建材裝備集團化制造企業采購管理策略研究與系統應用

建材裝備集團化制造企業采購管理策略研究與系統應用

Research on Purchasing Management Strategy of Building Materials Equipments Group Manufacturing Enterprises and its System Application

馬斌，孫利波，張旭，常亮，李鵬飛

隨著全球化市場競爭的加劇，我國傳統制造業面臨著巨大的競爭壓力，企業紛紛通過完善采購管理方法來降低采購成本。本文通過分析建材裝備集團化制造企業采購管理現狀以及面臨的困難，提出了建材裝備集團化制造企業采購管理策略，并結合采購管理系統進行了詳細說明。

建材裝備制造；集采；自采；采購管理系統

1 引言

隨著全球化市場競爭的加劇，我國的傳統制造業包括建材裝備制造企業面臨著巨大的競爭壓力，企業不得不通過降低成本的方式來提高競爭力。在制造企業產品總的成本分攤中，原材料或半成品的采購成本占據了很大一部分[1]，因此，提高企業的采購管理效率對企業的長遠發展具有重要意義。

隨著網絡化信息技術的快速發展，采購管理系統在企業中的應用越來越普及，采購管理系統極大地提高了企業采購的及時有效性和成本的可控性。近年來，政府層面也大力倡導集中采購模式，對集中采購的各項指標提出了要求，希望通過集中采購來降低采購行為的監督成本，形成公平的競爭環境。對于集團化企業來說，采用集團化采購管理系統能夠統一規范和集中管理下屬子、分公司的采購業務，實現集團范圍內采購業務的全程信息化，有利于提高采購效率和集團領導的決策力，同時也方便了子、分公司間相互共享采購信息，包括價格差異、地域性影響、供應商信息等。

2 建材裝備集團化制造企業采購管理現狀

在我國工業化和現代化進程中，建材裝備制造行業保持了較快的發展勢頭。建材裝備產品主要采取大型單件小批量生產方式，其原材料主要包含了鋼材、電機、減速機、鍛鑄件以及標準件等[2]。原材料的采購成本在產品總生產成本中占據了較大的比重，并且相關采購件（例如鍛、鑄件等）采購周期長，若在采購過程中出現質量不合格的情況，報廢后重新制造不僅會增加成本而且嚴重影響交貨期。因此，建材裝備制造企業都在積極改進采購方式，加強對采購過程的監管以降低采購成本。由于建材裝備制造企業間生產管理模式、信息化建設水平、標準化工作的進展不同，企業間的采購管理現狀也有所不同，主要表現在以下幾個方面：

（1）采購信息化水平發展不均衡。少數企業有采購管理系統，實現了企業采購電子化辦公，但是集團化企業下子、分公司各自為戰，形成了信息孤島；還有部分企業采用原始EXCEL手工進行操作，不便于信息的追溯和查詢；在采購信息統計、上報時，集團與各分子公司重復工作，占用大量的人力、物力。

（2）集團企業間原材料編碼規則不一致。原材料編碼不一致造成了“一物多碼”現象，給系統間數據的交互與信息共享帶來了困難，不便于集團企業內部采購業務信息的有效交流。對同類物資，不同子、分公司間不能相互比對采購價格，增加了采購人員分析的工作量，沒有發揮出集團化企業采購優勢。

（3）采購方式比較單一，大多以詢價的方式進行采購。對特殊物料進行招標、競價談判、線上評審等顯得尤為被動，且大多數企業未按物料分類建立相應的評審專家庫、評標專家庫、評標規則庫、價格信息庫等，在落實采購業務的事前規范、事中監管和事后審計體系上顯得比較薄弱。

（4）缺乏供應商管理機制。企業缺乏對供應商信息、產品信息等的統一認證、統一編碼和績效考核。有效的供應商管理機制包括供應商引入和供應商淘汰，實行供應商淘汰機制能夠逐步提高供應商整體水平。

針對以上建材裝備集團化企業采購管理現狀，統一采購管理系統對集團化管理顯得尤為重要。通過采購管理系統，統一企業內部編碼、規范采購流程能夠減少事務性錯誤，提高采購效率，降低庫存，保證產品質量，最終降低自身運營成本。同時，采購管理人員能與供應商在線協同，簡化與供應商之間的流程，實現在線投標、線上詢價、訂單執行跟蹤等。采購數據積累后，采購經理或公司領導對采購數據進行分析，能夠了解設備物資采購的總量、成本組成、現貨期貨占比、供應鏈分布等，從而解決采購過程中的難題。

3 集中采購與自采流程及管理策略

近年來，集中采購方式逐步被集團化企業廣泛采用，通過企業間的協同機制，實現了采購信息的共享。集中采購的優勢在于物資采購量大、集中度高，企業在與供應商的價格談判中能夠壓低價格，為企業降低采購成本[3]。但是，對于一些小批量物資，由于受地域性、周期性、送貨條件等限制，企業自采比集團化集中采購更方便。因此，集團化企業建立集中采購目錄，實行集中采購與自采結合的方式，實現集采和自采優勢互補，是企業最佳的選擇。

建材裝備企業在集團化采購管理體系下，可建立統一的集團化原材料編碼方案、合理的供應商評價體系、規范的表單和業務審批流程等，為集團建設采購平臺提供更好的支撐。集團物資編碼方案、供應商評價體系、表單及審批流程規范說明如下：

（1）集團物資編碼方案

集團物資編碼方案制訂的原則是參考機械手冊，將常用的物資進行合理的分類和編碼，最終方便用戶使用和統計分析。根據物資的相關特性，將原材料編碼分成大類、中類和小類，每一種小類下面再根據物資名稱和屬性進行細分，通過流水號來一一對應，分類方法如圖1所示。其中，大類、中類、小類分別用兩位數字表示，流水號用六位數字表示，編碼表示方式如表1所示。

在編碼方案確定后，要確保對編碼進行有效的管理，實現集團范圍內編碼信息共享、網絡化登記等，由專人進行維護，保證編碼的唯一性。

（2）供應商評價體系建立

根據建材裝備企業供應商特點，從系統全面性和科學性原則上建立了供應商評價模型和評價指標[4]，分別從采購工程師、監造工程師、品質保證工程師角度對供應商進行評分，并最終通過加權平均進行排序。評價方式及各項指標如表2所示。

表1 集團原材料編碼方案舉例

表2 供應商評價模型

按加權平均方式對供應商評價分數進行匯總，結果如式（1）所示：

按年度或月份對供應商進行評價考核，實行供應商淘汰機制，從而保證企業供應商的整體水平，能夠滿足企業的要求。

圖1 原材料分類方法

（3）規范表單及相應審批流程

采購管理系統獲取的數據是為了便于公司采購員和管理層進行統計分析和追溯，因此相應的表單規范性尤為重要。表單的基礎數據要以統計分析為基礎，例如若需要分析價格、地域性差異等，就要將價格、地點等字段放入表單中。同時，表單之間通過物資編碼、計劃跟蹤號等進行關聯和追溯，方便查詢，表單規范格式如圖2所示。

采購單據在業務流轉過程中，需要根據物資類別、合同金額大小等由相應的采購經理、部門負責人、主管領導等審批，這樣權責明確，能夠有效規范業務流程（圖3）。

圖2 表單規范格式

圖3 采購業務審批流程

4 采購管理系統功能分析

在以上采購策略分析基礎上建立的采購管理系統功能包括采購請購單編制、采購計劃管理、采購立項管理、尋源結果管理、采購執行以及供應商管理等，整體功能如圖4所示，詳細說明如下：

（1）采購需求管理

請購單支持單據類型定制，實現不同設備物資個性化的單據模板；能夠支持數據接口對接，實現系統集成。

圖4 采購管理系統整體功能

（2）采購立項

支持模板快速編制方案，針對不同采購方式形成不同方案；支持對方案、尋源環節進行靈活控制，如是否評審、是否增加供應商資質預審環節、供應商承諾響應等。

（3）招標管理

招標方案支持分包件采購；標書售賣形式支持整包出售和分包件出售；設立監察委員會，實現整個過程的有效監管；基于多組織機構設計，采購平臺可實現集采、自采的有效整合等。

（4）詢價方案管理

設立詢價結果決策委員會，實現詢價定標流程監督管理；詢價供應商支持多用戶管理，實現詢價采購準確對應業務員；支持詢價報告，提高詢價過程工作效率。

（5）采購合同管理

支持合同模板，可根據采購結果依據模板自動生成采購合同等，也可直接創建采購合同，記錄合同主要條款及相關信息。

（6）采購尋源管理

支持以短信、郵件等多種方式將投標報名、報價公告、中標通知等消息實時通知供應商具體聯系人；發布公告應答：供應商接受要求，確認是否參與采購等。

（7）供應商管理

支持供應商主動注冊或者邀請注冊，后臺可批量導入供應商，完成供應商數據的初始化；支持供應商準入審核流程等。

（8）數據分析管理

動態、實時、高效、便捷的大數據分析及商業價值獲取，可直觀展現企業采購管理現狀，獲取采購決策信息；可多維度分析設備物資采購的總量、成本組成、現貨期貨占比、供應鏈分布等，提供采購管理決策依據。

[1]朱曉琴.供應鏈管理環境下制造企業采購管理研究[D].上海：上海交通大學，2007.

[2]孫利波.基于產品質量基因的建材裝備制造過程質量控制理論研究[D].武漢：武漢理工大學，2014.

[3]王宇航.集中采購與分散采購的優缺點及其適用條件分析[J].知識經濟，2014，（1）:47.

[4]李巖，蔣艷，謝浩.模糊環境下綠色供應商的選擇方法研究[J].計算機應用研究，2016，（7）:1-7.■

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1001-6171（2017）01-0079-05

中材裝備集團有限公司，天津300400；

2016-05-04；編輯：呂光