流動人員人事檔案數字化加工實踐與思考

流動人員人事檔案反映了流動人員參與社會活動的真實情況，隨著經濟社會的快速發展，城市流動人員數量日益增多，他們利用流動人員人事檔案依法維護自身權益的需求不斷凸顯，這種民生需求是否能夠得到合理有效的滿足，是衡量當地政府治理和服務能力的標準之一。開展這項工作的當務之急是適應形勢需要，及時做好流動人員人事檔案信息化管理，為此必須把檔案數字化工作擺在基礎位置認真加以推進。筆者所在的杭州市人才服務局于2015年正式啟動流動人員人事檔案信息化管理建設工程，同期開展“杭州市人才服務公共網”和“流動人員人事檔案數字化加工”兩個配套項目建設。下面，筆者談談自己的工作實踐體會。

1 落實組織與經費保障

在項目開展初期，要將課題調研和草擬方案的任務落實到單位的人事代理處，由人事代理處牽頭做好初期的調研、立項等工作。項目正式立項后，要成立專項工作領導小組，由分管局長任組長，小組成員包括人事代理處、畢業生處、信息處、綜合處等相關業務處室的負責人；明確小組成員的職責分工，要求協同推進項目開展。此外，還要積極主動地與當地財政部門溝通，爭取財政資金的支持和保障。

2 開展調查研究

第一階段的調研在項目策劃期，這一階段重點要對人事檔案數字化加工項目進行可行性調研。人事代理處組織項目團隊前往有關機構調研，被調研機構為已完成數字化加工的人事檔案保管機構、已使用影像系統管理流動人員人事檔案的機構或者有成功案例的流動人員人事檔案數字化加工單位。根據調研情況和單位實際擬定調研報告，提交2到3個數字化加工備選方案上報單位決策層審批。備選方案包括外包加工、自主加工兩種形式，需充分考慮加工場地選址、加工人員配備、軟件支持和硬件配備、日常安全管理等因素。

第二階段的調研在項目立項審批通過之后，這一階段要重點對人事檔案數字化加工管理實施過程中的細節進行調研，包括加工軟件的技術參數、檔案數字化加工標準、加工場地籌建和安全消防管理、檔案庫房與加工現場的銜接管理、加工工序的管理和協調、加工單位員工和檢驗人員的管理。

3 制定技術標準

在調研結束后，根據加工方式，綜合流動人員人事檔案管理宏觀發展趨勢、地區管理條件、自身管理基礎等諸多因素，擬定相應的人事檔案整理和數字化加工標準。在標準中，需要明確人事檔案材料分類、編碼、著錄、影像掃描、整理裝訂、裝具等各環節的加工標準，外包加工單位要按照標準完成檔案的實物整理、信息采集和影像掃描等工作。

4 籌建工作場地

在數字化加工場地的選擇上，要考慮以下幾方面因素：一是為確保檔案實物安全、防止檔案信息泄漏，場地不宜與其他辦公場地混雜；二是場地應做到一門進出、避免多門出入；三是場地位置要方便與檔案庫房交接檔案；四是為防止雨水倒灌等因素使檔案受損，場地禁止選建在地下樓層；五是由于數字化加工使用各類電子設備較多，場地應配備良好的通風換氣系統，以利于降溫散熱。

此外還要考慮以下細節：其一，場地內外都應安裝合適的監控系統，包括安裝控制人員和物料進出的門禁系統，在場地內部安裝360度無死角紅外監控探頭，在加工場地與檔案庫房之間的運輸通道上安裝監控探頭。其二，為保障人員和檔案安全，場地必須做好消防預案，安裝和擺放滅火設備設施并保證消防通道暢通。其三，為保障檔案信息的絕對安全，場地內不允許連接互聯網，不允許私接外接存儲設備，必須使用全新的硬盤儲存數據且不得他用。其四，工作人員的私人物品及一切與加工無關的物品均不允許帶入場地。