“互聯網+檔案”面臨的挑戰與機遇

孫 霞

四川公路橋梁建設集團有限公司隧道分公司，四川 成都 610000

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“互聯網+檔案”面臨的挑戰與機遇

孫 霞*

四川公路橋梁建設集團有限公司隧道分公司，四川 成都 610000

數據信息的新時代，被稱之為“互聯網+”時代。所謂“互聯網+”，簡單來講，指的就是規模巨大的海量資料。第一，不再依賴于大量采樣，而是更多的分析整理數據；第二，不再熱衷于高精確度，而是更傾向于混雜性；第三，不再單純探求因果關系，而是更為關注事物間的關聯。這三大轉變體現了“互聯網+”的核心——預測。作為企業檔案管理人員，要努力抓住新時代的機遇，嚴肅對待挑戰，不斷學習和創新，圍繞企業的經營工作對檔案管理方式和手段進行深入思考、重新認識。充分運用新技術，在時代浪潮地推動下，更好地開發和利用檔案信息資源中蘊藏的巨大知識寶藏，使檔案工作創造出更大的價值。

一、“互聯網+”技術——新時代下檔案管理工作的必然選擇

(一)檔案信息資源的充分開發利用需要“互聯網+”技術

近年來，我們常常會碰到無法向數據庫中增加新的檔案數據的情況。隨企業檔案信息化不斷發展及“互聯網+”時代的到來，檔案數據庫重復存儲面臨的存儲空間問題嚴峻。我們必須優化存儲、提高效率和節約成本，這就需要借助“互聯網+”技術來得以有效的實現。

(二)數據安全問題的挑戰

企業檔案數據的高共享不等于全共享，在大量企業經營中涉密檔案數據的保密過程及敏感數據的分析過程中，如何實現企業經營信息安全，避免數據被惡意使用，更好地防止因秘密泄露給企業經營帶來經濟上的損失，是新時期企業檔案安全工作面臨的一大挑戰。

二、“互聯網+”時代，檔案工作迎來的新機遇

(一)“互聯網+”的應用給檔案數據挖掘帶來了機遇

傳統企業經營檔案管理以管理為主，沒有利用現代化技術工具進行深層挖掘、分析，傳統檔案基本處于被動的利用。“互聯網+”檔案系統中除擁有大量的文檔外，還有海量大數據信息系統。在企業檔案管理的收集，會通過主動調查檔案應用者的需求，對海量數據進行聚類、分類、相關性分析，建立分類清晰的各種數據模型，找到數據之間的關系進行應用合關，提高企業檔案的存儲價值，實現檔案管理的預測功能，為企業高層決策提供有效及時的參考依據。

(二)“互聯網+”技術給檔案管理系統的可擴展性帶來了機遇

隨著企業檔案數據的不斷正數增長，傳統檔案管理系統由于無法實現動態擴展，會出現“小馬拉大車，車大貨難求”的情況。“互聯網+檔案”技術的引進對所有檔案進行動態擴展、按需提取分配，滿足服務器的快速擴容及數據量的快速增長，同時大幅降低系統投資及維護成本。

(三)破除思想藩籬，形成創新思維

檔案工作者應培養互聯網網絡思維，特別是移動網絡思維，善于將自身工作與網絡結合來開展工作。在檔案服務方面，與之前傳統服務方式相比有長足進步。但是網絡思維創新性不強，利用互聯網開展工作的指導思想還是傳統工作思想，只是利用網絡工具將傳統工作進行簡單結合，沒有真正形成網絡創新思維，所以一些問題還沒有徹底解決。

(四)加強數字化建設，進行數字資源整合

目前，檔案工作者更加注重紙質檔案數字化，卻對于互聯網、新媒體信息的收集、整理、歸檔的意識不強。就目前來看，互聯網信息已經占相當大的比重，忽視對互聯網及新媒體信息的歸檔，不利于檔案信息的完整性保存。在重視互聯網信息檔案歸檔的同時，檔案管理部門還要對互聯網信息、新媒體信息的分類等方面進行研究，其特性決定了與傳統檔案分類的區別，使用傳統檔案分類必定是不合時宜的。此外，在集團公司檔案部門牽頭下，分公司檔案應共同協作，建設開放檔案信息資源平臺，真正將互聯網與檔案融合，不斷完善“互聯網+檔案”的資源建設，逐步把企業已上網開放的檔案信息集中收集起來。積極推進檔案信息資源共享，通過信息平臺或傳播渠道把檔案信息傳播到公眾中去。個人認為，其內容有待豐富與補充，要構建一個涉及內容更廣泛的信息利用平臺。

(五)建立用戶思維，做好檔案服務，實現高效查詢利用

在建立“互聯網+檔案”模式中，企業管理檔案部門是辦公室，辦公室檔案管理人員應建立企業思維、安全思維和平臺思維。互聯網+檔案可以形成一個檔案信息供給平臺，平臺的良好運作可以推動檔案事業的發展。如根據企業積累的數據，提前填寫好一些基本數據，提高內部管理人員、外部公眾獲得服務的效率。把企業檔案的服務對象進行細化，從而有針對性地提供服務。

(六)做好互聯網下檔案信息安全防范

在“互聯網+檔案”時代，檔案的安全防范同樣也存在這兩方面的問題。保存時的安全問題可以用技術進行解決，在“互聯網+檔案”模式下，主要安全問題為信息泄密問題。筆者設想，隨著檔案信息資源平臺的建設，平臺可與公民身份證系統嵌合，這樣可以達到對檔案資源的實名查詢，同時根據身份信息對其應用權限進行分類。“互聯網+檔案”是一個新機遇，對于檔案事業的發展來說可能是“病樹前頭萬木春”的“新生命”，在公路橋梁建設行業看來，“互聯網+”時代，具體的檔案管理服務是如何利用好檔案，為企業服務及提高檔案的轉化率是關鍵，此看法對于檔案事業發展也同樣適用。

三、結束語

綜上所述，企業檔案管理科學化水平的提高應從理念、人員、標準化和信息化建設、“互聯網+”技術創新和管理方式等方面入手，從“互聯網+”各個角度全面對檔案管理進行現代化、科學化建設，不斷提高“互聯網+檔案”管理水平，促進企業“互聯網+檔案”事業發展。

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[3]陳素娟.大數據時代如何提高企業檔案管理工作[A].新形勢下檔案資源管理服務[C].2014.4.

[4]蘭祝剛，劉在國.大數據時代給檔案管理帶來的挑戰與機遇[N].中國檔案報，2013-11-29002.

孫霞(1988-)，女，四川南部人，本科，四川公路橋梁建設集團有限公司隧道分公司辦公室，文員，從事文件報告起草，宣傳，檔案管理等工作。

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