會計檔案管理的新思考

■白 波

會計檔案管理的新思考

■白 波

會計檔案，是國家檔案局發布的100種國家基本專業檔案之一。會計檔案的管理，貫穿于高速公路運營管理的各個環節，又承擔著推動高速公路又好又快發展的重要使命，更關系適應新形勢下國家會計檔案管理的新要求。自2016年以來，河北省高速公路石安管理處會計檔案管理堅持以省檔案局“檔案目標管理辦法”為指導，不斷創新思維，在充分利用檔案資源、提升檔案管理模式的基礎上，扎實推進財務管理模式，建立內控體系建設，保障了財務管理體制改革的長效運行。

一、會計檔案管理中存在的問題

石安管理處為三級預算單位，財務管理實行的是管理處、管理所（工區）兩級核算模式，即27個收費站按照管理所管轄權限分別歸集到4個管理所，加上工區與直屬單位共10個獨立核算的處屬單位。由此形成的各類會計檔案也分別由各單位收集整理歸檔，數據資料分散，不利于形成會計檔案數據庫，在進一步深化財政國庫集中支付制度改革的強烈要求下，這種檔案管理模式弊端也愈來愈明顯。

檔案數據統計不及時。財政部門加強對預算單位預算執行進度和預算資金使用的監管，需要預算單位即時報送相關會計數據。由于核算層級多，就容易出現數據上報不及時等情況。

檔案收集進度不可控。雖然各級財政部門對預算單位執行進度有著嚴格的要求，但由于管理處存在的各項預算資金需要下撥，資金周轉環節多，執行進度和檔案整理歸檔進度不可控，只能事后檢查監督。

檔案整理標準欠規范。處屬單位多，相關人員業務能力參差不齊，僅憑每年的審計和日常工作檢查，管理處很難對處屬單位的預算資金使用情況全面把控，容易形成檔案整理標準和實際的“兩張皮”。

二、創新會計檔案管理模式

我處把檔案納入規范化管理軌道，既提高會計檔案數據統一管理的要求，又是適應財政國庫集中支付制度改革的需要，為提升預算執行的科學性、有效性作出有益的探索和嘗試。

創新、完善會計檔案管理制度。在原有的檔案管理制度基礎上，相繼修訂印發《會計收支審批程序管理辦法》《預算管理辦法（試行）》等，進一步明確會計檔案管理相關業務流程，相關人員的職責權限，細化檔案歸檔的規則和流程，使會計檔案工作進一步規范。

創新核算體系，構建新的會計檔案管理框架。聘請專業的中介機構對處屬單位進行并賬前的審計，對各單位的資金、會計狀況進行摸底、梳理。在此基礎上，各處屬單位與管理處對賬，并對本單位的往來款項進行清理。最后依據會計師事務所出具的并賬審核報告，將各處屬單位的賬統一并入管理處套賬。自此，我處實現了取消處屬單位獨立核算、獨立管理會計檔案，由管理處一套賬統一核算，處屬單位的銀行賬戶也先后撤銷，預算資金不再下撥，全部由管理處統一報銷結算，形成了全新的會計檔案管理框架。

創新會計業務和檔案管理機構。為了保障各項工作資金能夠及時到位，結合石安高速點多、線長的特點，我處特成立了石家莊、邢臺、邯鄲三個支付中心，作為處財務審計科的派駐機構，按照財務制度和相關職責，主要負責轄區基層單位日常報銷、憑證審核、備查賬登記、會計檔案管理等工作。

創新會計檔案管理手段，實現網絡管理。為了能統一記賬，升級原新中大會計軟件為網絡版，分別在石家莊、邢臺、邯鄲三個支付中心增加站點，實現了會計核算實時化、動態化，也實現了會計檔案與處機關同時記賬，彼此共享。

三、加強內控體系建設，構建會計檔案管理的長效機制

會計檔案管理模式的創新必須以嚴格的監督管理和控制體系為重要保障，而內部控制建設又是規范單位內部經濟活動，強化對內部權力運行制約，促進檔案利用效率不斷提高的重要舉措。

利用已有檔案進行風險防控。利用檔案資料和數據分析確定會計活動的漏洞和風險點，這是內部管控的基礎。開展內部控制基礎性評價工作并出具評價報告，形成一套內控分析檔案，首先針對意見反饋或訪談記錄、調查問卷進行匯總分析，歸納會計內部管理要求和風險點；其次，全面梳理會計管理流程和業務流程風險，根據我處業務特點查找風險點，進行風險的定性和定量評估；三是對已經識別的風險要進行定性分析、定量分析和風險排查，確定風險等級，制定出相應的應對措施和整體策略。

利用內控分析檔案進行規范流程。在全面分析專題檔案的基礎上，根據確定的風險點、風險等級和風險應對策略，梳理業務流程和管理流程，采用分別座談等方式綜合各部門意見，利用內部控制手冊等專題檔案，通過明確各崗位辦理業務和事項的權限范圍、審批程序和相關責任，減少“人情因素”干擾，實現照章辦事、規范審批。突出重點崗位和環節，繪制財務運行流程圖，實現流程節點控制，形成節點控制、關聯制約、過程監控的流程制約機制。

利用內控專題檔案強化執行。在現有財務體系基礎上，注重建立實體性制度和程序性制度并重，堵塞制度漏洞，不斷促進單位會計管理向系統化、規范化、標準化邁進。執行到位。明確各個崗位和相關人員的分工和職責，設立由紀檢監察室、財務審計科及相關部門對內部控制管理制度的執行結果進行考核和獎懲，并充分利用外部審計、財政監督和紀檢監察等，保障會計管理內控建設有效實施。

我處在利用會計檔案為基礎實行改革后，省財政廳于2016年11月底也下發通知，要求各預算單位只能保留一個基本存款（零余額）賬戶，處屬單位的銀行賬戶一律都要撤銷，證明利用檔案可以有預見性、前瞻性的探索工作進展，也是一個把握規律、運用規律的實踐過程，使我處成為河北省高管局系統實行三級管理模式的管理處中首家成功實現管理處會計統一報賬、統一核算的單位，更為局系統其他單位財務核算體制改革提供了有益參考。

（作者單位：河北省高速公路石安管理處）