信訪檔案的管理和信息化建設

余深演

寧德市蕉城區信訪信息服務中心，福建 寧德 352100

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信訪檔案的管理和信息化建設

余深演

寧德市蕉城區信訪信息服務中心，福建 寧德 352100

所謂信訪檔案是對信訪過程進行全紀錄的一個過程，具體是指在對社會大眾的來信來訪進行處理時形成的有參考價值的文字、聲像及圖表等，進行將其認真保存，其是否完整將直接影響到信訪工作的客觀公正性，本文主要對信訪檔案的管理和信息化建設進行分析。

信訪檔案；管理工作；信息化建設

在新時期的發展背景下，信訪檔案作為關注社會大眾發展動向的重要性參考材料，對國家落實相關工作有著極大的積極作用，而有效展開信訪檔案的管理工作和信息化建設，不但能幫助信訪相關部門進行更好的領導決策，進而與人民群眾建立友好密切的關系，還能促進社會經濟的穩定發展，為人們的基本權利提供保障。

一、信訪檔案的特點分析

(一)信訪來源具有廣泛性

信訪檔案的收集形成過程中包括各行各業的工作人員和相關機構，如黨政機關、司法部門、社會群眾及組織團體等，進而導致信訪檔案的來源具有極大的廣泛性特點，既保證信訪檔案不會受到民族、宗教、年齡及其他社會階層的影響，還保證了信訪檔案的公平公正性。

(二)信訪檔案相關材料的成套性

由于信訪相關案件的查詢是在規定標準的流程下進行的，這也就決定了信訪機構在進行案件的處理時會產生一套完善的文件材料，在信訪案件的處理過程中主要包括群眾來信來訪、領導審批、案件登記、立案交辦、材料調查、上交報告及結案等，上述各個環節之間都有著親密的聯系，是一個不可分割的整體結構。因此在進行信訪檔案的處理時一定要時刻遵循這一原則，保證其互相之間的成套性，從而便于工作人員展開有效保管和處理。

(三)信訪檔案產生時間的不確定性

通常不同機構在對當年產生的文件資料進行處理完畢時都會將其合理歸檔，但信訪相關材料卻無法按照時間標準進行歸檔，導致這種現象的根本原因在于兩點：一是部分信訪材料會因為其具有一定的復雜性而處理時間過長甚至超越數年時間；二是一些信訪群眾由于對處理結果不滿意而重復信訪，在多年之后重提此案，導致其無法順利結案。因此為了有效保證信訪材料的完整性，相關工作人員一定要將不同時間段產生的同一信訪信息放在一個檔案中，便于提高工作人員的工作效率。

二、信訪檔案的具體管理措施應用分析

(一)加強信訪檔案的收集水平

由于信訪檔案具有專業業務性較強的特點，因而對信訪檔案的管理人員要提出嚴格的標準，要求其掌握充足的檔案管理相關內容，便于進行良好的管理工作，而若想提高信訪檔案的管理水平，首先就要有效落實信訪檔案的收集工作，各個部門在進行信訪案件的處理時，要在規定的時間范圍內將處理結果上交信訪部門，并且還要對社會群眾提供處理審核意見書等，從而將此案件合理終結。然而在處理過程中收集到的相關材料信息大多是保留在業務室等環境，這樣一來進行信訪檔案管理工作時就是不完整的，存在嚴重的后果，因此一定要將資料信息收集到信訪檔案中，保證信訪檔案管理工作的順利展開。

(二)有效落實信訪檔案的整理工作

信訪檔案的整理工作作為信訪管理過程中的主要組成部分之一，對于整個檔案業務有著至關重要的地位。從檔案管理的角度來看，信訪檔案的整理工作是始終貫穿于各個環節之中。因此相關管理人員一定要嚴格按照整理原則進行，根據檔案形成的獨特規律，對信訪檔案材料、文件之間獨有的聯系進行研究探討，進而選擇具有一定價值性的案件形成檔案，其不但是對歷史活動的一種詳細記錄，同時也是對信訪檔案保存結果的一種重要反映，需要工作人員在整理時將信訪檔案嚴格按照材料性質、年限及保管期限劃分，使信訪檔案管理能更具規范化。

(三)充分認識信訪檔案存在的重要意義，加強信訪工作的規范化服務

由于信訪檔案具有一定的憑證作用，因而相關行業的自身發展規律對其會產生一定的影響，從信訪內容的角度來看，信訪檔案并不是人們在案件過后所編纂的，而是在案件形成的整個過程中安排專業的工作人員對其詳細記錄，進而形成真實的參考依據，為信訪檔案管理工作的順利進行提供良好的條件。

三、信訪檔案的信息化建設研究分析

(一)收集詳細的電子文件

隨著工作自動化形式的逐漸興起，信訪部門出現了大量的電子文件信訪現象，這些電子文件將成為信訪檔案信息化建設的主要內容之一，因此將其按照虛擬化模式進行收集將會為信訪檔案信息化建設提供良好的工作途徑。因此信訪相關部門一定要提高自身對電子文件的重視，合理利用各種先進的科學技術來為具體工作提供理論數據。

(二)信訪檔案紙質材料的數字化

現階段，信訪檔案主要是以紙質檔案為主，因而若想實現信訪檔案資源的有效共享，就一定要加強對紙質檔案的數字化水平。所謂數字化具體就是指將網絡多媒體中的文字、聲像及其他信息等積極轉變成可以識別的數字化信息，然后將其合理儲存在相關設備中。由此可知，針對紙質信訪檔案進行數字化是信息化建設的重要途徑之一。

(三)積極構建合理的信訪檔案信息數據庫

若想構成科學合理的數據檔案信息庫，主要包括以下幾方面內容：信訪檔案目錄、檔案文件目錄建設、專題檔案目錄建設及檔案信息數據庫建設等，進而能夠保證信訪檔案具有健全完善的信息資源，充分落實信訪檔案的收集和整理工作，使信訪案件的資料信息趨于完整，最大限度還原案件的歷史真實面貌，進而便于工作人員展開更好的信息化建設。

四、結束語

總而言之，信訪檔案存在的意義是非常重大的。因此相關工作人員應充分認識到信訪檔案管理工作的重要性，不斷提高檔案管理水平，加強信訪檔案的收集和整理，進而充分發揮出信訪檔案的價值和作用。同時信訪部門還應不斷加強信息化建設水平，保證信訪檔案信息的資源共享，進而為社會經濟穩定發展、人民生活水平提供高質量的信息化服務。

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