農(nóng)村生活污水治理檔案管理的問題與改進建議

農(nóng)村生活污水治理檔案是在農(nóng)村生活污水治理過程中形成的具有保存價值的記錄，它是控制農(nóng)村生活污水治理工程質(zhì)量的重要憑據(jù)，也是農(nóng)村生活污水治理項目維護管理和改擴建的主要依據(jù)。筆者結(jié)合路橋區(qū)的工作實踐，分析工作中存在的問題，并就如何加強農(nóng)村生活污水治理檔案管理談點思考。

1 存在問題分析

一是檔案管理意識淡薄。農(nóng)村生活污水治理工作面廣量大、時間緊迫，區(qū)各鎮(zhèn)（街道）普遍重工作的質(zhì)量和進度、輕檔案管理，甚至對檔案管理關(guān)注甚少。如，有的工作人員錯誤地認為，檔案工作不過是工作結(jié)束后進行資料整理；有的工作人員錯誤地認為檔案管理純粹是浪費時間和精力。實踐中，檔案管理人員配備不到位、檔案管理滯后現(xiàn)象大量存在。

二是檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。區(qū)各鎮(zhèn)（街道）農(nóng)村生活污水施工分多標段施工，有些標段的施工隊沒有配備檔案管理人員，或檔案管理人員不熟悉施工相關(guān)技術(shù)與檔案工作要求；有些檔案管理人員兼管多個標段的檔案工作，多個標段檔案互相混淆的情況時有發(fā)生；有些檔案管理人員缺乏與施工人員的溝通且不參與施工環(huán)節(jié)，檔案管理進度與施工進程嚴重脫節(jié)。

三是檔案質(zhì)量不符合要求。一是材料上各種簽字蓋章手續(xù)不完備，且簽字人員往往不是具體管理人員；二是原材料的質(zhì)保材料不完整，缺少出廠證明與合格證明；三是施工文件材料制作內(nèi)容不規(guī)范，如組織設(shè)計、技術(shù)交底等內(nèi)容編制不規(guī)范，隱蔽工程驗收記錄圖樣編制不規(guī)范，施工日記記錄過于簡單不能反映具體施工情況；四是照片形成不完整，圖像不清晰，沒有照片說明或說明不詳細。

四是監(jiān)理人員對檔案監(jiān)管不到位。監(jiān)理人員沒有履行好檔案監(jiān)管職責(zé)，對資料的審核不嚴格，“走過場”現(xiàn)象較為常見；有些監(jiān)理人員自身素質(zhì)不高，對業(yè)務(wù)工作不熟悉，無法履行好監(jiān)管職能。

2 改進工作建議

一要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。針對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高的現(xiàn)狀，檔案管理部門應(yīng)提前介入，與區(qū)農(nóng)辦共同舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織區(qū)各鎮(zhèn)（街道）有關(guān)人員、施工檔案管理人員和監(jiān)理人員參加，調(diào)解檔案收集積累和項目建設(shè)程序、內(nèi)容、技術(shù)規(guī)范標準等，同時建立檔案工作模范區(qū)供檔案管理人員參照學(xué)習(xí)。

二要加強對檔案工作的過程控制。其一，納入合同管理。在簽訂合同時，要將文件材料的積累、整理、歸檔工作寫入合同或協(xié)議中作為一項獨立條款，按照“誰形成文件，誰立卷歸檔”的原則對竣工文件材料的歸檔份數(shù)、移交時間、歸檔質(zhì)量及違約責(zé)任等提出明確要求，并規(guī)定預(yù)留百分之五的工程款作為檔案工作保證金，不提交齊全完整的檔案則不予驗收和付款；在監(jiān)理合同中明確監(jiān)理單位對文件材料的審核責(zé)任，要求其工作人員履行好監(jiān)督檢查的職責(zé)。其二，實施同步管理。農(nóng)村生活污水治理檔案工作應(yīng)與治理工作同步、與工作檢查同步、與竣工驗收同步，特別在工作檢查時要同步檢查文件材料形成情況，發(fā)現(xiàn)問題及時改正。其三，發(fā)揮監(jiān)理作用。監(jiān)理單位要重點檢查隱蔽工程施工中產(chǎn)生的質(zhì)量保證材料，檢查方式包括定期檢查和不定期檢查；要拍攝反映治理前、后不同情況的照片，以及反映治理施工過程、隱蔽工程、閉水試驗、接戶等的照片，按要求整理歸檔。其四，要求區(qū)各鎮(zhèn)（街道）和各標段檔案管理人員主動到施工現(xiàn)場，參與項目建設(shè)，了解建設(shè)進度，確保檔案資料的形成、積累與項目建設(shè)進度同步。

三要組織開展檔案專項驗收。檔案管理部門應(yīng)主動與當(dāng)?shù)剞r(nóng)辦和發(fā)改委進行協(xié)調(diào)對接，爭取把農(nóng)村生活污水治理檔案驗收納入《農(nóng)村生活污水治理項目竣工驗收辦法》，將其作為綜合驗收的前置條件，要求各鎮(zhèn)（街道）在治理工作實施完畢后收集齊全檔案并按規(guī)范要求整理編目，報檔案局進行檔案專項驗收，沒有通過檔案專項驗收不得參加綜合驗收。

四要積極開展檔案數(shù)字化工作。為確保檔案信息安全，應(yīng)按照《浙江省檔案登記備份管理辦法》的要求，對檔案進行數(shù)字化加工，建立條目數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，將實體檔案及時移交至區(qū)鎮(zhèn)（街道）綜合檔案室集中統(tǒng)一保管，把數(shù)字化成果登記備份到檔案登記備份中心。