淺談地方高校文書工作與檔案管理

李加佑

摘 要：文書檔案是地方高校重要的檔案材料之一，它是地方高校黨群、行政、教學、科研活動的重要文件，體現了地方高校的發展經歷和成長軌跡，是地方高校黨群、行政、教學、科研活動的寶貴經驗財富和信息資源，也是地方高校向社會提供服務的檔案實體保障。

關鍵詞：地方高校；文書工；檔案管理

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）35-29-2

1 地方高校文書檔案管理存在的問題

1.1 領導對檔案工作重視程度低，管理意識不高

我國高等學校檔案管理辦法明確規定，高等學校檔案工作實現校長負責制，可是高等學校檔案工作真正實現校長負責制的又有幾所呢？這充分說明了文書檔案管理工作領導重視程度還是不夠，檔案管理工作僅僅停留在最初的管理水平，對檔案管理部門要求不高，這種對文書檔案管理不重視，直接影響到檔案管理工作人員的積極性和創造性，導致檔案工作管理粗放、質量不高，管理效益上不去。

1.2 文書工作與檔案工作脫節

文書工作與檔案工作的脫節，這無形中拉開了文書工作與檔案工作兩者之間的距離，導致文書工作人員檔案管理意識薄弱，而檔案工作人員也很少關注文書工作，是兩方面存在著脫節現象，檔案部門工作人員沒有做好公文形成的前端控制工作，對公文格式和前端處理方面做得不到位，導致公文格式、紙張質量、用墨要求等出現不規范情況，使現有的文件內容煩瑣，形式多樣，不利于檔案的分類和保管。

1.3 文書部門與檔案部門缺乏協作精神

各部門之間對檔案工作缺乏配合和協作，文書材料形成后分散在各部門科室，這嚴重造成歸檔時人力、物力的浪費，需要耗費大量的精力去收集散落在各部門科室的文書檔案，往往一些處室和科室不太配合、協作，這給歸檔工作部門專職檔案員或兼職檔案員帶來了收集難度，導致一部分文書材料無法準確及時收集歸檔。

1.4 文書檔案形成不規范，滯后檔案收集整理工作

首先是收集的文書材料不規范，主要表現在我們文書工作人員在制作文書材料時沒有按照公文規定進行公文制作，公文形成錯誤千姿百態，給檔案工作管理帶來了很大不便，直接影響到檔案的質量和使用效果，也給專（兼）職檔案員歸檔前期鑒定造成較大困難。要熟悉一個部門的各項業務，對一個專（兼）職檔案員來說是非常困難的，特別是面對一個機構龐大的高校，要想熟悉各機構的業務，可以說這是根本不可能實現的事情。

1.5 重藏輕用，管理模式陳舊

許多單位對檔案“重藏輕用”的習慣未得到根本改觀，受傳統思維習慣的管理模式影響，只重視檔案的收集、整理、鑒定、保管和檢索編輯等業務環節，而沒有根據單位和社會的需求，將檔案用活；換句話說無視了對檔案資源的開發利用，使檔案的價值未得到發揮，完全失去了檔案的社會價值和憑證依據。

2 加強文書檔案管理是順應時代發展的需要

2014年中央、國務院兩辦出臺了有關檔案工作的《中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發<關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見>的通知》（中辦發〔2014〕15號）文件，同年8月貴州省委辦公廳、貴州省人民政府辦公廳聯合下發了2014年的31號文件《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》等文件，文件涉及檔案工作的具體工作思路和技術規范要求，這為我們今后檔案工作的發展指明了方向和工作要求，《實施意見》明確肯定了檔案工作的重要作用，這是檔案社會價值的回歸，充分肯定了檔案原始屬性的憑證依據和參考價值本真體現。

3 文書與檔案的關系辨析

文書是指地方高校在行政事務管理活動中利用書面形式表達意愿，進行交流溝通，說明情況和留作憑證的一種文字記錄材料，其本質屬性是現行效用。檔案是指學校或個人在社會活動中直接形成的，具有憑據價值和參考價值的各種形式的歷史記錄，其本質屬性是原始記錄性。文書的功能在于傳播形成者的意圖，實施形成者的目標活動；檔案的功能則在于把處理完畢的文書經過區分保存價值鑒定后，并按照一定的形成規律、事由和時間的先后順序集中整理歸檔，方便日后參考使用。[1] 從文書與檔案的屬性和功能上不難看出，他們兩者間有千絲萬縷、密不可分的有機聯系。文書是現行工作中正在使用的文字材料，檔案這則是已經失去現行效用并經文書管理員按照一定方法和規律整理歸檔后的文件。因此我們可以說，文書與檔案實際上是同一事物在不同使用階段的不同表現形式，二者的關系可以表述為文書是檔案的前身，也是檔案的重要來源之一；檔案則是文書的延續，也是重要文書的最終歸宿。[2]

4 文書檔案實體的原始記錄性是實現社會價值的途徑

從個人層面上看，從國家開展干部人事檔案專項審核工作以來，干部人事檔案在專項審核中發現了很多問題，這些干部人事檔案個人存在的問題，都是通過利用文書檔案實體的原始性記錄獲得解決。就貴州省銅仁市銅仁學院在開展專項審核中，就學籍、黨團材料、工作經歷等審核事項發現的問題約兩百多起，這些問題解決的途徑絕大部分都是通過查閱高校文書檔案，來完善人事檔案存在的問題。近兩年來，該校綜合文書檔案室也面向社會提供很多服務，其中向社會人士提供文書檔案查閱解決人事檔案存在的問題和社會糾紛問題利用次數達四百余次，這些問題都是通過查閱利用文書檔案來解決的。

從社會和國家層面上看，利用檔案實體的原始記錄性可以維權。檔案可以上升到維護國家利益的地位，可以上升到外交領域。2014年中央政治局常委領導曾對檔案做過批示，這在歷史上還是先例，因為檔案部門公布了48個日本戰犯的審判記錄，公布了日本警備隊遺留在華的檔案，從這些檔案證明了慰安婦、南京大屠殺的存在，在與日本進行外交斗爭中起到了重大作用。這就是檔案實體原始記錄性的魅力所在。

5 地方高校文書檔案管理改進辦法

5.1 提高公文質量是基礎

公文書寫材料對檔案質量的影響。公文書寫材料質量不僅影響公文的閱讀，而且決定著檔案的保存壽命。公文用紙選擇是基礎，要選擇質地堅韌、耐老化的紙張；墨質使用是關鍵，必須使用不易褪色的墨水，是保證檔案字體清晰的前提條件；公文規格是國家的更性要求，不符合國家公文格式規定的文件，是需要及時清除，并重新制發文件，公文格式不規范，直接關系著檔案的生命。

5.2 擺正觀念認識，重視文檔管理工作

要想提高文檔管理工作效率，首先要做到的是擺正觀念認識，重視文檔管理工作。其次在工作上，要圍繞工作重點、難點，尋找突破口，找準攻克的方向，才能事半功倍。

5.3 完善文書和檔案工作的銜接

在文書檔案管理中，文件質量的好壞決定著檔案質量的高低。文書部門規范處理文件是文書工作和檔案管理水平高低的基礎，這就要求工作人員做好文書工作和檔案工作的規范銜接，協調文書和檔案工作，并最終實現文書、檔案工作一體化管理。

5.4 順應時代發展，提高員工素質

對員工進行統一的專業培訓，為員工的交流和學習提供一個平臺，此外，可以參考國外有效的管理經驗和單位自身的實際情況結合起來，挖掘出員工最大潛力。而作為員工，必須好好把握單位提供的平臺，努力的充實提升和完善自己。

5.5 加強各部門協調，做好文檔收集工作

文書檔案中的許多利用價值較高的檔案往往來源于各部門。高校各職能部門是高校檔案形成前沿陣地，各學院是形成教學檔案的責任者，教務處既是學校教學文書檔案的形成責任者，又是教學檔案歸檔的責任者，黨政辦是校級文件和外來文件歸檔的第一責任者，人事處、組織部是人事檔案形成的主體，也是歸檔的第一責任者，財務處是會計檔案形成的主體和責任者等。為此，積極主動與各部門處理好關系，是檔案員工的一項重要工作。

6 結束語

作為一個單位、部門的秘書工作人員，必須正確掌握文書與檔案之間的有機關系，正確處理好文書工作與檔案工作的互相關系、互相滲透、互相影響，真正實現文書與檔案工作的內部統一。不管是在文書工作崗位上的兼職檔案員，還是在檔案工作崗位上的專職檔案員，都需要不斷提升自己的綜合素質，要本著高度負責和愛崗敬業的精神去做好我們應該做的每一件事，在工作中發揮出最大、最好潛能，最大限度地為社會、學校、師生服好務。

參 考 文 獻

[1] 高金愚，唐明瑤.檔案管理務實[M].北京：科學出版社，2010.

[2] 郭學利，武曉睿.秘書學檔案管理[M].北京：清華大學出版社，2015.