淺析信息技術在檔案管理中的有效應用

丁 一

商丘醫學高等?？茖W校，河南 商丘 476000

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淺析信息技術在檔案管理中的有效應用

丁 一

商丘醫學高等專科學校，河南 商丘 476000

由于社會化大生產的開展，檔案管理的規模、數量日漸增多，檔案管理內容也變得系統、復雜；由于21世紀生產方式由勞動密集型轉變為知識密集型，對檔案管理提出更高的要求。隨著科技的日益發展，信息技術憑借其科技性、智能性、效率性等優勢在檔案管理中得到廣泛使用，大大提高了檔案管理工作效率和工作質量，并有效節約了人力、物力與財力，為企業的發展提供便利。

一、信息技術在檔案管理中發揮的優勢

(一)實現數據資源共享

信息技術最顯著的特征就是資源的共享性。檔案信息社會生產生活的重要信息，受到社會各界的高度重視，檔案管理是各行各業科學調配工作人員的保障。信息技術的使用，一定程度上打破了傳統檔案管理的封閉狀態，實現數據資源共享，為人們查閱檔案信息提供方便，大大提高了決策的效率和質量。

(二)有利于節省人力和時間

信息技術的使用，讓檔案管理者利用計算機系統迅速檢索出需要查閱的內容，有效節省查找時間，其次，有利于發現更多的資料內容，及時補充資料、儲備信息。值得一提的是，不同的檔案管理系統，用來檢索的關鍵詞也不同，如，可以姓名檢索法，名稱檢索法、編號檢索法等。

(三)有利于特殊形式檔案的管理與應用

現階段，檔案信息的儲存方式有很多，如，表格、圖片、視頻、音頻，傳統的檔案管理過程中，底片與膠片在經過多次的重復使用后，造成圖片檔案的失真，甚至損壞。傳統的視頻、音頻資料只有特殊播放器才能播放，其次，膠帶易燃、在空氣中不易保存，導致傳統的檔案信息的保存存在很大的威脅因素。而信息技術的使用，能有效解決上述問題，延長檔案壽命，提高儲存質量。另外，計算機系統存儲量大，能儲存更多的圖片、視音頻等，并能利用計算機直接打開這些信息資料，還能避免卷宗之間的接觸、磨損，不存在各種物理、化學因素對檔案的侵蝕，延長檔案壽命，并方便檢索、查閱，大大提高工作效率和質量。

二、新形勢下，提高信息技術在檔案管理工作中應用價值的具體策略

(一)引導人們正確認識到信息技術在檔案管理工作中的重要性

現代檔案實現信息化管理是信息大爆炸背景下信息技術具體應用的關鍵部分之一。由于檔案管理具有保密性、復雜性等特征，檔案管理的重要性不言而喻，長期以來，檔案的文化與社會性質都在慢慢變淡，但是，檔案信息的利用范圍卻在不斷擴大。21世紀，檔案管理更呈現出更多新特點，我們必須正確認識到信息技術能有效解決檔案管理中存在的各種弊端，才能進一步科學、合理地使用信息技術，提高檔案管理效果。

(二)緊握信息技術的應用特點，加強對檔案管理工作的統籌規劃

檔案實現信息化管理，有效擴充和豐富了檔案管理的內容，其信息量是傳統檔案信息的十倍、百倍。由于信息化檔案管理是一項系統性、復雜性的工程。要想提高信息技術在檔案管理中使用質量，工作人員必須對本單位的檔案管理事先進行統籌規劃。如，系統排查本單位檔案的館藏情況，客觀、準確地排查已有檔案的載體、類型、實物、數量等基本信息；然后根據檔案信息的實際情況選擇合理的信息技術方式，如，科學使用掃描儀、相機、攝影機等多媒體設備。另外，檔案信息化的另一個顯著特征就是數字化，要想實現檔案的數字化管理，首先要確保檔案信息的真實性、客觀性，始終秉承“突出重點、照顧特殊、分步推進”的管理原則，優先實現重點項目、高頻次使用的項目的數字化管理。值得一提的是，一些特殊的檔案資料要特殊對待。

(三)加快實現檔案信息的數字化管理與應用

實現檔案信息的數字化管理是未來檔案管理發展的必然趨勢。由于檔案龐大的數據資源，進行數字化管理是非常必要的。在進行數字化建設過程中，必須始終遵循檔案管理與利用的有效性、高效性原則。數字化的檔案管理有利于大大提高檔案資料的應用價值與利用效率，為各行各業的發展提供更便捷的服務。值得一提的是，在進行數字化管理檔案過程中，必要有針對性的優化和設置相關參數。如，在掃描一些紙質檔案時，由于掃描參數的不同，圖像的成像效果和質量也會有所不同。

三、結束語

綜上所述，信息化在檔案管理中的高效實用，能有效提高數據的分析質量，加強對檔案信息的動態檢索，其次，龐大的數據存儲系統，大大提高了信息儲存量。另外，信息技術的使用，大大加快了檔案資料的調閱速度，提高使用效率。信息技術在檔案管理中的應用優勢明顯，智能化、信息化、數字化是檔案管理發展的必然趨勢，檔案管理工作人員必須高度重視信息技術的應用，采用科學的方法提高應用質量，實現檔案管理的科學可持續發展。

[1]陳峰.論電子信息技術在檔案管理中的應用[J].硅谷，2010(22)：113-113.

[2]王利超.淺談電子信息技術在檔案管理中的應用[J].檔案天地，2010(11)：52-53.

[3]肖詩浩.信息技術在檔案管理中的應用[J].硅谷，2011(12)：137-137.

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