淺談高職院校教學秘書工作現狀及教學秘書隊伍建設

黃艷猗

烏魯木齊職業大學，新疆 烏魯木齊 830000

?

淺談高職院校教學秘書工作現狀及教學秘書隊伍建設

黃艷猗

烏魯木齊職業大學，新疆 烏魯木齊 830000

為了滿足當今社會對人才的需要，我國許多高職院校都設立了教學秘書的崗位，旨在提高教學質量，加強高職院校的管理，為社會源源不斷的輸送人才。本文首先簡單描述了教學秘書崗位的主要職責，然后對目前高職院校教學秘書的工作狀況及高職院校教學隊伍的建設問題進行了分析。

高職院校教學秘書；工作現狀；隊伍建設

高職院校在實施教學過程中的關鍵點在于教學管理工作，教學秘書在教學管理工作中承擔著重要的責任，為提升教學質量做出巨大貢獻。教學秘書是高職院校教學管理工作與學生學習任務完成的紐帶。然而我國各高職院校在學校規模日益增大，教學水平普遍提高的情況下，在教學管理工作中，往往更重視師資隊伍建設及科學研究的開發，而對教學秘書有所忽略，這將不利于高職院校的長遠發展，因此，我們要關注教學秘書的現狀，加強教學秘書隊伍的建設。

一、高職院校教學秘書的職責

教學秘書作為高職院校的一個重要職位，起到一個紐帶的作用，其職責主要有以下幾點：

在高職院校的教學過程中無論發生什么問題，教師或學生都會在第一時間與教學秘書聯系。教學秘書需要直接面對院校內的教師與學生，接受其反饋各種問題，并將所接收的信息進行匯總、分析、整理，及時將有效信息匯報給院校領導與上一級教學管理組織。與此同時，教學秘書還要密切關注在教學過程中各項規章制度的落實情況，將真實信息及時反映給院校領導，使其根據實際情況，做出相應的調整，最終提高教學管理工作，提升整體教學質量。所以說，教學秘書是高職院校的助手及參謀。

(二)溝通協調

教學秘書在日常工作中，主要是在為三對關系在進行溝通協調服務工作，分別是：學校教務處與各系教務處之間、院校與各實驗室之間、任課教師與學生之間的關系。這就要求教學秘書要具有很強的溝通協調能力。只有平衡好這三對關系，教學管理工作才能正常開展。

(三)提高教學質量及強化服務意識

高職院校的教學管理工作中處于最基層的地位就是教學秘書，但其作為教學管理工作的最終實施者在提升辦學理念、教學質量的過程中發揮著巨大作用。可以說，教學秘書自身能力的強弱與院校教學質量的水平有著必然的聯系。因此，教學秘書在工作中要認清自身的崗位職責，全身心投入到教學管理工作中來，將教學過程實施過程中遇到的問題進行分析處理，為院校的教學管理工作創造一個良好的環境。

二、目前高職院校教學秘書的工作狀況

(一)工作強度很大，突發狀況很多

教學秘書在教學管理工作中負擔著非常繁重的工作，如：學生的檔案管理工作、學籍管理工作、各項考試成績的總結管理工作、教務教學管理工作、學校的考務管理工作等。與此同時，教學秘書每天還要處理許多突發時間，例如：學生突發狀況、教師突發狀況、教學場地或教學設備出現突發狀況，教學秘書都要第一時間出面協調解決。

例如，在教學“寓言故事三則”這部分知識時，教師可以明確預習任務，請學生通過課前查資料明確“關于寓言故事的基本信息，中外著名的寓言故事”等基礎性知識，并請學生選擇一篇自己最喜歡的寓言故事，請學生在課堂上向其他學生講述，并讓其他學生根據故事內容猜測回答“這篇寓言啟發了我們什么？”猜對的學生給予獎勵。此外，教師還可以根據教材內容設計小短劇、故事接龍、朗讀競賽等活動。這些活動都是語文教學過程中與教學內容相匹配、能夠高效調動學生積極性、鍛煉學生語文綜合能力的有效措施，教師應根據教學實際情況合理選用。

(二)面對復雜的人際關系，承受巨大的工作壓力

教學秘書在處理教學管理工作的過程中，會遇到方方面面的問題，協調解決這些問題就需要其與學校各部門的工作人員、學生、教師進行溝通協商，面臨復雜的人際關系。對于上級領導分配的任務，在及時優質完成任務的過程中，可能會面臨多個領導的指揮，在展開工作的過程中承受很大壓力。在協調布置教務工作的環節中，教學秘書會應對不同編制的教師，在維持正常教學秩序的前提下，如何安排每位教師的教學工作才能最大限度的滿足不同教師的需求，這給教務秘書的工作帶來了很大的難度。

(三)待遇差距較大，工作熱情低

教學秘書雖然在高職院校教務管理工作中十分重要的一部分，承擔著繁重的工作任務，但與教師在工資、晉升、獎金、職稱、培訓等方面的待遇相比，存在很大差異。對教學秘書來說，其工作量與各方面待遇不成比例，因而對待工作缺乏熱情，不愿意在教學秘書的崗位上長期發展。

(四)教學秘書工作質量低

高職院校的教學秘書大多存在學歷及技術職稱偏低的現狀，其知識結構單一，日常從事的工作與所學專業不對口，學歷普遍不高，技術職稱以中級或初級為主，這些客觀條件都影響著教學秘書的工作質量。

三、導致目前高職院校教學秘書的工作狀況的原因

(一)高職院校的領導對教學秘書工作不夠重視

雖然大多數高職院校都設立了教學秘書崗位，但是思想觀念還沒有得到及時轉變，還普遍存在重教學、輕管理的現象。院校負責人對教學秘書的重要性還沒有一個深刻的認識，不重視教學秘書隊伍的建設，待遇上與教師差距很大，嚴重降低了教學秘書在工作中的積極性。

(二)教學秘書缺乏專業性

大多數高職院校中的教學秘書是由本校應屆畢業生、教師親屬及對外招聘的人員共同組成，其成員素質高低不同，能力強弱不一，缺乏專業性且流動性大，教學秘書隊伍結構雜亂，對高職院校教學管理工作的順利開展非常不利。

(三)工作量大，管理水平低

近年來，高職院校的規模越來越大，其開設專業與學生人數越來越多，教學秘書的日常工作變得更為繁重，壓力更大。忙碌的工作導致其沒有時間與精力來學習提升自身的教學管理水平，無法更好的履行自己的崗位職責。

(四)缺乏相應的職業規劃

教學秘書的崗位缺乏職業規劃，使其不能為今后的職業發展定立一個合適的目標，對待日常繁重的工作缺乏熱情，產生倦怠感。教學秘書的崗位職責就是要求其在教學中起協調輔助的作用，對于職稱評定與升遷都缺少明確的標準。教學秘書在承受繁重的工作之余看不到未來前途的方向。

四、關于高職院校教學秘書隊伍建設的相關建議

重視教學秘書的隊伍建設，增強教學秘書的綜合能力，對高職院校日常工作非常重要。

(一)全面提升對教學秘書隊伍的建設及隊伍建設必要性的認識

高職院校的日常教學管理工作都是由教學秘書來具體組織與實施的，教學秘書承擔著繁重的工作及巨大的壓力，但卻沒有受到相應的重視與認同，這嚴重打擊了其在工作中應有的積極性與創新性。因此，高職院校的領導要關注并重視教學秘書的隊伍建設，充分肯定教學秘書的工作價值，在其工作中給予科學合理的定位。最直接的方法就是設立合理的激勵機制，讓教學秘書在工作始終充滿熱情，比如每個學期或每個月在院校的教學秘書選取一部分工作優秀的工作人員，給予相應的財物獎勵，提高其在教學管理工作中的積極性與主動性。

(二)教學秘書要主動進行自我完善

想要勝任教學秘書這個職位，就必須要具備以下三點要求：首先，教學秘書在工作中必須要有事業心與責任感，要甘做綠葉，勇于奉獻，能夠做到為人師表；其次，掌握各種理論知識與相應的技能，例如心理學、行政管理學、公共關系學、溝通表達能力、統籌規劃能力、計算機應用水平、檔案歸納管理水平、協調調動能力等；再次，要有過硬的心理素質，在教學管理工作中對自己從事的崗位有一個清晰明確的定位，面對繁重的工作，善于把控自己的情緒，還要具有很強的協調能力來處理復雜的人際關系。這就要求教學秘書在工作之余，要不斷的給自己充電，提高自身能力，能更好的勝任這一工作，為教學管理工作的正常開展保駕護航。

(三)加強教學秘書隊伍培訓

工作的創新是要在知識創新的基礎上實現的。目前，教學秘書基本上每天都置身于繁重的事務，學習的機會非常少。鑒于此，院校的領導應該為教學秘書創造適當的條件，對其進行培訓學習，使其知識面不斷擴大。培訓主要是結合教學秘書本職工作的基礎上，學習最新的教育理念、最新的管理方式，掌握最新的業內信息，使他們在教學管理工作中充分運用現代教學管理理念，并且還要使他們了解并掌握自己所工作的系部相關專業的知識。這樣的培訓與學習，使教學秘書對該系的教學特點與規律有了更深刻的理解，在對實際工作進行指導時更具科學性與合理性。培訓形式具有多樣性，例如上崗前對教學秘書進行崗前培訓，使其對工作的內容與規范有一個大致的了解；邀請教學秘書參與教學管理討論會，使其樹立最新的教學理念，改進工作方法，提高工作效率等。

(四)提高教學秘書的工作待遇

要想有效建設并壯大教學秘書的隊伍，首先要在工作待遇方面給予提高。教學秘書與高職院校學歷、職稱相同的其他崗位工作人員享有同樣的待遇標準。比如高職院校的教學秘書是否可以劃入教師編制，綜合考慮其學歷、職稱、資歷等條件，有效地設立教學管理梯隊，并且在職稱的評定等方面為教學秘書建立有針對性的政策保障。

(五)改進工作條件

許多高職院校教學工作重心下移至各系部，各系部都成立了更適合于自己系部發展的教務科。各系部有關部門應為教學秘書提供足夠的辦公設備，并且根據系部規模大小對教務人員數量進行增減，降低教學秘書的工作量，確保教務秘書的工作質量。各高職院校在加速信息化教學的基礎上，也要不斷改進校園網，運用信息化管理手段提高教學管理質量。

五、結束語

高職教育在我國不斷發展，維持高職院校正常有序開展教學管理工作中的重要崗位就是教學秘書。院校領導的思想觀念也要與時俱進，深刻認識到教學秘書的分量，確實強化教學秘書隊伍的建設，關注并認可教學秘書的工作，他們才會在教學管理工作中更加積極主動，充滿熱情，使教學管理工作得到提高，院校實現長遠發展。

[1]范小云.高職院校教學秘書工作探析[J].考試周刊，2012(76).

[2]錢麗云.對高職教學秘書工作的幾點思考[J].太原城市職業技術學院學報，2013(3).

[3]關松濤.淺談對高職院校教學秘書的認識[J].教育界，2013(12).

G

A

1006-0049-(2017)15-0157-02