新形勢下檔案管理工作的思考

郭亮

（河北省孟村縣市場監督管理局河北孟村061400）

新形勢下檔案管理工作的思考

郭亮

（河北省孟村縣市場監督管理局河北孟村061400）

檔案工作是單位基礎性工作，為了有效地發揮檔案的作用，必須規范檔案管理工作，并從以下幾個方面夯實檔案工作基礎。

1 轉換觀念依法管檔

一是將檔案工作納入單位年度工作計劃當中，抓好抓實。二是檔案機構管理人員轉換觀念，根據檔案法的要求結合本單位的實際制定單位檔案管理辦法或工作方案，依法管理檔案。三是堅持檔案管理質量第一的原則，按照上級制定的檔案規范化管理標準開展工作。四是根據檔案管理工作的特點，在本單位預立卷部門建立專兼職檔案管理隊伍，根據檔案工作要求各負其責，按單位檔案管理規范管理檔案。五是加大經費投入力度，首先，按照國家關于檔案庫房建設標準要求，高標準建設檔案館或檔案室、檔案庫房等硬件設施；其次，購置檔案工作所必須的計算機、復印機、掃描儀和開發檔案管理軟件等，保證檔案工作順利進行；為了推進檔案數字化工作進程，必須配備數字化工作所必需的專門服務器、大容量數據庫、網絡版檔案管理軟件等關鍵性設備。

2 提升檔案管理人員的綜合素質

不論是過去的手工管理檔案，還是當前計算機管理檔案，對檔案管理人員的要求都很高。因為檔案工作人員的素質的高低直接影響到檔案實體管理質量好壞。要提升檔案管理質量就必須提升檔案人員崗位工作水平。檔案工作是業務性強、技能操作性強的工作，看起來實際操作既簡單，又繁瑣，但要培養一名合格檔案人員需要較長時間實踐積累過程?；谏鲜隼碛?，檔案人員的工作應相對保持穩定，同樣分管理領導也不宜頻繁變動。因此，單位在考慮檔案工作時，工作隊伍的穩定應擺在第一位，從不同角度考慮檔案工作的長遠目標，提升檔案管理水平，推進檔案數字化工作，為檔案信息資源的利用創造出良好的服務環境。

3 完善檔案管理制度有序開展檔案管理工作

檔案工作要進入更高服務境界，完善的工作制度必不可少。完善單位檔案管理制度的過程，也是反思單位檔案工作水平的過程，必須堅持單位檔案管理辦法或實施細則的要求，根據檔案工作的實際需要制定相應管理制度。單位檔案管理制度制定必須全面梳理單位檔案工作，建立科學的管理制度，一是要明確檔案工作基本流程；二是要建立檔案接收、整理、歸檔和進庫制度，要建立檔案安全保管、合理利用制度。總之，各種制度的建立都要緊緊圍繞檔案工作有序開展進行。單位領導要組織力量不定期對檔案管理制度執行狀況進行監管，確保制度的建立發揮其應有作用。

4 優化檔案管理建立檔案工作長效激勵機制

檔案工作要確保工作的長久活力，必須學習先進單位的管理經驗，采取激勵的方針，建立切實可行的工作機制，創新管理模式。檔案工作是一項較為復雜的系統工作，涉及面廣，工作任務重，不僅有重復性手工勞動，又有復雜的收集、整理、歸檔、進庫及提供利用的內容，過程極其繁瑣。如果沒有制定有效的激勵工作機制，很難有效保證其工作的有序并穩步推進，單位檔案整體工作很難落到實處。因此，單位檔案機構要根據本單位的實際情況，設定好單位檔案工作的目標，同時必須做好單位檔案工作激勵機制的制定工作，來有效約束單位檔案工作人員，有效的激勵工作機制必然與工作人員的業績捆綁在一起，也與管理人員的績效掛鉤，只有這樣才能按照上級制定的規范化管理目標有序進行，為順利完成本單位檔案工作任務提供堅強的保證。

5 應用現代化技術管理檔案

隨著科學技術的進步，計算機技術、大數據技術和云計算技術等現代化管理技術已經被大部分單位采用。檔案管理各單位也在積極推進館藏檔案數字化工作，檔案管理已經進入數字化時代。因此，單位檔案工作也要與時俱進，積極引進檔案現代化管理技術，推進檔案工作全面實現數字化管理。值得注意的是，檔案管理現代化，不僅僅是儀器設備現代化，更重要的是檔案工作人員要先行掌握現代化管理技術，否則一切將成為一句空話。因此，要很好地應用現代化技術管理檔案，首先，檔案管理人員先行掌握現代化檔案管理技術；其次，根據單位檔案實現現代化技術管理的需要，應選購優質檔案管理軟件，全面配齊檔案工作所需軟硬件設備；第三，要積極建構檔案管理網站，建立數字化檔案信息資源遠程服務平臺，為外地檔案利用者提供服務；第四，把好檔案信息資源安全關，必須做到檔案信息化的保護工作從根源上抓起，阻斷各種可能危及檔案信息資源安全的途徑，注意要對儲存載體進行定期養護、檔案信息定時備份與更新、檔案文件加密和安裝防火墻等。