淺談高校檔案管理績效體系的構建

董博宇

摘 要檔案作為高校重要的信息資源，在高校發(fā)展中的作用越來越明顯?？冃Ч芾硎钱斀袷澜缟献钕冗M的理念之一，它要求邏輯嚴謹、程序縝密，其在高校檔案管理工作中的應用將大大提升工作實效。有關高校檔案管理績效體系構建方面的研究備受關注。本文在對高校檔案績效管理現(xiàn)狀作出簡要分析和論述的基礎上，重點就高校檔案管理績效體系構建策略進行了研究。

【關鍵詞】高校；檔案績效管理；現(xiàn)狀；構建體系

時至今日，高校檔案管理工作雖有所發(fā)展，并取得了客觀成果，但是其中部分問題依然客觀存在，因此需要在原有成果的基礎上作進一步的改革與深化，從而建立更加完善的工作體系。有效的績效管理講求客觀、公平、合理，在總結和分析現(xiàn)有工作狀況的基礎上，科學評述各種工作行為和個人，進而有針對性地指導完善工作。新時期，高校檔案管理績效體系構建已成為必然。

1 高校檔案績效管理現(xiàn)狀

隨著高等教育普及化發(fā)展，規(guī)模擴張、生源增長等對高校檔案管理工作提出了更加嚴峻的挑戰(zhàn)。在經過長期的發(fā)展之后，很多高校逐步建立了檔案管理績效體系，并取得了一定成效。但是其中依然客觀存在部分問題，集中體現(xiàn)在以下幾個方面：一是，流于形式。部分高校檔案管理績效只是流于表面工作，基本按照上級部門設計的德、能、勤、績標準進行考核，并根據最終結果分為優(yōu)秀、合格與不合格三個層次，交由人事部門進行處置。績效考核全面性缺失，員工重視不足，應有功能得不到發(fā)揮；二是，權責不明。有些院校對檔案管理依然是一個籠統(tǒng)的概念，簡單地將之視為額外工作，而不愿花費大量的時間和精力在相關建設上，導致很多人員都處于兼職狀態(tài)，權責不明，績效考核也不具備針對性、客觀性。

2 高校檔案管理績效體系的構建策略

績效考核可以在一定程度上有效規(guī)范和激勵高校檔案管理工作，從而促進檔案管理工作實效提升。作者結合上文的分析，有針對性地提出了以下幾種高校檔案管理績效體系構建策略，以供參考和借鑒。

2.1 明確目標

高校檔案績效管理是一項系統(tǒng)工程，需要在正確目標地指導下進行，其體系構建應以檔案管理機構履行職責情況作為主要評估內容。一般而言，高校檔案管理機構同時承擔著行政管理與實體管理兩種職能，主要包括組織管理、保護保管以及服務建設等。其中，組織管理又涵括了隊伍建設、機制建設以及制度建設等內容。知識經濟時代，人才是推動各行各業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關鍵要素，其素質、作風建設十分重要。高校應逐步實現(xiàn)檔案績效管理制度化、常態(tài)化，優(yōu)化隊伍結構的同時提升從業(yè)人員整體素質。保護保管則是針對檔案管理工作環(huán)境而言的，亦是績效考核的重要指標。服務建設是高校檔案管理價值與意義的集中體現(xiàn)。對于高校檔案管理工作而言，績效管理的核心目標是提升服務質量、豐富服務功能，以最大限度地滿足用戶需求。在這一系列目標地指導下，高校檔案管理績效體系構建應作進一步的擴展和延伸，并形成具體內容。

2.2 量化標準

量化組織戰(zhàn)略目標形成標準，使管理者與員工之間在工作期望、表現(xiàn)及發(fā)展等方面達成共識，并督促其共同努力，是高校檔案績效管理的基礎。具體而言，組織績效管理標準要求各崗位權責分明，嚴格審查員工個人技能水平及素質表現(xiàn)情況，細化相關規(guī)章制度，并據此作出總結和分析，以為下階段的檔案管理改革創(chuàng)新奠定基礎；保護保管績效管理標準明確各設施環(huán)境構成元素的使用要求，如分設庫房、辦公以及閱檔三室，布置防潮、防火、防蟲等工具，配備復印、掃描、刻錄等設備，從而保證檔案管理工作的順利開展；服務建設標準要求員工定時更新、整理、編制檔案信息，并根據用戶需求提供定向服務，最大限度地發(fā)揮檔案信息的價值與功能。除此之外，高校還應將信息化建設納入到檔案績效管理體系當中，確保信息準確、及時、有效。檔案管理信息化涉及到大量的先進技術及設備使用，對員工的綜合素質要求較高。因此，此方面的績效管理，應從設備和人員兩個角度進行考察，分析其現(xiàn)有狀況并作出客觀評估，進而進行補充和完善。

2.3 獎罰并進

事實證明，單純地依靠績效考核并不能有效規(guī)范與激勵檔案管理工作，這也是其流于形式的根本原因。對此，高校應將檔案績效管理與其他管理環(huán)節(jié)有機地結合起來，獎罰并進，通過強硬而又不失人文的手段，引導員工強化責任意識，激勵他們自覺做好本職工作。簡單來講，高校應將檔案管理績效考核與獎懲機制緊密結合在一起，并據此結果確定員工薪酬、獎金、晉升或降級等標準。市場經濟條件下，很多行業(yè)的工作性質不同，這就決定了其差異化的績效與薪酬權重比。目前，雖然我國訂立了統(tǒng)一的教師工資待遇標準，但是高校都用獎懲自由權，也建立了獨立的薪酬體系。高校應賦予檔案管理部門一定的薪酬、資源自主決定權，由其根據內部考核結果，給予相應員工適當的獎勵或處罰，保證考核工作的公平性、公開性以及公正性。值得提出的是，獎罰并進并非單獨的針對某個人，而是包括對部門和個人的雙向考核。高校相關管理職能部門，需要對檔案部門工作作出客觀的評述和總結，指出其中不足，并作出相應處置。

3 結束語

總而言之，高校構建檔案管理績效體系十分重要和必要。由于個人能力有限，本文作出的研究可能存在不足之處。因此，作者希望更多學者關注此項研究，客觀總結高校檔案績效管理現(xiàn)狀，并深刻指出其中存在的問題，進而有針對性地提出更多改進意見，促進高校檔案管理績效體系構建與完善。

參考文獻

[1]李麗妍.高校檔案績效管理體系構建研究[J].讀天下，2016（12）：125.

[2]葉楠.績效管理理論在高校檔案管理體系建設中的應用[J].山西檔案，2014（03）：80-82.

[3]張曉嫻.試論績效考核體系在高校檔案管理工作中的應用——以昆明醫(yī)科大學為例[J].山西檔案，2014（05）：94-96.

[4]米軍.檔案信息化建設的績效評價研究[J].中國市場，2015（37）：218-219.

作者單位

吉林工商學院 吉林省長春市 130507