幾年，農業檔案利用工作有所加強，這是一件大好事。欣喜之余，也不難看到，真正能利用農業檔案的人寥寥無幾。那么，就應該加強宣傳，引導工作人員正確利用農業檔案。利用宣傳文字、宣傳專欄、圖片、音像資料等形式向農業檔案利用者介紹農業檔案概況、農業檔案利用成果等，使利用者能夠較快的對農業檔案利用有一個理性的認識；宣傳農業檔案利用等基本知識；積極配合重要項目、利用農業檔案信息資源，提高項目認知度；積極向有關領導同志宣傳農業檔案工作的重要作用，使各級領導了解、關心、重視、支持農業檔案利用工作，從人力、物力、財力上支持農業檔案利用服務工作。

三是推薦檔案電子信息化管理。在國家出臺檔案的電子信息化管理辦法之后，按國家和省政府的相關工作的部署要求，同時也為更快改變大慶市檔案信息化建設工作面貌，開展農業系統的檔案電子信息化建設顯得更加重要。只有積極探索農業檔案管理新模式，才能更好地推進農業檔案電子信息化管理的建設水平，考慮到傳統農業檔案管理存在上述幾點不足，進行農業檔案電子信息化改革也顯得更為迫切。農業檔案電子信息化管理一來方便庫存檔案查詢，從而大大簡化檔案管理員的工作量，二來電子信息管理也提高了農業檔案的利用效率，體現了檔案管理信息化的優勢。利用檔案檢索電子化工具，能準確快捷地提供給檔案查閱者所需要的檔案材料。構建科學合理的農業檔案管理系統，建立分類清晰的檔案歸檔目錄，在抓好農業部門網絡信息化建設的基礎上，才能更好地實現農業檔案管理辦公自動化系統模塊與檔案專業管理軟件接口的無縫銜接。