法院訴訟電子檔案管理的問題分析與解決對策

金 星/杭州市中級人民法院

加強法院訴訟電子檔案管理，對于法院檔案工作向現(xiàn)代化管理方向轉(zhuǎn)變以及助推陽光司法具有重要意義。筆者以杭州市中級人民法院（以下簡稱杭中院）為例，簡要分析法院訴訟電子檔案管理存在的問題，并提出解決對策。

1 問題分析

其一，檔案人員隊伍建設(shè)亟待加強。杭中院訴訟電子檔案管理工作量大、工作技術(shù)含量高的特點很明顯。工作量大集中體現(xiàn)在檔案人員需面對大量的查檔者，要經(jīng)辦一系列手續(xù)。首先是對內(nèi)提供查詢服務(wù)，內(nèi)部工作人員如需查詢訴訟電子檔案，要登錄電子卷宗查詢系統(tǒng)，選中所需條目并提出申請，檔案人員對申請人的相關(guān)情況進行審查，并予通過審查的申請人相應(yīng)的臨時權(quán)限，申請人獲得權(quán)限后即可查詢檔案。其次是對外提供查詢服務(wù)，社會人士事先遞交查檔申請，并附上身份證明、單位證明、查檔事由說明等相關(guān)材料，檔案人員對遞交的材料進行審核，通過審核后將所需的訴訟電子檔案發(fā)送到指定計算機供申請人查閱。此外，檔案人員還肩負有對電子檔案相關(guān)信息進行統(tǒng)計、指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門形成電子文件并及時歸檔以及與省高院和各區(qū)法院檔案人員保持密切業(yè)務(wù)聯(lián)系的職責(zé)。目前，杭中院只有8名檔案人員，他們面對繁重的檔案工作顯得力不從心，8人中有4人為外聘人員，檔案人員隊伍不夠穩(wěn)定。

工作技術(shù)含量高主要體現(xiàn)在與省高院、各區(qū)法院通過訴訟電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，實現(xiàn)檔案遠程調(diào)檔與異地查閱；將電子檔案備份在信息數(shù)據(jù)中心的磁盤陣列上，并定期通過專門網(wǎng)絡(luò)遠程備份到杭州市容災(zāi)中心。目前杭中院檔案人員普遍年紀偏大、缺乏信息技術(shù)知識，難以勝任工作。

其二，工作中應(yīng)用的技術(shù)不夠完善。就杭州市的情況來看，現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、邏輯設(shè)計和物理設(shè)計方面不夠完善，在實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、確保數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)完整性方面有待提高，檔案安全防范工作還需加強。此外，現(xiàn)有的檢索條件無法滿足海量檔案的檢索需求，檢索效率低下；市中院與省高院、各區(qū)法院的檔案資源互聯(lián)互通缺乏深度與廣度，工作成效并不理想。

2 解決對策

2.1 加強檔案人員隊伍建設(shè)

首先，增加外聘檔案人員數(shù)量，確保人員隊伍穩(wěn)定。針對人員編制短期內(nèi)難以增加的現(xiàn)狀，應(yīng)轉(zhuǎn)變理念，積極依靠外聘人員開展工作，及時增加外聘檔案人員數(shù)量。可與相關(guān)高校或高職院校建立長期合作關(guān)系，吸收信息資源管理專業(yè)或檔案專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生入職，提升檔案人員隊伍整體素質(zhì)；要多措并舉維護隊伍穩(wěn)定，既要提升待遇、提供上升渠道，也要鼓勵檔案人員安心工作、做出業(yè)績、有“為”有“位”。

其次，加強對外聘檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對外聘檔案人員的培訓(xùn)側(cè)重點應(yīng)是法院業(yè)務(wù)工作特別是訴訟工作，以及與工作聯(lián)系密切的信息技術(shù)，要在檔案人員上崗前提供崗前培訓(xùn)、上崗后定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案人員掌握法院工作和訴訟工作的最新進展，學(xué)習(xí)最新的信息技術(shù)知識；還要組織檔案人員參加省、市檔案部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或邀請高校信息資源管理專業(yè)的學(xué)者舉辦講座，及時更新檔案人員的檔案業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)、了解檔案學(xué)前沿的理論知識，為他們創(chuàng)新工作理念與工作方式提供知識儲備。

2.2 完善工作中的技術(shù)應(yīng)用

第一，制定各種技術(shù)標準規(guī)范。主要包括服務(wù)器的兼容性、不同類型電子化訴訟檔案的格式區(qū)分、參數(shù)標準、關(guān)鍵設(shè)備的接口、查詢終端的建設(shè)規(guī)范、運行環(huán)境等。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括數(shù)據(jù)采集平臺、智能處理平臺、數(shù)據(jù)挖掘及智能搜索應(yīng)用平臺，通過多類型數(shù)據(jù)采集平臺收集檔案數(shù)據(jù)，在智能數(shù)據(jù)處理平臺上分析非結(jié)構(gòu)化信息、多媒體信息和用戶信息，在應(yīng)用平臺上提供搜索功能和多媒體自動編研功能。

第二，實現(xiàn)資源整合與共享。在與省高院、各區(qū)法院進行訴訟電子檔案資源互聯(lián)互通的基礎(chǔ)上，與檢察系統(tǒng)、公安系統(tǒng)等進行多級互聯(lián)，實現(xiàn)訴訟電子檔案的有效整合和共建共享，設(shè)立集中統(tǒng)一的訴訟檔案信息資源中樞系統(tǒng)，強化檔案信息利用的廣度和深度，開展電子檔案數(shù)據(jù)集中管理、統(tǒng)計分析和編研。

第三，建立以立體防御、深度防御為核心的訴訟電子檔案安全保障平臺。平臺需要包括預(yù)警、攻擊防護、響應(yīng)、恢復(fù)等主要功能，并積極應(yīng)用防火墻、入侵檢測、身份認證等安全措施；合理設(shè)置檔案人員平臺使用權(quán)限，如檔案人員離職或調(diào)動，應(yīng)及時撤銷其權(quán)限。