紙質(zhì)與電子文件共存狀態(tài)下的基層檔案管理研究

李 蘋

明溪縣公務(wù)員局，福建 明溪 365200

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紙質(zhì)與電子文件共存狀態(tài)下的基層檔案管理研究

李 蘋

明溪縣公務(wù)員局，福建 明溪 365200

一、電子文件與紙質(zhì)文件的共存狀態(tài)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)文件已經(jīng)無法滿足社會(huì)的需求，由此而衍生了電子文件。也就是說，電子文件和紙質(zhì)文件共存的時(shí)代到來了，他們以其各自的狀態(tài)存在。對于基層檔案管理工作，主要有兩個(gè)途徑：第一個(gè)是先利用紙質(zhì)文件進(jìn)行整理，在整理后，將其存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，并且聲稱相應(yīng)的電子文件，我們可以把這個(gè)過程稱之為紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的過程；第二個(gè)是利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，直接在計(jì)算機(jī)上自動(dòng)生成電子文件。為了文件管理的安全性和長久性，可以將電子文件和紙質(zhì)文件進(jìn)行雙份保存。這也就是常說的，紙質(zhì)文件和電子文件共存的“雙套制度”和“雙軌制度”。“雙套制度”指的是文件進(jìn)行歸檔后，形成的共存體；“雙軌制度”指的是，在文件生成和共存的過程，利用兩種不同的文件進(jìn)行業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)。從應(yīng)用上來看，“雙軌制度”比“雙套制度”更加全面、完善，其中“雙軌制度”中涵蓋了“雙套制度”。

基層檔案在進(jìn)行管理過程中，只有電子文件和紙質(zhì)文件共存的前提下，才能采用“雙軌制度”或者“雙套制度”。其實(shí)在管理過程中沒有本質(zhì)的卻別，最大的區(qū)別在社會(huì)屬性和功能存在著不同。在雙套制度管理中，紙質(zhì)文件屬于原生文件，沒有經(jīng)過任何處理，具備相應(yīng)的效益，數(shù)據(jù)真實(shí)、有效，其屬性和功能完善，可以將其看為電子文件的原版。在雙軌制度管理中，這兩者互相共存，電子文件也可以當(dāng)做原生文件，具備法律效力，能夠參與到日常管理，將其數(shù)據(jù)進(jìn)行完善，可以稱之為完整的電子文件。

二、紙質(zhì)、電子文件共存狀態(tài)下的基層檔案管理要求

(一)注重觀念的轉(zhuǎn)變

目前，我國針對基層檔案管理工作，采用的是雙軌制度來解決文件進(jìn)行歸檔的問題，采用雙套制度對文件的內(nèi)容進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)文件歸檔的載體是紙張，電子文件歸檔的載體是光盤或者U盤，他們進(jìn)行歸檔的內(nèi)容是相同的，所采取的方式是不同的。過去，我國檔案選用的載體是紙質(zhì)歸檔，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的進(jìn)步，最常用的方式是電子歸檔，電子歸檔的方式不僅能夠便捷，同時(shí)，具備相應(yīng)的檢索功能，但是缺乏安全性。因此，對于核心的文件，需要及時(shí)的進(jìn)行備份，或者打印成紙質(zhì)文件，進(jìn)行存檔，保證其安全。檔案管理工作者對待工作，要做到及時(shí)更新自己的知識(shí)和能力，利用電子的技術(shù)對其信息進(jìn)行管理，同時(shí)，也要利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件保證文件的安全性。由于檔案管理工作人習(xí)慣了過去紙質(zhì)歸檔的方法，對新的技術(shù)沒有完全掌握，在觀念上，沒有足夠的認(rèn)知，制約了檔案歸檔的發(fā)展。還有一些人，盲目的偏愛電子檔案歸檔的方式，對其沒有正確的認(rèn)知，沒有注意到潛在的危險(xiǎn)。

(二)有關(guān)人員注重學(xué)習(xí)，提高自身的管理水平

由于我國傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理有著很多年的歷史，人們能夠很好的掌握這項(xiàng)技術(shù)，運(yùn)用自如，但是電子文件檔案管理工作，對他們來說是一項(xiàng)新的技術(shù)，需要調(diào)整思維，進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)。由于電子文件在檔案管理中，有著獨(dú)特的優(yōu)勢，能夠在計(jì)算機(jī)上對其進(jìn)行全程的管理，基于這種情況，要求每個(gè)檔案管理工作人員都要掌握計(jì)算機(jī)技能，否則長此以往，將無法對其進(jìn)行管理。目前，我國很多檔案管理工作者已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)檔案管理，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子文件進(jìn)行檔案管理遇到了很多問題，嚴(yán)重制約了檔案管理的發(fā)展。因此，檔案管理部門要開設(shè)各種培訓(xùn)，輔助這些人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握電子文件檔案管理工作。

三、紙質(zhì)文件與電子文件共存狀態(tài)下電子檔案的收集與整理

雖然電子文件管理模式有著自身的優(yōu)勢，提高了整體的工作效率，但是也有著很難攻克的難題。在攻克這個(gè)難題之前，采取電子文件和紙質(zhì)文件共存的方式對檔案進(jìn)行管理。在實(shí)際工作中，將電子文件刻錄成光盤或者存儲(chǔ)到單獨(dú)的U盤上進(jìn)行長期保存，刻錄的光盤至少要有3份，分別放在不同的地方。電子文件進(jìn)行歸檔的載體是計(jì)算機(jī)光盤，不需要紙質(zhì)。在進(jìn)行存檔的過程中，需要在特定的工具配合下，這就使得對電子文件存檔提出了更高的要求。作為一個(gè)基層檔案管理工作人員不僅需要掌握紙質(zhì)文件歸檔的方法，更需要掌握電子文件歸檔的方式，同時(shí)，掌握將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件的能力。

電子文件在生成的過程有著自己的一套程序，第一方面，要將接收和發(fā)送的電子文件進(jìn)行登記，完善電子文件的前期管理，確保電子文件在傳輸過程中的安全性。目前，在辦公室接收的任何文件都是先利用網(wǎng)絡(luò)傳輸一份電子文件，然后再按照相關(guān)步驟下發(fā)紙質(zhì)文件。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子文件如果忘記接收，很容易造成文件的丟失；第二方面，針對不同部門的電子文件收集情況，根據(jù)實(shí)際情況，對有需要的部門進(jìn)行定期手機(jī)和備份，防止數(shù)據(jù)的丟失；第三方面，關(guān)于會(huì)計(jì)部門、人事部門等重要的部門，進(jìn)行定期收集；第四方面，在收集電子文件時(shí)，利用專門的軟件進(jìn)行收集，保證電子文件數(shù)據(jù)的完整性。在電子文件收集的過程中，遵循邊整理變分析的方式，保留最有價(jià)值的電子文件。

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