淺談交通運輸行業(yè)檔案信息化建設

■閆文靜

淺談交通運輸行業(yè)檔案信息化建設

■閆文靜

當前信息技術已滲透到社會發(fā)展的各個領域，受其影響檔案管理工作也發(fā)生著深刻變革，特別是隨著現(xiàn)代化交通運輸業(yè)的發(fā)展，要求交通運輸行業(yè)的檔案管理部門必須樹立強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設推進檔案管理工作變革，實現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化管理的模式。2014年8月，交通部辦公廳印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下交通運輸檔案工作的意見》，專門就加快推進檔案管理信息化建設提出了明確要求。結合多年從事交通運輸行業(yè)檔案管理工作實際，對當前交通運輸行業(yè)的檔案管理信息化建設談幾點粗淺的認識和看法。

一、交通運輸行業(yè)的檔案管理實現(xiàn)信息化意義重大

所謂“檔案管理信息化”就是推動檔案管理模式從檔案實體保管向檔案實體的數(shù)字化形式轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)檔案信息的采集、服務、查詢、調(diào)用智能化、高效化管理，為利用者提供快速便捷的查閱服務。數(shù)字化檔案具有共享性、便捷性、復用性和交互性等特點，對交通運輸事業(yè)的發(fā)展意義重大。首先，數(shù)字化的交通運輸檔案可以呈現(xiàn)清晰完整的圖文信息，為交通工程管理人員了解和掌握過去某一時段交通建設情況、施工情況和交通運輸情況，加強交通工程的規(guī)劃建設提供信息服務。科學完備的交通檔案信息為推動交通道路工程的施工、維護，更好地保障交通管理正常運行提供監(jiān)督和評估支持。其次，數(shù)字化的檔案管理方式更有利于檔案管理人員對檔案信息數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析處理，從而獲取肉眼看不到的深層次二次信息，幫助單位領導全面掌握交通運輸狀況，深入了解交通事業(yè)的發(fā)展不足。第三，通過建設交通運輸行業(yè)信息綜合應用平臺，在平臺共享檔案文獻信息成果，真正實現(xiàn)交通工作人員足不出戶查閱所需要的文獻資料，極大地提升了工作效率。

二、推進交通運輸行業(yè)檔案管理信息化存在的問題

交通運輸行業(yè)檔案管理信息化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內(nèi)容。當前交通運輸行業(yè)各單位采取有效措施，加大檔案管理信息化的建設力度，但仍存在一些問題和不足。

一是工作重視程度不夠。部分交通運輸單位只重視業(yè)務管理而輕視檔案管理，認為檔案管理只是收集過時的文件材料，只要不丟失、不漏項就可以，投入過多的人力、物力、財力推進信息化建設更是得不償失，導致檔案管理科學化、信息化水平低。

二是基礎建設投入不足。部分交通運輸單位缺少檔案管理信息化必要的硬件設施，而且也沒有足夠的資金以及技術來發(fā)展這些硬件設施；有些交通運輸單位雖然購買了不少先進的管理設備，但現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏計算機方面知識和信息化管理能力，專業(yè)知識單一，只能進行簡單的操作，計算機的先進作用不能有效發(fā)揮。

三是工作規(guī)章制度缺失。部分交通運輸單位檔案管理操作規(guī)程不規(guī)范，缺乏科學的規(guī)章管理制度，檔案管理分工模糊，崗位職責劃分不清，檔案管理登記、統(tǒng)計以及信息化數(shù)據(jù)的上傳、利用等具體工作出現(xiàn)各自為政現(xiàn)象，管理混亂，管理方式落后，信息化程度不高。

四是管理人員素質(zhì)偏低。部分交通運輸單位的檔案管理從業(yè)人員業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技術水平較低，其中一些檔案管理人員身兼數(shù)職，整天忙于事務性工作，根本無暇顧及檔案業(yè)務學習、鉆研和培訓，對基本的檔案工作程序缺乏了解和掌握，遠遠滿足不了檔案信息化管理建設的要求。

三、加強交通運輸行業(yè)檔案管理信息化建設的對策建議

隨著現(xiàn)代化的交通運輸業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理信息化勢在必行。交通運輸行業(yè)各單位應通過完善檔案管理制度，加強檔案隊伍建設，提升檔案管理信息化水平，推動交通運輸行業(yè)檔案管理的科學化、高效化建設。

一要主動爭取領導支持。只有領導重視，才能保證制度的落實和執(zhí)行。要爭取單位領導在人力、物力、財力方面對檔案管理工作進行傾斜，將交通檔案管理信息化同其他工作一起作為一個整體統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，并針對不同工作崗位的工作性質(zhì)配置專門恰當?shù)墓ぷ魅藛T，專人負責，各負其責。

二要提升管理人員綜合素質(zhì)。選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業(yè)務培訓，使其牢固掌握檔案信息化管理相關專業(yè)知識，熟練操作計算機辦公軟件對檔案數(shù)據(jù)進行分析處理，提高檔案管理人員的業(yè)務能力。要把有一定技術專長的人員安排到檔案管理工作崗位上，改善檔案管理工作人員的福利待遇和辦公條件，提高他們的工作積極性和主動性，從而創(chuàng)造性的開展工作。

三要建立健全管理制度。規(guī)范的規(guī)章制度是檔案管理信息化工作順利開展的基本前提。交通運輸行業(yè)單位應當在結合本單位工作實際的前提下，統(tǒng)一制定規(guī)范、合理的交通檔案管理信息化規(guī)章制度，嚴格按照規(guī)章制度開展工作。要建立健全檔案信息化管理工作責任制，明確檔案信息化管理人員工作職責；建立健全檔案信息化管理績效考評工作制，對檔案管理工作人員實行績效工作制，提高工作積極性；建立健全檔案信息化分類管理工作制度；建立健全檔案管理定期收集制度，要求各個科室的檔案要定期收集后統(tǒng)一送到檔案室進行分類、保管，檔案管理工作人員也要對檔案進行規(guī)范管理，提高檔案利用率。

四是建立數(shù)字化管理系統(tǒng)。

以便捷化、數(shù)字化、共享化理念為指導，在交通運輸系統(tǒng)內(nèi)部建設數(shù)字化綜合應用平臺。比如通過建立檔案信息網(wǎng)站，以網(wǎng)頁的形式提供檔案信息服務，提供文件信息在線咨詢、搜索、電子文檔、實時歸檔和直接訪問，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部各單位信息資源的合作共享。同時，嚴格按照國家推薦的信息化管理標準，在實踐中按照自身發(fā)展的需求和特點不斷進行完善，制定出符合自身需要的管理標準體系。

（作者單位：張家口市交通運輸局檔案中心）