《烈士評定（批準）檔案管理辦法》條文釋義

◎ 執筆/李欣

《烈士評定（批準）檔案管理辦法》條文釋義

◎ 執筆/李欣

經過兩年多的努力，《烈士評定（批準）檔案管理辦法》(民發〔2016〕192號)于2016年10月28日以民政部、公安部、中央軍委政治工作部、國家檔案局四部委聯合規范性文件的形式頒布實施。這是烈士褒揚工作的新突破，也是民政專業檔案政策創制的又一碩果。本刊特發此條文釋義如下——

第一條 為規范烈士評定（批準）檔案管理，弘揚烈士精神，根據《中華人民共和國檔案法》《烈士褒揚條例》和《軍人撫恤優待條例》等有關規定，制定本辦法。

釋義：這條說明了本辦法制定的目的和法律依據。烈士評定（批準）工作的首要環節是烈士認定工作，依據就是檔案資料，同時檔案也是弘揚烈士精神的重要載體，是保證烈屬權益的有效憑證，加強這類檔案規范化管理非常必要。

烈士認定的法規依據主要是《烈士褒揚條例》和《軍人撫恤優待條例》：褒揚條例是對符合評定條件的公民依法評定，撫恤優待條例是對符合條件的現役軍人依法批準。因此《辦法》的制定是以《烈士褒揚條例》和《軍人撫恤優待條例》為依據，以《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法為準繩，同時還參考了一系列關于烈士褒揚工作的重要政策文件。

第二條 本辦法所稱烈士評定（批準）檔案是指在評定（批準）烈士工作中形成的，以烈士個人為單位整理的，具有保存價值的各種載體和形式的歷史記錄。

烈士評定（批準）檔案是國家專業檔案的重要組成部分，屬于民生檔案的范疇。

釋義：本條是關于烈士評定（批準）檔案的定義。包含五層涵義：一是檔案的形成主體是評定（批準）烈士的政府的相關部門或者軍隊政治機關。二是檔案的整理是以烈士個人為單位進行的，這是此類檔案與文書檔案的根本區別，因此納入專業檔案范疇。三是檔案的載體和形式可以是文字、圖表、聲像、電子數據等載體和形式。四是檔案是原始的歷史記錄，是工作過程的真實記錄，不能偽造和篡改，必須是第一手材料，這是檔案的本質屬性。五是這類檔案涉及民生，因此劃為國家民生專業檔案的范疇。

第三條 烈士評定（批準）檔案工作由評定（批準）烈士的政府的相關部門或者軍隊政治機關負責，并在業務上接受上級烈士評定（批準）主管部門和同級檔案行政管理部門的監督和指導。

依據《烈士褒揚條例》第八條第一款第（一）項、第（二）項規定情形評定的烈士，其檔案由省級人民政府民政部門集中管理。依據《烈士褒揚條例》第八條第一款第（三）項、第（四）項、第（五）項規定情形評定的烈士，其檔案由國務院民政部門集中管理。依據《軍人撫恤優待條例》第八條規定情形批準的烈士，其檔案由軍隊軍級以上單位政治機關集中管理。

釋義：這條是關于烈士評定（批準）檔案工作的管理體制規定。按照《烈士褒揚條例》的規定，烈士評定（批準）工作由評定（批準）烈士的政府的相關部門負責并集中保管此類檔案，由此檔案工作也應由這些部門負責并集中保管此類檔案實體和電子檔案。按照《軍人撫恤優待條例》的規定，烈士批準工作由軍隊軍級以上政治機關負責，由此檔案工作也應由這些部門負責并集中保管這類檔案和電子檔案。

在檔案業務上，本著一級抓一級的原則，要接受上級烈士評定（批準）主管部門的監督指導，同時接受同級檔案行政管理部門的監督指導。

民政部對由民政部評定的烈士檔案進行管理，同時對全國烈士評定檔案管理工作實施監督指導。

第四條 烈士評定（批準）檔案應當內容完整、管理規范、使用方便。

任何組織和個人不得據為己有、拒絕歸檔或者擅自銷毀。

釋義：這條是關于烈士評定（批準）檔案的管理原則。因為烈士評定（批準）檔案具有憑證作用，因此必須保證其原始性和唯一性，在內容上要完整，管理上要規范，利用上應當便捷。任何組織和個人不得據為己有、拒絕歸檔或者擅自銷毀，如若發生上述行為，輕則批評教育，重則按照《檔案法》的規定追究刑事責任。

第五條 依據《烈士褒揚條例》第八條第一款第（一）項、第（二）項規定情形評定的烈士，歸檔材料應當包括：

（一）烈士評定申請書；

（二）申請人有效身份證件復印件；

（三）烈士犧牲情節的描述和證明材料；

（四）縣級人民政府民政部門調查核實的材料；

（五）縣級、市級人民政府提出的評定烈士的報告；

（六）省級人民政府民政部門的審查意見等材料；

（七）省級人民政府評定烈士的批復或者有關文件；

（八）烈士通知書存根；

（九）烈士評定備案報告；

（十）其他需要歸檔的材料。

釋義：這條規定了在由省級人民政府評定烈士的情況下哪些文件材料應當歸檔。

第六條 依據《烈士褒揚條例》第八條第一款第（三）項、第（四）項、第（五）項規定情形評定的烈士，歸檔材料應當包括：

（一）烈士評定申請書（有關部門提出的評定報告）；

（二）烈士犧牲情節的描述和證明材料；

（三）國務院民政部門的審查材料；

（四）國務院民政部門評定烈士的文件；

（五）烈士通知書存根；

（六）其他需要歸檔的材料。

釋義：這條規定了在由民政部評定烈士的情況下哪些文件材料應當歸檔。

第七條 依據《軍人撫恤優待條例》第八條規定情形批準的烈士，歸檔材料應當包括：

（一）烈士批準申請書；

（二）烈士犧牲情節的描述和證明材料；

（三）軍隊有關部門的審查材料；

（四）軍隊有關部門批準烈士的文件;

（五）烈士通知書存根；

（六）其他需要歸檔的材料。

釋義：這條是由軍隊批準烈士的情況下哪些文件材料應當歸檔。

第八條 烈士評定（批準）材料的歸檔，應當符合以下要求：

（一）歸檔的文件材料應當齊全、完整、排列有序；裝訂結實、整齊；備考表填寫真實、清楚；歸檔文件目錄或者卷內文件目錄明晰、準確；

（二）歸檔的文件材料中有視頻圖像、照片或者復印件的，應當圖文清晰：

（三）歸檔的文件材料應當在相關手續辦理完畢后及時整理歸檔；

（四）在烈士評定（批準）工作過程中形成的電子文件，應當按照《電子文件歸檔和管理規范》（GB/ T 18894）要求進行整理歸檔，重要的電子文件應當同時打印出紙質文件一并歸檔。

釋義：這條是關于烈士評定（批準）文件材料的歸檔要求。《辦法》規定，相關人員應根據上述第五、六、七條的歸檔范圍，及時將分散的各種形式和載體的文件材料收集齊全。檔案收集過程中要檢驗文件材料的真實性、完整性和有效性，確保文件材料的齊全完整，裝訂整齊，照片和復印件圖文清晰。

《辦法》特別提到電子文件歸檔要按照《電子文件歸檔和管理規范》（GB/T 18894-2016）進行整理歸檔，重要的電子文件要雙套保存，防止電子檔案的安全性遭到破壞時檔案還有備份。

第九條 烈士評定（批準）歸檔材料的整理原則和方法：

（一）以烈士個人為單位，一人一卷。

（二）按本辦法第五條、第六條或者第七條的順序排列卷內材料。

（三）卷與卷之間按照形成時間順序排列。形成時間順序以烈士評定（批準）時間為準。

（四）在每卷檔案內首頁上端的空白處（或者檔案封套和檔案袋的封面）加蓋歸檔章，并填寫有關內容。歸檔章設置全宗號、年度、卷號等項目。

（五）按卷號的順序，為每一卷烈士評定（批準）檔案編制歸檔文件目錄，置于卷內首頁之前。歸檔文件目錄設置序號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。

（六）每卷檔案及其歸檔文件目錄應當以無酸紙封套或者檔案袋等有利于長期保管和利用的方式加以固定。

（七）按照卷號的順序將每卷檔案依次裝入檔案盒并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表的項目。檔案盒封面應當標明檔案集中管理部門的單位名稱和烈士評定（批準）檔案名稱。檔案盒盒脊設置全宗號、年度、起止卷號和盒號等項目。備考表置于盒內，說明本盒文件的情況，并填寫整理人、檢查人和歸檔日期。

（八）每年形成的烈士評定（批準）檔案必須編制目錄。目錄設置卷號、姓名、烈士通知書號、備注等項目。

（九）每年的檔案目錄加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號。檔案目錄封面設置全宗號、機構名稱、目錄號、年度、編制機關、編制日期等項目。

（十）歸檔章、檔案盒封面、檔案盒盒脊式樣的規格參考《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）規定的相關式樣的規格，歸檔文件目錄、備考表、烈士評定（批準）檔案目錄、烈士評定（批準）檔案目錄封面用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。

釋義：這條是關于烈士評定（批準）檔案的整理原則和方法的規定。《辦法》規定，此類檔案以烈士個人為單位整理立卷，不同于文書檔案的“一文一件”的整理原則，目的是查找利用更方便。整理方法是：首先排列卷內文件材料，然后排列案卷順序，加蓋歸檔章，編目，裝盒，妥善保管。檔案裝具制式進行了全國統一規定，極大地方便了檔案的規范管理。

第十條 烈士評定（批準）檔案保管期限為永久。

釋義：這條是關于烈士評定（批準）檔案保管期限的規定。由于此類檔案中真實記錄了烈士犧牲的相關細節和烈士評定（批準）的過程，對于褒揚烈士精神，繼承光榮傳統，具有深遠的影響，因此將此類檔案的保管期限定為永久，即永不銷毀。

第十一條 烈士評定（批準）檔案應當存放在檔案庫房進行管理，并配備相應的設施設備。

庫房應當采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁等安全措施，要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度，確保檔案的完整和安全。

釋義：這條是關于烈士評定（批準）檔案的保管要求。檔案的保管是檔案工作的基礎環節之一，保管工作做的不好，檔案的安全就會直接受到威脅，檔案發揮作用成為無稽之談，因此必須對檔案保管工作提起高度重視，采取“九防”措施，確保萬無一失。這既是確保檔案完整與安全的需要，也是維護烈士遺屬切身利益的需要。

第十二條 各級民政部門和公安、軍隊中與烈士褒揚工作相關的單位因工作需要可以利用烈士評定（批準）檔案。

其他有關單位、組織經烈士評定（批準）檔案集中管理單位的烈士褒揚部門和檔案保管機構同意，辦理相關手續后，可以利用指定的檔案材料。

烈士家屬經烈士評定（批準）檔案集中管理單位的烈士褒揚部門和檔案保管機構同意，辦理相關手續后，可以閱覽、摘錄烈士本人的檔案材料。

利用烈士評定（批準）檔案，嚴禁損毀、涂改、抽換、圈劃、批注、污染等行為。

釋義：這條是關于烈士評定（批準）檔案的利用規定。檔案保管的目的就是為了利用，但是利用過程中必須注意很多問題，包括利用對象、利用手續、利用禁忌等，本條都給予明確規定，實際工作中必須嚴格遵守這些規定才能不出事故。

第十三條 涉及國家秘密、個人隱私的烈士評定（批準）檔案，應當按照國家有關法律法規規定保管利用。

釋義：這條是關于烈士評定（批準）檔案的保密要求。烈士犧牲過程中有些細節是屬于保密性質的行為，因此對涉密的文件材料必須劃定密級，有密級的檔案的保管和利用均需按照《中華人民共和國保密法》的規定執行，確保萬無一失，否則造成的損失將無法彌補。

第十四條 烈士評定（批準）檔案應當使用信息化等現代化手段進行管理。

釋義：這條是關于烈士評定（批準）檔案管理現代化的規定。目前信息技術發展迅猛，在檔案管理工作中應用廣泛，烈士評定（批準）檔案管理工作中應當充分利用先進的信息技術手段，提高工作效率，節約工作成本。

第十五條 烈士評定（批準）檔案在烈士評定（批準）部門保存一定期限后，應當向相關的國家綜合檔案館移交或者軍隊各大單位檔案館移交。

釋義：這條是關于烈士評定（批準）檔案移交的規定。按照《中華人民共和國檔案法》的要求，保管期限是永久的檔案最終都要向同級國家綜合檔案館移交，軍隊的向部隊綜合檔案館移交，因此烈士評定（批準）檔案在評定（批準）部門保存一定期限后，應當向同級國家綜合檔案館或者軍隊各大單位檔案館移交。移交時間由雙方協商確定后辦理交接手續。

第十六條 中國人民武裝警察部隊烈士批準的檔案管理適用本辦法。

釋義：這條規定了中國人民武裝警察部隊烈士批準的檔案管理適用本辦法。

第十七條 本辦法由民政部、國家檔案局、公安部、中央軍委政治工作部負責解釋。

釋義：按照誰發布誰解釋的原則，本辦法由民政部、國家檔案局、公安部、中央軍委政治工作部負責解釋。

第十八條 本辦法自發布之日起實施。

釋義：這條是關于實施日期的規定，具體實施日期是頒布本辦法的日期，即2016年10月28日。

（作者單位：民政部檔案資料館）