會(huì)計(jì)檔案管理的新思考

■白 波

會(huì)計(jì)檔案管理的新思考

■白 波

會(huì)計(jì)檔案，是國(guó)家檔案局發(fā)布的100種國(guó)家基本專(zhuān)業(yè)檔案之一。會(huì)計(jì)檔案的管理，貫穿于高速公路運(yùn)營(yíng)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，又承擔(dān)著推動(dòng)高速公路又好又快發(fā)展的重要使命，更關(guān)系適應(yīng)新形勢(shì)下國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理的新要求。自2016年以來(lái)，河北省高速公路石安管理處會(huì)計(jì)檔案管理堅(jiān)持以省檔案局“檔案目標(biāo)管理辦法”為指導(dǎo)，不斷創(chuàng)新思維，在充分利用檔案資源、提升檔案管理模式的基礎(chǔ)上，扎實(shí)推進(jìn)財(cái)務(wù)管理模式，建立內(nèi)控體系建設(shè)，保障了財(cái)務(wù)管理體制改革的長(zhǎng)效運(yùn)行。

一、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

石安管理處為三級(jí)預(yù)算單位，財(cái)務(wù)管理實(shí)行的是管理處、管理所（工區(qū)）兩級(jí)核算模式，即27個(gè)收費(fèi)站按照管理所管轄權(quán)限分別歸集到4個(gè)管理所，加上工區(qū)與直屬單位共10個(gè)獨(dú)立核算的處屬單位。由此形成的各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案也分別由各單位收集整理歸檔，數(shù)據(jù)資料分散，不利于形成會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在進(jìn)一步深化財(cái)政國(guó)庫(kù)集中支付制度改革的強(qiáng)烈要求下，這種檔案管理模式弊端也愈來(lái)愈明顯。

檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不及時(shí)。財(cái)政部門(mén)加強(qiáng)對(duì)預(yù)算單位預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和預(yù)算資金使用的監(jiān)管，需要預(yù)算單位即時(shí)報(bào)送相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。由于核算層級(jí)多，就容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)上報(bào)不及時(shí)等情況。

檔案收集進(jìn)度不可控。雖然各級(jí)財(cái)政部門(mén)對(duì)預(yù)算單位執(zhí)行進(jìn)度有著嚴(yán)格的要求，但由于管理處存在的各項(xiàng)預(yù)算資金需要下?lián)埽Y金周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，執(zhí)行進(jìn)度和檔案整理歸檔進(jìn)度不可控，只能事后檢查監(jiān)督。

檔案整理標(biāo)準(zhǔn)欠規(guī)范。處屬單位多，相關(guān)人員業(yè)務(wù)能力參差不齊，僅憑每年的審計(jì)和日常工作檢查，管理處很難對(duì)處屬單位的預(yù)算資金使用情況全面把控，容易形成檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際的“兩張皮”。

二、創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理模式

我處把檔案納入規(guī)范化管理軌道，既提高會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理的要求，又是適應(yīng)財(cái)政國(guó)庫(kù)集中支付制度改革的需要，為提升預(yù)算執(zhí)行的科學(xué)性、有效性作出有益的探索和嘗試。

創(chuàng)新、完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。在原有的檔案管理制度基礎(chǔ)上，相繼修訂印發(fā)《會(huì)計(jì)收支審批程序管理辦法》《預(yù)算管理辦法（試行）》等，進(jìn)一步明確會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)流程，相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限，細(xì)化檔案歸檔的規(guī)則和流程，使會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)一步規(guī)范。

創(chuàng)新核算體系，構(gòu)建新的會(huì)計(jì)檔案管理框架。聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的中介機(jī)構(gòu)對(duì)處屬單位進(jìn)行并賬前的審計(jì)，對(duì)各單位的資金、會(huì)計(jì)狀況進(jìn)行摸底、梳理。在此基礎(chǔ)上，各處屬單位與管理處對(duì)賬，并對(duì)本單位的往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行清理。最后依據(jù)會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具的并賬審核報(bào)告，將各處屬單位的賬統(tǒng)一并入管理處套賬。自此，我處實(shí)現(xiàn)了取消處屬單位獨(dú)立核算、獨(dú)立管理會(huì)計(jì)檔案，由管理處一套賬統(tǒng)一核算，處屬單位的銀行賬戶(hù)也先后撤銷(xiāo)，預(yù)算資金不再下?lián)埽坑晒芾硖幗y(tǒng)一報(bào)銷(xiāo)結(jié)算，形成了全新的會(huì)計(jì)檔案管理框架。

創(chuàng)新會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和檔案管理機(jī)構(gòu)。為了保障各項(xiàng)工作資金能夠及時(shí)到位，結(jié)合石安高速點(diǎn)多、線長(zhǎng)的特點(diǎn)，我處特成立了石家莊、邢臺(tái)、邯鄲三個(gè)支付中心，作為處財(cái)務(wù)審計(jì)科的派駐機(jī)構(gòu)，按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)職責(zé)，主要負(fù)責(zé)轄區(qū)基層單位日常報(bào)銷(xiāo)、憑證審核、備查賬登記、會(huì)計(jì)檔案管理等工作。

創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理。為了能統(tǒng)一記賬，升級(jí)原新中大會(huì)計(jì)軟件為網(wǎng)絡(luò)版，分別在石家莊、邢臺(tái)、邯鄲三個(gè)支付中心增加站點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)核算實(shí)時(shí)化、動(dòng)態(tài)化，也實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案與處機(jī)關(guān)同時(shí)記賬，彼此共享。

三、加強(qiáng)內(nèi)控體系建設(shè)，構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制

會(huì)計(jì)檔案管理模式的創(chuàng)新必須以嚴(yán)格的監(jiān)督管理和控制體系為重要保障，而內(nèi)部控制建設(shè)又是規(guī)范單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，強(qiáng)化對(duì)內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行制約，促進(jìn)檔案利用效率不斷提高的重要舉措。

利用已有檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控。利用檔案資料和數(shù)據(jù)分析確定會(huì)計(jì)活動(dòng)的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，這是內(nèi)部管控的基礎(chǔ)。開(kāi)展內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)工作并出具評(píng)價(jià)報(bào)告，形成一套內(nèi)控分析檔案，首先針對(duì)意見(jiàn)反饋或訪談?dòng)涗洝⒄{(diào)查問(wèn)卷進(jìn)行匯總分析，歸納會(huì)計(jì)內(nèi)部管理要求和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；其次，全面梳理會(huì)計(jì)管理流程和業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)我處業(yè)務(wù)特點(diǎn)查找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的定性和定量評(píng)估；三是對(duì)已經(jīng)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)要進(jìn)行定性分析、定量分析和風(fēng)險(xiǎn)排查，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制定出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施和整體策略。

利用內(nèi)控分析檔案進(jìn)行規(guī)范流程。在全面分析專(zhuān)題檔案的基礎(chǔ)上，根據(jù)確定的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，梳理業(yè)務(wù)流程和管理流程，采用分別座談等方式綜合各部門(mén)意見(jiàn)，利用內(nèi)部控制手冊(cè)等專(zhuān)題檔案，通過(guò)明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的權(quán)限范圍、審批程序和相關(guān)責(zé)任，減少“人情因素”干擾，實(shí)現(xiàn)照章辦事、規(guī)范審批。突出重點(diǎn)崗位和環(huán)節(jié)，繪制財(cái)務(wù)運(yùn)行流程圖，實(shí)現(xiàn)流程節(jié)點(diǎn)控制，形成節(jié)點(diǎn)控制、關(guān)聯(lián)制約、過(guò)程監(jiān)控的流程制約機(jī)制。

利用內(nèi)控專(zhuān)題檔案強(qiáng)化執(zhí)行。在現(xiàn)有財(cái)務(wù)體系基礎(chǔ)上，注重建立實(shí)體性制度和程序性制度并重，堵塞制度漏洞，不斷促進(jìn)單位會(huì)計(jì)管理向系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)。執(zhí)行到位。明確各個(gè)崗位和相關(guān)人員的分工和職責(zé)，設(shè)立由紀(jì)檢監(jiān)察室、財(cái)務(wù)審計(jì)科及相關(guān)部門(mén)對(duì)內(nèi)部控制管理制度的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行考核和獎(jiǎng)懲，并充分利用外部審計(jì)、財(cái)政監(jiān)督和紀(jì)檢監(jiān)察等，保障會(huì)計(jì)管理內(nèi)控建設(shè)有效實(shí)施。

我處在利用會(huì)計(jì)檔案為基礎(chǔ)實(shí)行改革后，省財(cái)政廳于2016年11月底也下發(fā)通知，要求各預(yù)算單位只能保留一個(gè)基本存款（零余額）賬戶(hù)，處屬單位的銀行賬戶(hù)一律都要撤銷(xiāo)，證明利用檔案可以有預(yù)見(jiàn)性、前瞻性的探索工作進(jìn)展，也是一個(gè)把握規(guī)律、運(yùn)用規(guī)律的實(shí)踐過(guò)程，使我處成為河北省高管局系統(tǒng)實(shí)行三級(jí)管理模式的管理處中首家成功實(shí)現(xiàn)管理處會(huì)計(jì)統(tǒng)一報(bào)賬、統(tǒng)一核算的單位，更為局系統(tǒng)其他單位財(cái)務(wù)核算體制改革提供了有益參考。

（作者單位：河北省高速公路石安管理處）