圖書情報檔案一體化管理的實現途徑之研究

袁道明 （南京林業大學 210037）

圖書情報檔案一體化管理的實現途徑之研究

袁道明 （南京林業大學 210037）

早在上世紀八十年代，國家教育局與國家檔案局就提出了“圖書、情報、檔案一體化”的計劃。圖書情報與檔案管理一體化，有利于資源優化配置，真正實現資源共享。但就目前信息網絡化程度愈來愈深的情況來看，我國對三者的整合依然面臨巨大挑戰。為此，筆者通過對我國圖書情報檔案一體化管理的必要性以及現狀的分析，提出切實可行的解決方案。

圖書情報檔案；一體化管理；實現方案

所謂圖書情報檔案一體化管理，就是指將原本獨立不同的三種信息整合在一起的管理方式。而一體化并非將圖書、情報和檔案所屬的部門簡單地結合在一起，而是運用科學的方法手段，對三者進行統籌規劃，使其改變以往雜亂無章的無序狀態，從而提高信息資源的利用效率，真正地實現資源共享。為各個生產及科研領域提供更方便更快捷的服務。

一、圖書情報檔案一體化管理的必要性

1.圖書、情報、檔案需要通過互補來實現信息體系完善的目標

圖書、情報、檔案的性質和特征等因素決定了三者各自存在弊端，其中，檔案受到記載內容的限制，通常檔案所記載的內容僅在一定時期內有效，若利用者超過此時間才對檔案進行利用的話，很有可能不會奏效；圖書提供的信息更新速度慢，且真實可靠性較差，與情報和檔案相比；而情報的真實度則因傳遞媒介而異，現實中存在因傳遞媒介的失誤導致信息內容錯誤的情況，因此，情報的真實性不高1。

同時，隨著社會經濟的繁榮發展和信息網絡化程度的加深，大數據時代成為引領信息高速發展的方向標。因此它要求多種信息整合到同一平臺，供利用者從多種角度對一事物進行判斷，并為利用者查看和提取信息提供方便。

2.圖書、情報、檔案一體化能適應信息技術發展的需要

社會總體的發展離不開知識、技術的創新與進步，因此，隨著知識與技術在社會發展中的作用不斷增大，商業、高校等社會各領域對信息資源的需求量不斷增加。將圖書、情報、檔案三者進行整合，使其形成一體化管理的方式，有利于各類信息的相互補充、相互融合，實現信息資源的合理配置，進而為信息需求者提供一個多角度、綜合性較強的一體化信息查詢平臺。

同時，由于目前我國圖書、情報、檔案三者“各自為政”的弊端日益顯現出來，這種相互分裂的信息傳遞模式必定會制約社會經濟和科學技術的發展。因此。在這種現狀之下，對三者進行整合，使三者在一體化管理的模式下發展。從這一角度來講，對圖書、情報和檔案一體化的管理，并非將三者簡單地相加，一體化管理所產生的社會和經濟效益會極大地超過三者在分離狀態時各自對社會的作用。

二、實現圖書情報檔案一體化管理的有效途徑

1.深化一體化管理的思想和理念

唯物主義認識論強調，實踐是認識的來源，同時認識又對實踐具有重要的反作用，因此，樹立圖書、情報、檔案一體化管理的先進理念是網絡信息化發展的重要基礎。由于目前圖書、情報、檔案的管理歸屬于不同的機構，不同機構之間由于管理模式和理念等差異，通常很少主動尋找機會進行溝通和交流。所以，由于對于一體化管理的優勢和必要性沒有一定程度上的了解，因而三個機構達不成共識。針對三個機構內部人員的消極的思想現狀，應積極對其進行一體化管理重要性及必要性的思想引導和教育，使其對一體化管理形成正面的認識，促成管理人員思想理念的轉變，為圖書、情報、檔案真正實現一體化管理奠定良性的思想基礎2。

2.整合資源，搭建一體化網絡平臺

將網絡作為提取信息資源的平臺，以國家級的圖書、情報、檔案管理機構作為節點，以省級的圖書、情報、檔案管理機構作為網點，以基層級別的圖書、情報、檔案管理機構作為成員，建立全方位、多層級的信息資源交流與共享的網絡平臺。不同級別的管理機構通過自身建立的網絡平臺，將其所有的信息資源進行集合、轉換與開發，共同建立統一的電子信息資源體系。這種整合手段使圖書、情報、檔案所包含的信息則全部被收入到虛擬的網絡世界中，管理人員通過建立的網絡平臺，實現對圖書、情報和檔案的一體化管理。

與此同時，建立一體化的網絡平臺，查詢者即可利用此平臺對一事物從多種角度進行判斷，并為查詢者查看和提取信息提供方便。

3.加強管理的重視程度、政府應出臺相應的法規設定統一標準

圖書、情報、檔案的管理是否起到應有的作用完全取決于管理人員對此問題的重視程度和實際的執行能力。若管理人員對于圖書、情報、檔案的一體化管理不給予重視，認為三者的一體化管理對于社會經濟的發展和信息資源的共享無任何益處，那么，可想而知，圖書、情報、檔案一體化管理實現的道路必定困難重重；反之，若管理人員對于圖書、情報、檔案的一體化管理認識到位，并為一體化管理的實現提供大量的人力、物力和財力的支持，則必定會加快圖書、情報、檔案一體化管理的形成速度。

根據以上論述，筆者在此提出政府應加快出臺相應的法規設定一體化管理的統一標準的建議。政府出臺相應的法規，統一一體化管理的標準，不同區域的不同機構根據統一的規則規范自身的管理行為，從而確保其能夠統一地加入到一體化的網絡平臺當中。同時，設定統一的管理標準，能夠管理機構的行為加以約束和控制，使本質上不相同的圖書、情報、檔案信息相互補充、相互配合、相互交流和溝通，從而協調平穩發展。

4.引進和培養綜合性信息管理人才

阻礙圖書、情報、檔案一體化管理實現的又一個重要的原因是綜合性信息管理的專業人才的稀缺，因此，相關的管理機構可從以下幾個方面著手改善現狀：

一方面，應當積極倡導高校培養專業能力較強的綜合性信息管理人才，高校可以根據自身的教學安排，增添信息管理方向的院系或者教研中心，將圖書、情報、檔案的管理課程整合在一起集中教學，這種方式有利于使該專業的學生潛移默化地形成一體化管理的理念。同時，也要對處在管理崗位的工作人員進行定期的專業培訓，使其理論知識與實踐切實結合在一起，而且也應當培養工作人員熟練操作計算機和處理網絡問題的能力，使其適應日漸重要的圖書、情報、檔案一體化管理的工作模式3。另一方面，相關的管理機構也應當適當引進該專業的綜合性管理人才，不僅要求其掌握一體化管理的相關知識，同時也應當具備熟練計算機完善網絡平臺的能力，因為在一體化管理尚未成熟的階段，管理人員中能夠獨立操作該系統的人并不多。

三、結語

通過以上論述我們可知，圖書、情報、檔案一體化的管理模式，是加快信息技術發展的必然要求，是大數據時代形成的必要條件，更是世界領域信息資源共享的手段方式。因此，我國圖書、情報、檔案的管理機構必須打破傳統的獨立管理理念，積極建設圖書、情報、檔案一體化管理體系。就目前來看，我國圖書、情報、檔案一體化管理的實現尚處于積極摸索的階段，這一理念從產生到最終實現也必將是一段漫長且曲折的過程。希望通過本文關于圖書、情報、檔案一體化管理的必要性的論述及加快一體化管理模式實現方案的提出，能夠起到拋磚引玉的作用，為管理部門提供一些借鑒。

注釋：

1.趙新堂，尹小波.圖書情報檔案一體化管理途徑研究[J].科學大眾（科學教育），2016（2）：133-133.

2.蘇潔.我國高校檔案、圖書及情報的一體化管理策略[J].企業改革與管理，2016（10）：200-201.

3.趙晚珠.檔案圖書情報一體化管理的新思考[J].太原理工大學學報，2015（41）：47-47.