糧食和商務(wù)系統(tǒng)檔案信息管理體系的創(chuàng)新和發(fā)展

李闖

（鎮(zhèn)賚縣糧食和商務(wù)局，吉林鎮(zhèn)賚137300）

糧食和商務(wù)系統(tǒng)檔案信息管理體系的創(chuàng)新和發(fā)展

李闖

（鎮(zhèn)賚縣糧食和商務(wù)局，吉林鎮(zhèn)賚137300）

隨著科技現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，糧食和商務(wù)系統(tǒng)的檔案信息管理系統(tǒng)得到進一步發(fā)展。新的電子信息管理模式是通過對各類檔案信息內(nèi)容進行索引、詳細分類、認真提取、系統(tǒng)加工，使資源并網(wǎng)連接達到共享的效果，可以滿足檔案使用人員快速、精準(zhǔn)、高效、實用的要求。以現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段設(shè)備作為依托，把有關(guān)糧食和商務(wù)系統(tǒng)檔案的信息資源上傳，并且利用檔案信息的管理方式做好網(wǎng)絡(luò)公開，可以給使用人提供更加便捷的館藏類的檔案及所執(zhí)行的相關(guān)政策文件，以更好地提升檔案管理和服務(wù)水平。

糧食和商務(wù)系統(tǒng)；檔案信息管理；存在問題；建議

1 糧食和商務(wù)系統(tǒng)檔案信息管理模式存在的主要問題

1.1 運行機制問題

在新的科學(xué)技術(shù)條件下不斷了解檔案信息管理工作所帶來的機遇和挑戰(zhàn)，利用電子信息操作技術(shù)，制定適應(yīng)自身行業(yè)發(fā)展的管理模式，妥善處理機關(guān)和下屬單位的機構(gòu)設(shè)置和相關(guān)人員的安排，監(jiān)督并指導(dǎo)以及實際管理之間的層次關(guān)系。把行業(yè)各項重要信息資料和人員配置等方面納入檔案管理工作，為其提供周密的統(tǒng)籌和規(guī)劃并進行全面的指導(dǎo)，使整個行業(yè)的檔案信息做到錄入有序，層層把關(guān)，做好歸類工作，建立嚴(yán)格的檔案信息管理制度，配備主任、副主任以及專職的檔案負責(zé)人員等崗位來全面組織、監(jiān)督和負責(zé)檔案信息的管理工作，并且定期將其重要資料移交到檔案中心，解決了管理無序或斷層等問題。

1.2 檔案信息管理的集約化問題

各行業(yè)目前都還沒有認識到檔案信息管理的重要性，更是難以彰顯其應(yīng)有的效應(yīng)，主要是由于以前管理人員分散保管的情況，想在短期內(nèi)集中起來不是件容易的工作，這便限制了新單位系統(tǒng)整體效應(yīng)的發(fā)揮。所以，在檔案信息數(shù)量日益增大、信息化水平不斷提升及檔案信息資源利用需求日漸上升的今天，應(yīng)加快采用集中化的統(tǒng)一管理模式，以此來整合檔案信息資源，挖掘現(xiàn)實價值，提高資源利用的效益。

1.3 檔案服務(wù)功能的多元化

糧食商務(wù)問題也是社會所關(guān)注的焦點，促使非常多的人對糧食和商務(wù)局的檔案有了更多的查閱要求。然而，以前的檔案信息管理只局限于檔案的收集、整理和保管上，查詢服務(wù)的對象僅在本機關(guān)工作及領(lǐng)導(dǎo)層面上，而且服務(wù)內(nèi)容也是常見的文件形式，根本無法滿足廣大群眾的切身需求，有些信息容易出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。因此，要在糧食和商務(wù)局檔案信息集約化管理的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格配備專業(yè)的檔案管理人員，做好歸檔的整理及統(tǒng)一移交工作，以保證檔案信息資源的完整性與可靠性。同時創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，負責(zé)公布相關(guān)文件信息，只要對群眾有所需，便可以免費查閱，由此彰顯出職工群眾的參與權(quán)和知情權(quán)，更好地發(fā)揮民主監(jiān)督的作用，從而推動糧食和商務(wù)局檔案管理工作健康發(fā)展。

1.4 檔案管理人員問題

面對新的技術(shù)與挑戰(zhàn)，過去具有豐富經(jīng)驗的工作人員在檔案管理理論的基礎(chǔ)、館藏的工作原則、檔案管理方法上都已經(jīng)非常熟練，但面對使用電子設(shè)備、應(yīng)用電子軟件、大量信息操控存儲、電子設(shè)備檢索、發(fā)布和利用等技術(shù)使用方面存在困難，而掌握計算機方面知識的檔案信息管理年輕人員又僅懂得電子信息化建設(shè)所需要的技術(shù)，對檔案信息管理工作的基本原則以及檔案管理的流程知之甚少。一些下屬單位仍然存在著對檔案工作人員、財力、物力的投入不夠，檔案管理人員的工資、待遇得不到應(yīng)有的保障，這也限制了檔案信息管理工作的良性發(fā)展。

2 加速檔案信息科學(xué)管理建設(shè)的建議

2.1 加速檔案信息管理的正規(guī)化建設(shè)步伐

檔案信息正規(guī)化主要是指檔案信息管理的正規(guī)化、業(yè)務(wù)的正規(guī)化、技術(shù)的正規(guī)化。正規(guī)化既是檔案信息管理建設(shè)的行業(yè)要求，也是衡量檔案信息管理工作能力水平的一個重要性標(biāo)志。一是檔案信息管理建設(shè)涵蓋了技術(shù)、法制、體制、機制方面的問題，需要從政府和國家的層面著手，來協(xié)調(diào)解決與其相關(guān)的問題；二是要與傳統(tǒng)的檔案信息工作相比較，檔案信息管理科技建設(shè)更是需要正規(guī)化，因此各部門更需要很好地進行統(tǒng)籌和規(guī)劃，以最終達到高度的信息資源共享。

2.2 加快提升檔案信息管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

新時期的檔案管理工作的發(fā)展與變化對檔案信息管理工作人員提出了更高要求，檔案信息管理人員一定要樹立高度的檔案信息管理新科技意識，能夠熟練的掌握計算機操作技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)。努力建設(shè)一批高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才隊伍，既要檔案信息管理人員掌握基本管理知識，還要熟練的掌握計算機實際操作技術(shù)，靈活應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)的軟件，提升檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力。

2.3 提高新科技的認識，注重配套設(shè)施投入

檔案信息管理部門要充分認識檔案管理在社會發(fā)展中的重要性，建立健全檔案信息管理規(guī)章制度，努力走向正規(guī)化的管理模式。從自身的實際情況出發(fā)，制定出一套完善的檔案信息管理制度；引進先進的檔案信息管理軟件，借助現(xiàn)代先進的檔案信息管理技術(shù)，實現(xiàn)電子文件資源和電子檔案信息的一體化管理，逐漸建立起完善的檔案信息管理機制，更好地促進檔案管理事業(yè)的順利開展。

G270

A

10.14025/j.cnki.jlny.2017.24.070

李闖，本科學(xué)歷，助理館員，研究方向：檔案管理和糧食商務(wù)。