檔案服務(wù)公務(wù)用車制度改革工作的思考

■李偉旭

檔案服務(wù)公務(wù)用車制度改革工作的思考

■李偉旭

一、公務(wù)用車制度改革檔案工作的內(nèi)容和意義

目前，中央和省級黨政機關(guān)公車改革全部完成，大部分地市級和半數(shù)以上的縣級黨政機關(guān)完成車改，企事業(yè)單位車改工作正在持續(xù)推進中。現(xiàn)階段的公車改革檔案工作，是利用文字、圖表、聲像等形式，對已經(jīng)基本完成的黨政機關(guān)車改工作的全面記錄。它是體現(xiàn)改革進程，留存歷史資料的信息基礎(chǔ)；是制訂工作措施，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)；是加強總結(jié)提煉，推廣先進經(jīng)驗的信息載體；是檢驗改革成果，見證社會發(fā)展的數(shù)據(jù)支撐。因此，做好車改檔案工作，充分發(fā)揮其利用價值，將為公車改革提供強大的信息資源后盾，有力促進改革的順利進行。

二、公車改革檔案存在問題

1、分頭產(chǎn)生，標準不一，系統(tǒng)性和全面性有待加強

公車改革是一項綜合性工作，由相關(guān)部門分工合作，共同完成。主要有財政部門負責測算和車輛處置、人社部門負責司勤人員安置、審計部門負責審計，機關(guān)事務(wù)管理部門負責綜合協(xié)調(diào)。公車改革檔案由各部門分頭收集，工作要求和標準不同，檔案收集整理帶有主觀性和隨意性，無法確保公車改革檔案的系統(tǒng)性和全面性。

2、模式陳舊，觀念落后，便捷性和多元化有待提高

公車改革檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿用傳統(tǒng)模式，借助信息化媒體優(yōu)勢的程度不高，不利于快捷地查找利用，不利于客觀具體地反映車改工作全貌。

3、缺乏調(diào)研，流于應(yīng)付，編研利用空間有待擴展

公車改革檔案工作中，檔案人員主要是對現(xiàn)有的資料進行保存、管理，思維停留在被動提供服務(wù)的層面上，缺乏主動服務(wù)意識和對檔案利用需求的調(diào)研，缺少對檔案資料的編研開發(fā)，檔案價值沒有充分發(fā)揮，整體利用效率不高。

三、檔案更好地服務(wù)于公車

改革工作的措施

1、明確標準，統(tǒng)籌整合，確保車改檔案資源的全面性和系統(tǒng)性

車改工作中產(chǎn)生的統(tǒng)計測算、補貼發(fā)放、車輛處置、人員安置、車輛管理使用、制度建設(shè)等方面的原始資料，將是體現(xiàn)工作進展、查驗改革成果、記錄改革過程的重要依據(jù)，確保其全面性和系統(tǒng)性是車改檔案工作的必然要求。一是制訂標準，規(guī)范程序，做到有章可循。在車改檔案工作中，負責車改綜合協(xié)調(diào)工作的機關(guān)事務(wù)管理部門要切實肩負起檔案資源整合，協(xié)調(diào)統(tǒng)籌的職責。各級機關(guān)事務(wù)管理部門不僅要做好本部門產(chǎn)生檔案的收集整理，還要對其它部門的檔案全面管理，制訂統(tǒng)一的標準和要求，明確檔案收集的范圍和責任分工，以制度管理檔案，確保各部門車改檔案工作有章可循。二是分頭整理，統(tǒng)籌整合，確保全面系統(tǒng)。車改工作各職責部門檔案工作等要按照統(tǒng)一標準，分頭整理，綜合部門根據(jù)需求統(tǒng)籌整合檔案資源，為車改檔案全面、系統(tǒng)地歸檔奠定良好基礎(chǔ)。三是提供指導(dǎo)，保持溝通，產(chǎn)生工作凝聚力。各職能部門分頭整理車改檔案，就像一盤散沙，綜合部門出臺標準，明確責任后，要進行經(jīng)常性的溝通、指導(dǎo)、交流，看似不起眼，但對于促進各部門車改工作檔案及時規(guī)范歸檔，卻有著切實的、重要的凝聚作用。

2、側(cè)重整理，匯總展示，提高車改檔案的便捷性和功能性

如何從實際需求出發(fā)，對檔案進行科學(xué)整理，使其易于查找，提高利用效率，并具有展示功能，是檔案工作者的主要努力方向。一是針對需求側(cè)重整理。檔案人員通過留意檔案提供情況，摸清利用者主要需求和使用去向，開展針對性的側(cè)重整理。例如，針對大型綜合會議等，需求者多為查找車改工作各部門聯(lián)絡(luò)方式、用于臨時修改的會議講話、致辭等的電子文件，檔案人員在會前進行側(cè)重性整理，備好資料，確保第一時間，可以將利用者急需的內(nèi)容提供出來，越是緊要時刻，就越能體現(xiàn)出檔案工作的重要作用，也是檔案工作者樹立專業(yè)嚴謹?shù)膫€人形象的良好機會。二是匯總展示，突出導(dǎo)向作用。在一般性的收集整理的基礎(chǔ)上，檔案工作者對查找利用率高的內(nèi)容進行整理匯總，制作成專題展示冊。例如，收集匯總制作制度建設(shè)展示冊、組織機構(gòu)展示冊、大型會議展示冊、部門協(xié)調(diào)展示冊、參考資料展示冊等。這些專題展示冊，資源集中，便于查找，利用率高，簡化了多次重復(fù)利用的逐項查找，同時充分展現(xiàn)了車改工作成果，提供了全面系統(tǒng)的專題資料。在細節(jié)中，體現(xiàn)檔案工作者的積極主動性和良好的專業(yè)習(xí)慣。

3、擴展思路，主動作為，增強車改檔案的多元化和生動性

除了文書檔案，音頻、影像資料等多種檔案形式是多元化檔案的基礎(chǔ)來源，信息化檔案管理的普及為多元化檔案形式提供了便利條件。一是突破思維定勢，引入直觀形象的多媒體檔案形式。除了收集文書、圖像等。比如大型會議，除了會議材料外，還有會議的照片、視頻，這些多媒體資料對于工作的體現(xiàn)更加直觀、形象。二是組合加工，將檔案具體化生動化。有了基礎(chǔ)資料，如何讓檔案具體生動起來？需要檔案人員積極主動地開展工作，將各種基礎(chǔ)信息加工組合，發(fā)揮優(yōu)勢。比如說，車輛拍賣工作，將前期準備協(xié)調(diào)、車輛拍賣現(xiàn)場及拍賣成果等的視頻、照片、文字、圖表等相關(guān)佐證材料，以PPT文件形式融合在一起，集視頻、圖像、文字和聲音為一體，在上級考核督查或在改革成果檢驗中，作為背景展示片播放，將成為生動具體的佐證和展示平臺，同時也是檔案工作的重要成果體現(xiàn)。

4、提升價值，深入編研，讓檔案成為車改工作的智囊和參謀

公車改革工作是一項探索性的改革，改革經(jīng)驗及做法需要不斷總結(jié)研究，改革成效及進展成果需要及時檢驗論證。因此，檔案人員要將各種材料進行歸納、梳理，深入開展編研，形成系統(tǒng)化、有代表性的參考資料，成為車改工作的智囊和參謀。一是系統(tǒng)化梳理，形成參考依據(jù)。隨著工作的推進，改革的各項制度、各種實際情況的處理辦法、各種特殊問題的解決方式，這本身就是一筆財富，對于指導(dǎo)下級部門和為其它地區(qū)提供參考有著重要的意義。對這些零散的信息進行梳理和編研，形成系統(tǒng)化的參考依據(jù)，是檔案的價值提升。比如說，梳理從中央至本地區(qū)各級領(lǐng)導(dǎo)對車改工作的批示內(nèi)容，形成領(lǐng)導(dǎo)批示集合冊；梳理本地區(qū)公車改革已制訂實施的政策，形成完整的制度名錄冊；匯總各種疑難情況的處置解決辦法，形成系統(tǒng)化的工作提示冊等。這些編研成果，將成為對本級車改工作決策的有效提示，下級車改工作的重要參考，有助于上級督導(dǎo)檢查，掌握情況；本級理清思路，安排部署；下級參考對照，查漏補缺。二是高純度提煉，總結(jié)經(jīng)驗做法。車改工作開展有先后，先開展地區(qū)的車改工作的先進經(jīng)驗做法，將為后開展地區(qū)車改工作提供較為實際的參考。在網(wǎng)絡(luò)媒體和通訊高速發(fā)達的情況下，車改工作報道廣泛出現(xiàn)，檔案人員可以針對本地區(qū)實際和特點，在海量信息中高度提純，找出適合本地區(qū)的做法和經(jīng)驗，匯總成參考資料集錦，為各項疑難問題的解決和工作推進提供借鑒經(jīng)驗，讓檔案成為車改工作的智囊和參謀。

（作者單位：秦皇島市機關(guān)事務(wù)管理局）