引入“三大控制”管理核電項目文檔的探索與實踐

喬 飛/中核核電運行管理有限公司

方家山核電工程是由中核集團公司投資并規劃建設的百萬千瓦級壓水堆核電項目，并且是中核集團首個采用工程總承包模式（以下簡稱EPC模式）進行建設的核電工程。EPC模式下核電項目文檔工作呈現如下特點：首先是專業性極強。核電工程建設工藝龐雜，涉及堆工、土木、機械、電氣、儀控、化學、熱動、焊接等十幾個專業學科，整個項目建設的專業性極強，形成的項目文檔也具有極強的專業性。其次是門類龐雜。項目文檔包括項目前期文件、項目設計文件、項目采購文件、項目施工文件、項目竣工圖、監理文件和項目竣工驗收文件，門類非常龐雜。第三是工作接口眾多。EPC模式下核電項目文檔管理接口從原先“大業主”模式下的“業主—分包單位”模式，轉變為“業主—總包單位—分包單位”模式，工作接口增多，帶來文件形成單位眾多、文件運轉流程拉長等問題，項目文檔過程管控難度增加。第四是階段區隔明顯。核電建設項目總體可劃分為前期準備階段、設計施工階段、調試/試運行階段等，具體可劃分為前期論證、可行性研究、總體設計、基礎設計、詳細設計以及采購、土建、安裝、調試、試運行等階段，各個階段的每一項工作都必然產生相對獨立又互相關聯文件材料，文檔具有明顯的階段區隔。實踐中，文檔管理部門中運用“三大控制”手段進行項目文檔管理，“三大控制”即項目文檔合同控制、歸檔進度控制、質量控制，其中合同控制能夠對文檔工作中的責權進行詳細劃分，進度控制能夠確保最終項目檔案的完整性，質量控制能夠確保最終項目檔案的準確性、系統性、規范性。筆者就此做一介紹。

1　核電項目文檔合同控制

1.1　文檔管理要求納入工程項目各級承包合同

項目總承包合同和專業分包合同是項目管控的法律依據，項目文檔管理工作作為工程項目管理的一部分，應將管理原則與要求納入工程項目各級承包合同條款。因此，在總承包合同及專業分包合同處于招投標階段，文檔人員就要參與招標文件及合同文本的編制與審查，在合同正文或附件中寫入文檔工作的職責、執行標準和程序、移交文檔范圍、歸檔套數等。

需要注意的是，上文提及EPC模式下總包單位的介入導致文檔接口增加，因此總包單位對分包單位提出文檔管理要求時，務必強調與業主單位要求保持一致、各分包單位之間標準一致兩個原則，避免在工程建設期間發生文檔管理標準前后沖突、流程自相矛盾的問題，這一點也應當在合同中有所體現。

1.2　文檔會簽納入合同支付環節

根據承包合同相關規定及工程進展實際情況，文檔管理部門在合同關閉前需參與支付會簽，例如，將設備出廠驗收時制造完工文件移交、建筑安裝竣工文件歸檔移交及通過審查等時間節點確定為文檔考核支付節點。具體包括兩個層面：一是業主對總包單位評價和考核控制。業主根據《方家山工程總承包合同綜合評價管理辦法》，委托文檔管理部門負責對總包單位文檔管理工作進行綜合評價，填寫綜合評價意見，并督促整改存在的問題。文檔管理考核情況是重要的支付依據。二是總包單位對分包單位評價和考核控制。總包單位按照《方家山項目進度考核管理程序》要求，依據合同規定及承包商竣工文件移交的進度、質量等情況對各分包單位文檔管理進行考核評分，文檔部門負責人打分并簽字。

2　核電項目文檔歸檔進度控制

2.1　制定并執行文件歸檔進度分級計劃

一方面，業主單位文檔管理部門編制“三級計劃”，即在制定文檔組卷規劃基礎上編制年度、季度、月度歸檔計劃并實施滾動跟蹤，并及時開展文件歸檔進度檢查；另一方面，總包單位要求各分包單位編制各自分包工作范圍內形成的項目文件的年度歸檔計劃及季度歸檔計劃，并采取措施對計劃進行有效跟蹤；還要及時分析計劃執行過程中歸檔指標偏差、歸檔進度滯后等問題并制定整改措施，對未按計劃移交歸檔的項目文檔視問題輕重程度進行預警或催交。進入驗收準備階段，為確保項目竣工文件歸檔進度同驗收準備工作同步，業主單位加強直接管控，通過竣工文件組卷協調會平臺進行協商，達成一致后要求項目各分包單位編制各自年度、季度《竣工文件組卷移交計劃》，這樣就使得竣工文件組卷工作始終處在業主可控狀態下，且能按照項目檔案專項驗收時間節點要求完成工作。

2.2　搭建多套問題溝通平臺

EPC模式客觀上給文檔管理過程中的工作協調增加了難度，為此參建各方搭建了多個文檔協商平臺，包括公司高層協調會平臺、工程項目例會平臺、文檔工作聯絡組會平臺、文檔專題協調會平臺。每個溝通平臺都有對應自身層級的定位，以促進問題及時解決。以下兩個平臺側重解決業務問題：一是工程文檔聯絡組會平臺，該平臺負責方家山核電工程文檔管理過程中具體業務問題的協調、處理、檢查、落實，工程參建各方文檔管理負責人參會；二是文檔專題協調會平臺，該平臺針對文檔管理過程中出現的專門問題組織討論并形成解決方案，會議由業主單位文檔部門根據問題情況確定召開時間、參會單位及人員。

3　核電項目文檔質量控制

3.1　加強歸檔質量審查

文件歸檔審查體現在多個流程節點上，其中包括技術審查、監理審查以及業主文檔審查等。在項目文檔從文件到檔案的轉變關口，文檔管理部門一方面強調審查人員“守土有責”、加強崗位責任考核，另一方面通過制定和修訂管理程序，加強歸檔審查標準的可操作性。

實際操作中，在檢查項目文檔整理要件、關鍵信息是否準確等常規項目的基礎上，要逐一審查竣工文件、竣工圖等關鍵性歸檔文件，還要重點核對發生變更的竣工圖，杜絕錯漏。要從技術與文檔兩個角度進行逐張審查，退回不合格的圖紙并要求整改，直到審查合格方簽字接收。該項審查工作持續近1年時間，竣工圖質量得到很好的保障。

3.2　開展內外部文檔專項質保監察活動

為檢驗方家山核電工程在建設過程中開展的文檔管理及工作成果是否符合規范要求，依據《核電廠質量保證安全規定》及其導則、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、項目質量保證大綱及文檔相關管理程序和工作程序，上級單位、業主單位和總包單位質保部門對業主單位、總包及分包單位方家山項目部分別按計劃開展外部和內部專項文檔質保監察活動。文檔質保監督活動大大提升了總包單位及分包單位對項目文檔工作的重視程度，此外監察小組所提出的糾正措施要求、觀察意見以及改進建議因具有權威性，得到了存在問題單位的積極響應，這些單位按照要求并及時整改，項目得以順利關閉。

3.3　分階段主動接受內外部評估、檢查

為提高方家山核電工程項目文檔質量控制水平、確保順利通過項目檔案專項驗收，業主單位文檔管理部門主動聯合項目參建各方，多次開展項目文檔專項自查、積極接受行業主管單位組織的同行評估，并在國家檔案主管機關以及行業主管單位的指導下、在實施文檔全生命周期管理與持續跟蹤管理的基礎上，開展核電項目檔案分階段驗收。此舉有助于及時發現問題并盡早解決問題。

方家山核電工程投入商運后，項目檔案接受了國家檔案局的專項驗收，并順利通過。驗收組專家對方家山項目文檔管理工作及其成果予以高度評價，認為方家山核電工程項目作為中核集團首個EPC模式下的核電建設項目，在項目檔案管理上勇于先行先試、不斷探索創新，在文檔工作職責分工、制度規范體系建設、項目文檔過程管控、信息系統優化、階段性評估驗收等方面，形成了一系列可供同行單位借鑒的有益經驗，為秦山核電基地重點建設項目檔案管理工作畫上了圓滿的句號。

參考文獻：

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