新形勢下人事檔案管理信息化建設

高瞻瞻 四平市婦嬰醫院

新形勢下人事檔案管理信息化建設

高瞻瞻 四平市婦嬰醫院

作為現代化企業發展的重要支撐，人事檔案的全面信息化建設已經成為了每一所企業需要正視的問題，這同樣也是一種企業發展的必然趨勢。我們在強化人事檔案信息管理的同時，必須要貫穿于全面的現代化理念來最大程度上提升現代化人事檔案的作用，在全面提高人事檔案管理工作的同時，對原有的陳舊人事檔案管理進行不斷創新與改進。

新形勢下 人事檔案管理信息化 建設

隨著全球信息化技術的普及應用，現代化企業的人事檔案管理更是要依托于信息化的管理手段進行不斷創新，以此來滿足社會以及時代的發展需要。所以我們在實際的工作中必須要對現代化人事檔案管理進行完善的信息化建設，以此來不斷提升檔案的管理水平、提升檔案管理的工作效率。

一、現階段的人事檔案信息化建設認知

首先，作為真實、詳細反映個人經歷、工作業績、思想狀態 、特長愛好等情況的原始記錄，人事檔案不僅能夠將一個人的思想演變、工作經歷、個人自傳、各類登記表、社會關系、家庭背景等進行詳實記錄，同時還能夠將一些組織對個人不同時期的考核進行綜合評價。以此來作為日后考核、職稱晉級、工資調整等方面提供可靠保障。另一方面，對于人事檔案的信息化建設同樣也是社會高度發展的基本要求，伴隨著全球電子信息技術的飛速發展以及社會信息化進程的不斷推進，傳統的人事檔案信息管理已經無法滿足實際需求。在網絡技術的經濟活動與人類社會活動發展的基礎上，人事檔案已經迎來了一個全新的契機，特別是在人事檔案的開放性、社會性管理體系中，更是滿足了人民群眾的需求，同時也為整個經濟社會的建設與發展奠定了基礎。

其次、新時期下的人事檔案管理工作在服務社會建設的同時，也成為了我國經濟社會飛速建設的政務信息表現，特別是在信息化建設過程中更是為人事工作的民主化、細致化提供了全新保障。在進行人事檔案管理信息化進程中，這種先進的數字平臺不僅覆蓋了傳統的認識檔案管理模式，將網絡系統的直觀能力、綜合能力、共享能力等進行了全面整合，同時也為現代化的人事檔案管理提供了全方位的綜合性信息。

電子檔案的引入更是將工作中的一些新信息、新理念融入到了實際的工作中，保證了檔案管理的及時性、準確性，同時也為重要信息的傳遞工作提供了時效性。另外，在人事檔案數字化信息共享之后，任何一個得到授權的操作者與查詢者都可以從多個角度來對某一名人員的綜合情況進行調研與考察，最大程度上緩解了傳統紙質檔案袋局限性與狹隘性，在提升人們對于人事信息檔案廣度與深度認識的同時，在短時間內完成了高質量的管理工作。

二、信息化建設下的人事檔案建設核心內容

第一，從轉變人事檔案的存儲模式入手。在實際的人事檔案管理信息化推進工作中，對于一些應用頻繁、容量大、易受損的檔案信息，必要將其進行網絡化與數字化的存儲，在保證提取效果與保存完整度的同時，實現全面的信息化管理。由于現階段的人事檔案信息對于每一名職工而言都具有十分重要的意義，特別是在職稱評定、干部選用等方面均起到了證據作用，所以為了一些不必要的糾紛產生，我們必須要將這些檔案進行妥善、科學的處理與保管。

第二，信息化建設為人事檔案信息的存儲、傳遞、接受提供一體化體驗。通過對管理手段的更新于信息化程度的共享，我們在日常的 檔案管理中會充分的享受到信息化檔案所帶來的時效性與空間性便利。不過在實際的應用過程中，每一名管理者與操作者都應當十分重視信息的保密工作與安全工作，通過各個參與者不同的操作內容進行權限的零交叉配備，同時有條件的單位還應當聘任專業的計算機管理人員對電子信息檔案系統進行定期查毒、殺毒，一旦發現問題必須及時處理，最大程度上避免信息的泄露與非法訪問。

第三，打造完善的人事檔案數據庫。人事檔案的管理并不是一件一勞永逸的事情，同時它的管理時間也是十分漫長的。一般而言人事檔案管理必須要經過幾十年甚至終生的保管，特別是對一些重要人物而言他們的檔案由于具有十分重要的史料價值，所以更是要求我們做好數據庫的管理工作。而對于一些人事變動較大的企業，通常都會擁有較為龐大的檔案信息資源，它們不僅數據量大、占據空間大，在日常的工作中也經常會由于時間與空間上的不便利，而為專項的查詢工作帶來了種種瓶頸。為了避免這種現象，我們必須將加快信息化建設、提升檔案袋優質管理放在首位，將傳統的紙質檔案信息逐步過渡到電子檔案信息中來，以此來實現工作效率的提升與工作質量的提高。

第四，建立完善而又健全的人事檔案信息化管理制度。任何一項與信息化人事檔案建設相關的工作都必須要有相關的制度與約束作為保障。特別是在現代化企業的管理中更是要將一些陳舊的、落后的規章制度進行及時革新，在保證人事檔案管理制度科學、規范的同時確保檔案管理的收集與整理工作，堅持“留真去偽”的原則，經常性的對檔案系統進行補充與創新，以此來實現人事檔案的嚴肅性、真實性與有效性，為企業的決策提供準確的參考價值。

三、結論

綜上所述，伴隨著計算機技術與互聯網數字化的不斷發展與普及，中國企業原有的生產管理手段得到了大幅提升。在現代化的企業管理中，信息共享方面信息化的人事檔案管理更是不僅能夠避免多部門的重復錄入，同時還在規避重復勞動的前提下提升了工作效率與工作質量。我們每一名人事檔案管理信息化的參與者都應當以一種滴水穿石的毅力來不斷完善這項工作。

[1]晏宇星,王俊.淺談新形勢下人事檔案管理信息化建設[J].中國高新技術企業,2017(12):310-311.

[2]周薇.淺談新時期干部人事檔案信息化建設的幾點思考[J].世紀橋, 2016(12):95-96.

[3]周玉霞.淺析水利系統干部人事檔案數字信息化建設實踐[J].黑龍江科學,2016,7(4):62-63..

[4]魯嶸.干部檔案管理系統的設計與實現——浙江師范大學的干部檔案信息化建設實踐[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集,2017.