企業人事檔案管理工作的問題和對策探討

楊獻國

潞安礦業集團公司五陽熱電廠，山西 襄垣 046205

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企業人事檔案管理工作的問題和對策探討

楊獻國

潞安礦業集團公司五陽熱電廠，山西 襄垣 046205

隨著現代化企業管理理念的運用，企業人事檔案管理工作顯得越來越重要，傳統的企業人事檔案管理工作已經不能滿足現代化企業管理運營的需要，本文結合目前企業人事檔案管理工作中存在的問題，立足實際，提出了加強企業人事檔案管理工作的針對性措施，以期為大家提供有益參考和借鑒。

企業；人事檔案管理；問題；對策；探討

一、企業人事檔案的特點

(一)特殊性：企業的人事檔案管理對象非常特殊，包括針對個人、針對個人的崗位和針對個人的工作時間。企業人事檔案作為指定個人、有穩定的工作崗位、在指定的時間內真實的記錄工作的內容，將個人的工作情況、思想情況完整地反映出來。人事檔案絕對不能缺少指定個人、穩定的工作崗位和指定的工作時間。

(二)客觀性：企業人事檔案最明顯的特點就是完整的記錄企業每一位員工的個人經歷、工作能力和工作思想等相關的情況，企業的每一份人事檔案都是真實可靠的，人事檔案就是每一位企業員工的影子，將員工的真實信息、工作情況等完整地展現出來。現在很多企業在招聘員工的過程中，必須先要看他們的個人檔案，這已經是企業招聘員工非常流行的趨勢。在準備招聘時，人事檔案就顯得格外重要，招聘人員可以根據人事檔案給出的內容選擇適合自己的人員，這樣才可能使所招聘到的人才發揮最大的工作能力，從而為企業創造更大的利潤。

(三)動態性：人事檔案一旦創建成功，那么會長期改變，因為每一個員工的工作經歷都是在不斷的變化，所以記錄檔案的內容也會不斷隨之改變。企業人事檔案不僅可以把員工在日常工作當中的情況完整的記錄下來，也可以見證一個人的成長。在記錄的過程當中，可能會增添各種各樣的內容，隨時隨地都會補充一些新的材料，反映著一個人在工作過程中經歷過的煩惱和成長過程。

二、人事檔案管理工作存在的問題

(一)對人事檔案管理的重要性認識不到位。一直以來，絕大部分的人和一些公司的領導干部對人事檔案工作了解不夠，對于人事檔案管理的工作還存在著一些思想上的誤區，部分人覺得人事檔案工作非常簡單，只需要隨便抄寫一些日常工作中比較重要的東西，在單位中做著可有可無的工作，不能給單位帶來任何利潤，只要不將檔案的內容泄露出去，保證檔案的安全，應付那些調查檔案的辦公人員就可以了。如果單位的領導不重視人事檔案管理工作的話，那么人事檔案管理這個工作就會一直應付著，在后期的時候如果想要提高工作效率的話會顯得非常困難。

(二)管理質量不達標，管理能力差，管理手段單一。現在人事制度的改革是越來越嚴，每個職能部門重新調整，重新招聘一些新的員工，原來有一些部門的員工現在全部換到新的崗位上去，部分剛剛上崗的人員都是沒有經過專業的培訓，針對檔案的管理、檔案的收集、檔案的整理、檔案的裝訂都不是很了解，可以說對檔案的重要性還沒有一個深刻的認識，不知道如何去收集檔案的內容。我們現在有很多管理檔案的員工身上背負著很多責任，所以沒有多余的精力去管理檔案，日常檔案管理工作只不過是將材料放入到檔案盒里，因為沒有及時的整理檔案，所以導致的問題就是檔案的管理水平下降。在檔案管理的設備上，大部分采用的都是普通的管理設備，檔案的管理只不過是一間倉庫，基本的設施完全都不具備，軟件的設施也全都不具備，檔案的防火、防盜、防潮的水平還停留在傳統的保護方式。管理的手段比較單一，在翻閱檔案時大部分都是手工操作，因為反反復復的翻用著原件，所以檔案紙的顏色也會變得發黃，字體也會逐漸褪色，檔案的安全性和完整性也會受到損害。

三、提高企業認識檔案管理工作水平的措施

(一)引入現代化的管理技術。人事檔案管理工作傳統的工作范圍就是收集整理內容、保管檔案、編寫目錄且需要定期的完善內容。當下是一個信息化的時代，在做好原有工作的同時，還需要將計算機充分的發揮到人事檔案管理工作當中去，因為計算機的記錄功能非常強大，如果人事檔案管理工作使用計算機來運營的話，將數據準確地錄入進去，那么工作的效率就會整體的提高上來。

(二)完善檔案管理制度，嚴格約束和執行。在完善檔案內容的同時也要完善相應的規章制度并且要嚴格遵守。人事檔案管理工作人員，必須嚴格遵守相應的規章制度，不得違反。檔案內容必須是完整的、真實可靠的，文字必須清楚，不得模糊，書寫的對象必須是明確的。如果規定必須有組織部門印章才可以算作合格的話，必須印章齊全，不可缺少。組織在鑒定的過程當中，根據審查的結果來進行處理，而且有權利享受民主評論和考核，這些獎勵懲罰的規則必須由本人簽字。所有的制度應完整打印出來，操作人員必須按照規章制度工作，嚴格的按照規章制度去執行每一項工作的內容。

(三)提高企業人事檔案的真實性。管理人員在工作過程中一定要保障人事檔案的安全性和可靠性，一定要按照規章制度辦事、負好自己的責任。對于工作人員的要求，必須能夠將檔案保護得安全無隱患、不泄露任何的秘密。管理人員必須有較強的危機意識和強烈的責任感，對于收集來的內容，一定要仔細的審核并且認真核對，把真實可靠的信息裝進檔案里，而且要保證更新的檔案內容是完整的、真實的。

(四)配置高素質的管理隊伍。在選擇檔案管理人員的過程當中，必須要選擇素質高、風氣嚴謹的，并且具有強烈的事業心和責任感的。檔案管理人員一定要保守秘密，在工作過程中，要學習一些其它部門的工作內容，掌握有關信息，這樣才可以跟其它部門進行零距離的溝通，學習一些比較好的管理技能。

人事檔案的內容需要不斷的去增加、去完善，將個人的特點完整的體現出來，在業績方面、誠信方面等都可以增加有效的可以驗證自身形象的內容，這樣才可以有效的利用人事檔案給出來的內容去發展新的人才。人事檔案管理工作有很多捷徑去參考，比如全文數據庫、人事檔案信息網絡服務站一些相關信息的數據，把人事檔案的信息完整的開發出來，這樣才可以實現信息化的人事檔案管理，最后做到將本地所有的人才聚集在一起并且收集相應的內容，政府在挑選人才的時候可以根據人事檔案信息庫來挑選。人事檔案管理的工作責任非常重大，所以企業、員工雙方應當引起高度重視。

[1]王雙喜.國有企業人事檔案管理的現狀、問題和對策[J].企業改革與管理，2016(17)：91-92.

[2]農桂山，黃政艷.高校干部人事檔案管理工作的問題與對策[J].高教論壇，2014(11)：82-84.

F426.21；G

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